Факсимильная подпись на документах: что это такое, использование и юридическая сила

Многие документы должны подписываться лично ответственным лицом, иначе будут лишены юридической силы. Но директор, руководителя предприятия (фирмы) тоже человек, может заболеть, уехать в отпуск.

Сегодня подпись может ставиться собственноручно, в электронно-цифровом формате (что не всегда удобно) и факсимиле. Этот термин не имеет официального правового статуса, но с 2019 года широко используется предпринимателями в хозяйственном обороте, делопроизводстве для заключения сделок.

При качественном исполнении такая подпись, согласно нормам гражданского законодательства, ничем не отличается от собственноручной, приобретает юридическую силу. Хотя «подводные камни» имеются. На практике ее применение может оказаться рискованным или вовсе запрещенным.

Факсимильная подпись

Что такое факсимиле подписи

Факсимиле в переводе на русский «делай подобное» — воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) — полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.

Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.

Сходства и различия печати, штампа и факсимиле

Штамп — носитель информации, важный для компании в работе. Используется для штамповки однотипных записей в документах, но не наделяет бумагу юридической силой.

Печать — округлый, треугольный, прямоугольный атрибут с размещением информации по организации компании (ИИН, логотип, ОГРН). Заверенные ею документы становятся юридически значимыми.

Сходство факсимиле с печатью — наделение бумаги юридической силой. Отличие — сфере использования. Печать ставится на финансовой документации при подписании. Факсимиле же на них не используется.

Необходимость и преимущества использования

Необходимость в применении факсимиле возникает в крупных организациях, где объем документооборота большой, и руководителю приходится тратить много времени на постановку личной подписи. Другие причины — излишняя занятость, отсутствие руководящего лица на рабочем месте.

Документация же требует подписания в определенный срок. Преимущества применения факсимиле:

  • ускорение процесса документооборота, чтобы сотрудники не тратили время на изучение и проставление подписей документации при получении;
  • возможность распознавания должностного лица, поставившего подобную подпись;
  • обозначение в документе полной конфиденциальной информации, позволяющей компании (организации) нивелировать финансовые риски потерь;
  • отражение исключительно достоверной информации в сформированном документе;
  • быстрое заключение сделок между фирмами, компаниями;
  • упрощение обмена документацией внутри компании и за ее пределами.
Справка! Факсимиле делает работу бухгалтеров и предпринимателей упрощенной, ускоренной. Утверждать порядок ее использования компания или фирма при высокой загруженности, обработке для подписания большого количества документов ежедневно вправе самостоятельно. Оригинальная копия подписи ускоряет процесс документооборота, что немаловажно при частом отсутствии руководителя или его заместителя на предприятии. Она может проставляться на первичных документах (нормативные акты, инструкции, регламенты, извещения, приглашения, грамоты, счета-фактуры, договоры, товарные накладные, акты), определяющих порядок ведения делопроизводства.

Гражданско-правовые сделки

Подпись в сделкахСогласно ГК РФ оригинальная копия подписи должностного лица допускается к использованию для заключения гражданско-правовых сделок. Стороны между собой должны оформлять соглашение о порядке применения факсимиле для приобретения юридической силы, отражать подробно условия в тексте основного договора.

В соглашении необходимо четко прописывать все возможности подписания документации с помощью факсимиле либо заключать дополнительное соглашение сторон. В противном случае правовая сделка при спорах в суде может оказаться недействительной. Документ может оказаться фальсификатом, если будет подкреплен факсимиле в случаях, запрещенных законом.

Сфера применения оригинальной копии подписи руководителя — обширная, поэтому нет единой позиции по использованию с точки зрения законодателей. Согласно ст. 160 ГК РФ, подпись может применяться при гражданско-правовых сделках. Но одна из сторон должна ее принять, создав дополнительное соглашение.

Тесно сотрудничающим компаниям во избежание финансовых проблем на момент применения факсимиле юристы советуют разграничивать возможности использования для разных документов, т.е. то разрабатывать подробный перечень.

Предпринимателям же немаловажно сначала изучить судебную практику и правовые нормы, связанные с использование факсимиле. Подписывать соглашение о принятии подписи факсимиле, чтобы подобные документы при рассмотрении в суде могли стать весомым доказательством, приобретали юридическую значимость.

Спорные позиции

Случается, что суды рассматривают дела о степени правомерного применения факсимиле на документации. Конкретные случае разрешения либо запрета в законодательстве не описаны. Так, например, налоговики не принимают заявления на вычет НДС от налогоплательщиков, заявляя, что первичные финансовые отчеты должны подписываться собственноручно руководителем предприятия. Хотя заверение бумаг с помощью факсимиле не приведет к особым последствиям налогового характера.

Факсимиле применяется во многих случаях. Единой позиции законности по использованию не определено. Ясно одно, что ее разрешается применять при гражданско-правовых сделках. Гражданский кодекс РФ все-таки предусматривает законность подписания документов подобным образом.

Юридические сделки

При совершении юридических сделок законодательство не запрещает воспроизводить факсимиле. Однако порядок и случай не должен противоречить соглашению сторон и законодательным актам. Единственный вариант законного применения печати — составление соглашения сторон при заключении либо исполнении сделки.

Для возможности использования факсимиле должен составляться отдельный документ в произвольной форме либо прикладываться к основному договору полный перечь случаев с ее использованием. В тексте прописываются:

  • условия;
  • вся документация с возможностью использования печати;
  • должности и инициалы работников с наличием права на использование оригинальной копии подписи.
Справка! Копия собственноручной подписи, равно как и печать, при разногласиях между компаниями и обращении в суд должна быть наделена юридической силой.

Первичная документация

Ставить оттиск подписи должностного лица на первичной документации в виде прямоугольного штампа не допустимо. Это запрещено законом. Бумаги должен подписывать главный бухгалтер либо руководитель фирмы лично, иначе налоговые службы по отношению к налогоплательщикам могут выдвинуть обоснованные претензии.

Чиновники часто ссылаются на Федеральный закон №129, где указано, что на первичных документах должна проставляться собственноручная подпись руководства. Налоговики в законном порядке вправе обратиться в суд, обосновать свои претензии к налогоплательщикам.

Счет на оплату

Счет-фактура

По поводу факсимиле на счет-фактурах ходят острые дискуссии. Это злободневный вопрос для налогоплательщиков, ведь фактура — основание для применения налоговых вычетов. Налоговики высказывают единое мнение по отношению к таким документах.

Ставить в них копию подписи недопустимо. Нужен оригинал, иначе счет-фактуры попросту не будут приниматься до вычета по НДС.

Заметка! При разъяснениях вопроса о проставлении копии подписи налоговики ссылаются на законодательные документы и нормы Налогового кодекса РФ, хотя суды нередко встают на защиту предпринимателей. Но выигрышным окажется дело только при составленном дополнительном соглашение сторон по использованию факсимиле. В НК РФ четко указано, что счет-фактура не является основанием для принятия суммы налога к возмещению или вычету, если будут составляться с нарушениями, не соответствовать установленному порядку (ст. 169 НК РФ).

Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то она должна подписываться лично его рукой с указанием реквизитов, свидетельства о государственной регистрации. Если составляется организацией, то непосредственно – бухгалтером, главным руководителем, уполномоченным лицом на основании приказа

Договор

Договор можно оформлять, подкрепляя копией оригинальной подписи. Это не противоречит законодательным нормам, но при наличии соглашения между сторонами. Главное, чтобы действительность заверения через факсимиле внушала доверие.

При составлении дополнительного соглашения рекомендуется прикладывать таблицу с образцами подписей и соответствующих оттисков данных лиц, допущенных к использованию факсимиле. Такие действия должны оговариваться между сторонами – участниками сделок.

Если дело дойдет до суда, то договор после подписания будет признан правомерным только в случае совершения ряда действий, свидетельствующих о принятии договорных условий. Если договор заверяется без предварительно составленного соглашения или присутствия ответственного лица на момент подписания, то сделка может быть оспорена в суде.

Справка! Копия подписи применяется при заключении договоров (ст. 162 ЖК РФ). Документы приобретают юридическую силу, равно как и с обычной подписью, но если контрагент соглашается на принятие факсимиле в качестве подписи. В противном случае подобный договор может быть признан судом недействительным. Контрагент останется в проигрыше при несоблюдении письменной формы сделки.

Товарные накладные

Заверять товарные накладные копией подписи-оригинала можно при составлении на то дополнительного соглашения. Хотя налоговики опять-таки могут посчитать подобное заверение неправомерным, отказать в вычете НДС. По закону товарная накладная — первичный документ, значит, должна подписываться собственноручно уполномоченным лицом.

Но вопрос – спорный. Накладные идут типовой формы, учрежденной Госкомстатом. Значит, ставить на них подпись от руки необязательно. Полный запрет на воспроизведение факсимиле отсутствует, но проставляться она может лишь на унифицированных формах товарных накладных. Если форма разработана организацией самостоятельно, то применяться уже не может.

Акты

Акты о выполненных работах составляются в свободной форме, унифицированная не предусмотрена. В них отображаются обязательные реквизиты и собственноручная подпись должностного лица.

Напомним, что факсимиле — метод производства воспроизведения ручной подписи человека. В актах для заверения выполненных работ контрагенты имеют право применять, но опять-таки при заключенном соглашении об использовании.

Выпуск в новостей, в котором указан порядок использования факсимильной подписи в счете-фактуре, представлен ниже.

Порядок применения

Чтобы снизить риски ответственности руководителя на предприятии в соглашении важно отразить, как будет храниться и использоваться факсимиле. Соглашение для компании- документ, подтверждающий правомерность применения подписи. Руководитель предприятия должен издавать приказ, отражая в нем:

  • правила, положения по внедрению копии;
  • список должностных лиц с правом на факсимиле;
  • перечень документации, пригодной для постановки;
  • способы хранения;
  • варианты доступа и ответственности за хранение.
Справка! Оттиск подписи заменяет рукописный вариант. Значит, дает возможность идентифицировать руководящее лицо. Предприниматели могут наделять такими полномочиями сотрудников с выпиской на них доверенности, но отвечающих за хранение, использование факсимиле. Другим сотрудникам подпись недоступна. В противном случае правила оформления первичной документации будут нарушены. Может пострадать документооборот предприятия в целом.

Правомерность использования

Понятие факсимиле не определено на законодательном уровне. Хотя в ГК РФ обозначено, где и как может воспроизводиться копия подписи. Правомерно ее использовать при гражданско-правовых сделках, ведь это отражено законом.

Факсимильная подпись будет вполне значимой при обращении в суд, если обе стороны при составлении договора будут дополнительно отражать в нем согласие на применение либо подписывать соглашение о принятии данного вида подписи.

Это важно для тесно сотрудничающих компаний, чтобы документация, подписанная собственноручной копией, приобретала юридическую значимость, становилась весомым доказательством при спорах.

Бухгалтерский и налоговый учет

Бумаги налогового, бухгалтерского учета оформляются только постановкой подписи в ручную ответственных лиц.Позиция по отношению факсимиле в законе о бухгалтерском учете не обозначена. Финансовые последствия могут оказаться неизбежными в случае подписания копией. Такая документация не сможет выступать доказательством в суде при вынесении решения по иску.

Налоговые органы указывают, что не может использоваться факсимильная подпись при оформлении и подписании налоговых деклараций. Факсимиле в данном случае – не альтернатива собственноручной подписи.

Что такое факсимильное воспроизведение подписи

Воспроизведение подписи — штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.

Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.

Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.

Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:

  • направляется одной из сторон;
  • оплачивается другой стороной;
  • отражает в себе условия договора;
  • подкреплена дополнительным соглашением.

Приказ о факсимиле

Когда разрешается и запрещается использовать

Многие нормативные акты пригодны для подписания факсимиле:

  • результаты ЕГЭ;
  • свидетельства, сертификаты, патенты;
  • приглашения, грамоты, письма благодарности;
  • закрепление гражданско-правовых отношений.
Если штамп с оттиском подписи ответственного лица выполнен качественно, то может применяться при оформлении документации, но при наличии соглашения сторон.

Не ставится факсимильная подпись на платежных документах, например, при оформлении контракта между сторонами на большую сумму денег. Печать не подходит для:

  • проведения операций с векселями на предприятиях;
  • сдачи отчётности в налоговые органы.

Применять факсимиле не просто. Это точное воспроизведение подписи руководителя (должностного лица), выполненное в виде оттиска печати. Если подпись будет точно изготовлена, то не уступит настоящей подписи. Но даже высококачественное исполнение не дает возможности ее использовать на всех документах. Например, недопустимо ставить на бумагах при оформлении дубликата доверенности.

Главное, чтобы применение подписи не противоречило закону.

Важно! Предприниматели должны знать, что подобный штамп не наделяет юридической силой товарные накладные, доверенности, документы первичного бухгалтерского учета и другие, требующие последующего перенаправления на регистрацию в государственные органы.

Сегодня факсимиле — незаменимый атрибут многих руководителей, бизнесменов, предпринимателей. Используется при необходимости ежедневного подписания большого количества актов и распоряжений.

Часто в копии рукописной подписи нуждаются уполномоченные лица при выдаче определенных документов работникам или секретари для проставления на благодарственных письмах, грамотах, поздравительных открытках.

О правомерном использовании факсимильной подписи можно узнать ниже на видео.

Автор статьи:
-
0
+
Отправить комментарий