Обязателен ли кассовый аппарат для ИП в 2019 году

Кассовый аппарат (официальное название – контрольно-кассовая машина, ККМ) – инструмент, с помощью которого надзирательные и контрольные органы государства отслеживают оборот наличных денег, полученных в результате хозяйственной деятельности субъектов экономики. В основном он применяется при розничной торговле товарами и услугами. Вторая роль ККМ – упорядоченный контроль над учетом товарных ценностей и розничных продаж.

Механизм действия контрольно-кассовой машины прост: внутрь механизма помещается кассовая лента, на которой при получении денежных средств пробивается соответствующая информация. Аппараты обычно имеют дисплей, на котором отражается текущее состояние. Они бывают двух видов – фискальные и нефискальные. Отличие фискальных машин состоит в том, что они имеют внутреннюю нестираемую память, в которую записываются все проведенные операции.

Законодательная основа использования

В Российской Федерации регистрация и использование ККМ утверждено законодательно и регулируется Федеральным Законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Закон детально регламентирует сферу применения ККМ, процесс регистрации, требования к технике и обязанности субъектов, использующих аппараты. Особое внимание Закон уделяет учету безналичных операций с помощью пластиковых карт, проводимых через кассовую машину. Также Законом регулируются особые условия реализации торговли с помощью ККМ в городе Севастополь и Республике Крым.

Обязательно ли?

ФНС России рекомендует использовать кассовые аппараты для любых видов деятельности, т.к. это облегчает учет и составление отчетности, а также обработку данных в государственных регулирующих органах.

Существует четыре исключения, при которых возможна экономическая (предпринимательская) деятельность ИП без использования контрольно-кассовых машин.

Во-первых, это индивидуальные предприниматели, к которым применяется форма налогообложения с использованием Единого вмененного налога на доходы (ЕНВД), в народе называемой «вменёнкой». В этом случае использование ККМ не обязательно. В основном предприятия с ЕНВД могут заниматься оказанием услуг населению и другим экономическим субъектам.

Использование аппаратов при условии, что предприятие использует ЕНВД, распространяется на следующие виды деятельности:

• услуги бытового характера и оказание ветеринарной помощи;
• торговля в розницу;
• предоставление торговых площадей и участков земли в аренду;
• автомобильные транспортные перевозки;
• услуги по обслуживанию автомобильного транспорта: мойка, диагностика, ремонт, хранение;
• организация коммерческих пунктов общественного питания;
• сдача квартир внаем и гостиничное дело;
• предоставление площадей для размещения рекламы на уличных носителях (билборды, растяжки, штендеры и т. п.) и на общественном транспорте.

Во-вторых, если индивидуальный предприниматель использует при совершении сделок с наличностью бланки строгой отчетности (БСО). БСО имеет строго регламентированный законодательством вид, на нем обязательно должны быть проставлены реквизиты организации и оттиск печати ИП. Бланк имеет две части, обе заполняются при передаче наличности от клиента, одну из частей покупатель товара или услуги получает на руки вместо кассового чека. Следует отметить, что использование БСО обязательно и при хозяйственной деятельности ИП, являющихся плательщиками ЕНВД.

В-третьих, существуют некоторые виды деятельности, применение ККМ при которых затруднительно или абсурдно. Не подразумевается использование аппаратов при следующих условиях:

• торговля на фондовом рынке и купля/продажа ценных бумаг;
• продажа мороженого на улице, прохладительных напитков из цистерн, товаров с тележек и лотков, бахчевых культур на развалах уличной торговли;
• реализация лотерейных билетов, билетов на проезд в общественном транспорте, торговля почтовыми марками по стоимости, равной номиналу;
• торговля на продовольственных рынках, базарах и ярмарках;
• продажа газетной и журнальной продукции в специализированных киосках, если доля вышеназванного товара составляет более 50% от всей выручки.

В-четвертых, вести торговлю или другую работу без ККМ могут индивидуальные предприниматели, которые расположены на отдаленных или труднодоступных территориях, выезд к которым сотрудников ФНС затруднителен. К таковым относятся, например, зимовья, метеорические и геофизические станции, нефтяные вышки, постоянные станции на удаленных материках (Антарктида), суда дальнего плавания, воздушный транспорт.

На сегодняшний день одним из самых актуальных вопросов по использованию кассовых аппаратов является интернет торговля, которая не является розничной торговлей как таковой. В законодательстве нет четкого ответа, нужно ли использовать ККМ при продажах через интернет-магазины. Однако такого вида торговля не попадает под выше оговоренные исключения, поэтому считается, что использовать аппарат при реализации товаров и услуг через интернет необходимо.

Если у ИП нет возможности и финансовых средств обеспечить каждого курьера доставки кассовой машиной, кассовые чеки должны пробиваться при выдаче товара на доставку, при условии, что поступление наличных в кассу по чеку произойдет в день пробития чека.

Введение кассового аппарата для ИП на ЕНВД и ПСН в несколько этапов. С 1 июля 2018 – если есть наемные работники в сфере торговли и общепита, с 1 июля 2019 – если нет наемных работник в данных сферах. С 31 марта 2017 года продавцы пива и другого алкоголя обязаны применять кассовые аппараты на общих основаниях (режим налогообложения значения не имеет), в том числе и в сфере общепита.

Как его зарегистрировать

В настоящее время регистрацией аппаратов занимаются уполномоченные юридические лица, реализующие и обслуживающие ККМ. Они называются центрами технического обслуживания.

Регистрация кассовой машины предпринимателя производится по адресу регистрации самого ИП. Регистрацию проводят территориальные налоговые органы – районные и межрайонные инспекции.

Необходимо подготовить следующий пакет документов:

• два экземпляра заявления на регистрацию;
• журнал КМ-4: журнал кассира-операциониста;
• журнал КМ-8: журнал вызовов специалистов по обслуживанию ККМ;
• паспорт эталонной версии и технический паспорт ККМ;
• свидетельство о собственности помещения, где устанавливается аппарат, либо договор аренды;
• голографическая наклейка – объемная голограмма и отметка о сервисном обслуживании.

Налоговая служба обязательно требует подтвердить право владения аппаратом. Для этого требуется предоставить чек или иные документы, фиксирующие его приобретение.

Советы и рекомендации по использованию кассовых машин вы можете посмотреть на следующем видео:

Какой ККМ выбрать, его установка и дальнейшее обслуживание

Аппараты различаются по нескольким базовым параметрам: вес, наличие дополнительных функций, скорость печатания чека, возможность подключения дополнительных устройств (например, сканера штрих кодов, устройства считывания пластиковых карт, электронные весы), температурные и иные физические условия работы, энергонезависимость. Стоимость их колеблется от 3-4 тысяч рублей за простые модели до 20-30 тысяч за модели высшей категории.

Установка аппарата происходит после его регистрации и является сложным юридическим и техническим процессом. После подачи документов в налоговую через неделю начинается процесс фискализации ККМ, который проводит сотрудник ЦТО в присутствии специалиста налоговой службы. Аппарат пломбируется, устанавливаются реквизиты, проверяется работоспособность и производятся другие регламентированные действия технического характера.

Через несколько дней индивидуальному предпринимателю выдаются на руки документы о регистрации ККМ.

Затем производится установка ККМ непосредственно на точку реализации товаров или услуг. Подключается электропитание, настраивается интернет-соединение, подключаются вышеописанные дополнительные модули (периферия). Важно обеспечить бесперебойное поступление электропитания к аппарату, позаботиться об альтернативных источниках питания. При скачках напряжения ККМ может блокироваться, что приведет к остановке процесса торговли.

Другой, не менее важной и обязательной процедурой является техническое обслуживание кассовой машины. ТО делится на два вида с различной периодичностью:

• каждые три месяца проводится внешний осмотр аппарата, устраняются загрязнения, убираются устаревшие наклейки и пломбы, тестируется работа и проверяется правильность оттиска реквизитов на кассовом чеке, отлаживается и обновляется программное обеспечение;
• каждый год аппарат вскрывают и проверяют на предмет оригинальности всех блоков, исключая замену (подлог) некоторых элементов, проверяется подлинность и целостность программного обеспечения, ставится очередная годовая пломба сервисного обслуживания.

Порядок работы

Функционирование аппарата делится на циклы длиной в одни сутки. Ежедневно кассир-операционист получает ключи кассовой машины, чековые ленты. В начале дня пробивается тестовый «нулевой» чек, который подтверждает корректность работы аппарата. Корректируется дата, проводится визуальный осмотр.

В течение дня при оформлении покупки и получении денежных средств у покупателей кассир пробивает кассовые чеки по каждой операции. Все операции отражаются на кассовой ленте и записываются в память ККМ. Некорректно оформленные чеки должны своевременно актироваться.

По окончанию рабочего дня денежная выручка сдается уполномоченным лицам, заполняется журнал, снимается так называемый Z-отчет (итог торговых операций) и удаляется контрольно-кассовая лента.