Образец пояснительной записки в налоговую по требованию

Каждый предприниматель, официально зарегистрированный в налоговой инспекции, в процессе осуществления деятельности взаимодействует с ее представителями. Одна из форм таких отношений – пояснительная записка по требованию. Что это за документ, когда и зачем используется, какие штрафы за его отсутствие?

Когда и зачем ее нужно предъявлять

Случаи, когда налоговые службы имеют право на требование пояснений, указаны в ст. 88 НК РФ, п. 3. Некоторые из них:

• обнаружение сотрудниками государственных контролирующих служб ошибочных сведений или противоречий в декларации;
• нестыковка между сведениями, имеющимися в распоряжении этих служб, и данными, указанными в документации;
• подача уточненной декларации, в которой суммарная величина налога, подлежащего уплате, меньше, чем в документах, представленных изначально;
• предоставление декларации по налогу на прибыль, если имеется убыток.

Срок составляет 5 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Эта норма прописана в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. Согласно этим нормативам, налоговые службы вправе просить пояснений по противоречиям между сведениями, отраженными в отчетной документации, по их несоответствиям.

Суть пояснительной записки данного типа заключается в том, что она предоставляется на основании требования, поступившего из налоговой службы. В качестве альтернативного ответа может выступать внесение исправлений в документы, в которых присутствуют ошибки. Детальные объяснения на протяжении 5 дней также могут быть запрошены в ходе организации камеральной проверки декларации и первичных документов.

Также есть несколько аспектов, которые нужно знать о требовании:

1. В ряде ситуаций налоговая инспекция должна быть уведомлена о факте получения соответствующего требования.
2. Есть вероятность отсутствия на документе штампа налогового органа.

Порядок составления

Официально утвержденного образца составления пояснительного письма не имеется. Поэтому действовать можно по произвольному формату. Следует указать следующие данные:

• название службы, в которую происходит подача документа;
• ИНН/КПП, ОГРН;
• контактные данные;
• заголовок «Пояснения»;
• ссылка на требование, в частности – на его номер и дату;
• пояснения в связи с запрашиваемым вопросом;
• дата и подпись руководства.

Если ошибочные сведения, которые были допущены в отчетности, не повлекли за собой снижение налога, в пояснительной записке должна содержаться эта информация. Написать следует с указанием характера ошибки (опечатка, техническая погрешность и т. д.). Если предприниматель уверен, что ошибки отсутствуют, сообщить об этом факте все равно придется. В данной ситуации подается записка с указанием на отсутствие каких-либо ошибок.

Ошибки и расхождения по НДС

В отношении данного налога и предоставления пояснительных записок по его начислению действует Приказ ФНС России от 16 декабря 2016 года №ММВ-7-15/682. Формат, указанный в нем, должен использоваться всеми плательщиками налога на добавленную стоимость, осуществляющими сдачу электронной отчетности. Детальное описание порядка действий представлено в Письме ФНС России от 6 ноября 2015 года №ЕД-4-15/19395.

Записка по расхождениям в отношении НДС должна предоставляться в электронном формате. Если сделать это в бумажном , документ не будет иметь юридической силы, что чревато начислением штрафа в размере 5000 руб. в соответствии с п. 1 ст. 129 НК РФ. Вне зависимости от причины требования оно требует ответа.

По убыткам

Представителей налоговых органов могут заинтересовать причины, по которым деятельность компании является убыточной, а также основные показатели за последние отчетные периоды. Для этого в письме указываются поступления и затраты в рамках определенного промежутка времени. Также в пояснениях должны содержаться данные о причинах, по которым расходы оказались больше, чем доходы. Самые распространенные факторы следующие:

• компания приступила к ведению деятельности относительно недавно и не успела нарастить объем выручки;
• фирма была вынуждена понести срочные неотложные затраты в связи с приобретением оборудования;
• необходимость срочного ремонта элементов материально-технической базы;
• организация вынуждена снизить цены на услуги или сократить объем производства.

По справкам НДФЛ

Если по выплатам сотрудникам заработной платы возникнут какие-либо вопросы, предпринимателю придется отвечать за каждого из них. Необходимо пояснить несоответствия между данными, указанными в документах. Самые распространенные причины этого явления следующие:

• ошибки технического характера;
• опечатки;
• выплата «серых» заработных плат (ответственность – штрафы);
• снижение  уровня доходов сотрудников;
• лишение определенных специалистов премиальных выплат.

Снижение налоговой нагрузки

Налоговые инспекторы обязательно заинтересуются причинами, в соответствии с которыми налоговая нагрузка на предприятие была снижена. Самые распространенные:

• переход организации на другой режим налогообложения;
• сокращение налоговой базы;
• начало действия определенных льгот.

Отсутствие деятельности

Причины отсутствия коммерческой деятельности могут быть следующими:

• временный отпуск индивидуального предпринимателя;
• затяжная болезнь;
• необходимость срочного отъезда за пределы города или страны;
• тяжелое материальное положение, не позволяющее нести затраты на ведение коммерческое деятельности.

Вид письма с требованием представления пояснений

Как и в ситуации с форматом пояснений на основании требований по ФНС, вид этих документов – бумажный или электронный. Какой именно вариант выбрать, каждый налогоплательщик решает в самостоятельном порядке.

Ошибки в составлении

Основные ошибки, допускаемые в процессе составления документа:

• отсутствие указанных причин, по которым были допущены ошибки;
• отсутствие ответов на все заданные вопросы;
• неполное указание требуемых данных;
• предоставление ответов, вызывающих у представителей налоговых служб еще большее количество вопросов.

Что будет, если не ответить на требования ФНС

Неисполнение требования, предъявляемого налоговой службой, не подразумевает несения ответственности. Норм ст. 126 НК РФ на эту ситуацию не распространены, поскольку речь идет не об истребовании документации (ст. 93 НК РФ). Принципы, используемые в ст. 129.1, в данном случае также недействительны, поскольку данная проверка не является встречной, согласно ст. 93.1 НК РФ.

Что касается административной ответственности, представители налоговых служб привлечь к ней также не могут. Речь идет о ст. 19.4 КоАП РФ. Нормы этой статьи применяются только в том случае, если налогоплательщик не явился в налоговый орган. Если же он отказался от предоставления пояснений, наказание по этой статье не последует. Подробную информацию можно найти в п. 2.3 Письма ФНС России № АС-4-2/12837 от 17 июля 2013 года.

Таким образом, несмотря на игнорирование налогоплательщиком требования о предоставлении пояснений, налоговая служба не вправе за это оштрафовать. Тем не менее, законодательство содержит внушительный перечень оснований, которые могли бы стать законными для начисления штрафных санкций. В связи с этим предоставление пояснений является желательным. Такой подход позволит избежать дальнейших наказаний и налоговых санкций, доначислений. Их обжалование потребует колоссальных временных и денежных затрат.

Таким образом, при выявлении недочетов и несоответствий в заполненной документации ИФНС имеет право составить требование и отправить его предпринимателю в целях получения детализированной информации и принятия последующих решений.

О том, как составить пояснения по убыткам в ответ на требование налогового органа – ниже на видео.