Специфика регистрации, использования, смены или отмены печати ООО

Руководители компаний самостоятельно принимают решения относительно необходимости использования печати. По закону она не требуется в обязательном порядке, но при составлении тех или иных бумаг может возникнуть необходимость в штампах. Она не нужна даже при составлении акта о несчастном случае или формировании журнала учета проверок.

Когда возникает необходимость

Существуют некоторые документы, на которых желательно ставить печать. К ним относятся:

1. Первичная документация. С ее помощью подтверждается совершение разных хозяйственных операций. Сведения из этих документов переносятся в бухгалтерский учет. Штампы ставятся на первичных бумагах, выполненных по строго унифицированной форме. Например, сюда относится товарная накладная.
2. Приказы. Они представлены внутренней документацией фирмы, поэтому не предоставляются контрагентам или партнерам. Допускается не использовать печать при издании приказов, но если сотрудник предприятия просит копию, то придется заверять ее подписью руководителя и штампом.
3. Фирменные бланки предприятия. Если эти бланки представлены бланками строгой отчетности, то на них обязательно ставится оттиск.
4. Другие бумаги. Оттиск часто ставится владельцами компаний на доверенностях, гарантийных письмах, договорах, дополнительных соглашениях к контрактам, штатных расписаниях, актах, справках, командировочных документах, характеристиках работников, инструкциях и трудовых книжках.

Если требуется наличие оттиска на какой-либо документации, но у владельца ООО отсутствует печать, то бумаги теряют юридическую силу, поэтому не могут использоваться в суде для защиты чьих-либо прав.

Содержание оттиска

Если собственник организации принимает решение сделать печать, то он должен обращаться в специализированные компании, занимающиеся данным процессом. На оттиске обязательно должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия;
• выбранная организационно-правовая форма;
• юридический и фактический адрес.

Регистрация и использование

До 2015 года необходимо было регистрировать печать сразу после создания компании. В это же время утверждался ее эскиз. На 2019 год, согласно нормам законодательства, владельцы компаний могут отказаться от использования печати или зарегистрировать ее в любое удобное время.

Если организация делает оттиск, то она должна самостоятельно разработать специальную инструкцию по использованию. Такая инструкция закрепляется во внутренней документации компании. В нее включаются следующие данные:

1. Список созданных печатей, так как можно приобрести не только основной, но и дополнительные оттиски.
2. Количество сделанных экземпляров.
3. Место хранения.
4. Перечень работников, которые могут пользоваться оттиском или отвечают за его хранение.
5. Правила применения.
6. Перечень бумаг, на которых требуется ставить оттиск.

Ответственное лицо при передаче изделия какому-либо работнику предприятия должно вносить соответствующие сведения в журнал учета.

Требования в 2019 году

Компании во время работы должны помнить о содержании разных законодательных актов, имеющих отношение к использованию оттиска. В 2019 году действуют следующие требования:

1. Фирмы могут не пользоваться печатью, но это нужно прописывать в уставной документации.
2. Если компания не может поставить оттиск на справке о размере зарплаты, выдающейся сотруднику, то к ней прикладываются документы, доказывающие, что должностное лицо, подписавшее справку, имеет право на этот процесс, а также требуется копия паспорта работника и свидетельство о регистрации ООО.
3. Аналогичные бумаги придется передавать сотрудникам ФСС при получении запроса о размере зарплаты того или иного наемного специалиста.

Допускается не ставить оттиск на трудовых книжках сотрудников.

Законодательное регулирование

Правила использования приводятся в нескольких нормативных актах. К ним относятся Приказы Минтруда России №648н, №589н и №588н, в которых объясняются правила составления разных документов, на которых ранее в обязательном порядке ставилась печать.

Фирмы должны учитывать требования законодательства, поэтому не допускается вносить в уставную документацию какие-либо сведения, противоречащие этим условиям.

Создание и методы защиты

Если руководство фирмы принимает решение о необходимости использования печати, то нужно обращаться в штемпельные мастерские. Изделие изготавливается довольно быстро и недорого, но стоимость зависит от количества применяемых степеней защиты.

Заниматься созданием печати могут только организации, обладающие соответствующим сертификатом. Стандартные изделия создаются в течение максимально трех часов, но если фирма задумывается о безопасности, то желательно сразу оплатить несколько степеней защиты.

Для создания изделия в выбранную мастерскую передается следующая документация:

• уставные документы;
• свидетельство о регистрации;
• если занимается процессом доверенное лицо, то у него должна быть доверенность, заверенная нотариусом;
• для АО дополнительно требуется решение, принятое на собрании акционеров.

Руководитель может выбрать несколько способов защиты, к которым относится:

1. Микротекст, заключающийся в том, что сведения вносятся очень маленьким шрифтом, не превышающим по высоте 0,8 мм.
2. «Макраме» – способ защиты, предполагающий использование гильоширной или тангирной сетки, в результате чего формируется сложный рисунок с многочисленными и тонкими линиями.
3. Намеренное искажение шрифта, поэтому на некоторых буквах имеются специальные дефекты.
4. Растровое поле, предполагающее использование полутоновых изображений, причем они обычно применяются на гербовых печатях.
5. «Цербер» – оснащение изделия ультрафиолетовыми метками, которые невозможно увидеть без специального освещения.

Можно ли работать без печати

ООО могут работать без печати на основании положений ФЗ №82. Но разными локальными нормативными актами, действующими в различных регионах, могут устанавливаться некоторые документы, на которых обязательно должен ставиться оттиск. Сюда относятся бланки строгой отчетности или ПКО.

Он может не ставиться на других документах, если иное не закреплено в уставной документации фирмы.

О линейной печати можно узнать ниже на видео.

Сопутствующие документы

Если фирма использует в процессе работы печать, то она должна подготовить некоторые обязательные документы, подтверждающие получение и регистрацию данного изделия.

Эти бумаги должны находиться у лица, ответственного за хранение и использование печати.

Акт приема-передачи

Печать представлена особо охраняемым предметом, который находится у ответственного сотрудника предприятия. Обычно она укладывается в специальный сейф, доступ к которому имеется у ограниченного количества людей.

При передаче оттиска должностному лицу, руководителю фирмы или другому работнику предприятия, составляется акт приема-передачи. С его помощью можно определить, кто именно пользовался изделием в определенный момент времени.

Используется акт в следующих ситуациях:

• ответственный работник временно отсутствует на работе, например, оформил больничный или уехал в командировку;
• назначается новое ответственное лицо;
• передается оттиск во временное пользование другой организации или сотруднику предприятия.

В акте обязательно указывается дата передачи печати, а также ФИО человека, которому она выдается.

Приказ об утверждении или использовании

Руководитель организации может выбрать любую печать, но перед ее использованием она обязательно утверждается официальным приказом директора. В этом документе прописываются следующие сведения:

• наименование и адрес организации;
• дата, с которой штамп вводится на предприятии;
• документы, на которых будет ставиться оттиск;
• данные об утверждении специального положения, на основании которого определяется порядок использования.

Подписывается документ руководителем фирмы.

Положение о печатях и штампах

Данный документ содержит информацию о том, на основании каких правил будет использоваться оттиск ответственными работниками предприятия.

Он составляется специалистами отдела кадров, после чего проверяется и подписывается руководителем.

Правила смены

Смена печати может потребоваться по разным основаниям, например, если изменяется фактический адрес компании или иные важные сведения. Процесс смены делится на следующие этапы:

• проводится собрание собственников;
• на нем принимается соответствующее решение;
• издается приказ, ссылающийся на решение;
• ответственное лицо компании с этими документами отправляется в отделение ФНС;
• налоговым инспекторам передается собранный пакет документов и заявление, содержащее причину смены печати.

Старое изделие обязательно уничтожается, после чего формируется акт утилизации.

Уничтожение и отмена

Ненужную печать нельзя выбрасывать, поэтому она уничтожается физически. Процесс может выполняться работниками компании, для чего созывается комиссия и формируется акт. В документе приводится дата, место и причина уничтожения. В акте должен быть указан образец старой печати, а также способ уничтожения. Документация подписывается членами комиссии.

Второй способ заключается в передаче печати в штемпельную мастерскую. Для этого составляется заявление на уничтожение и акт о передаче изделия. Сотрудники мастерской передают руководителю компании документы, подтверждающие уничтожение.

Если компания раньше пользовалась оттиском, но теперь руководитель хочет отказаться от него, то ему достаточно только выполнить процесс уничтожения печати, который подтверждается официальными документами. После этого он может просто не заказывать новый оттиск.

Серьезные нарушения

Существуют некоторые нарушения, которые часто допускаются владельцами компаний при использовании печати. К ним относятся:

• применение незарегистрированного товарного знака;
• использование изображения герба;
• наличие полного и краткого названия фирмы;
• использование старой печати, которая должна быть уничтожена.

При выявлении таких нарушений фирма будет привлечена к ответственности.

Заключение

Руководитель ООО может самостоятельно принимать решения о целесообразности и необходимости применения печати. Он может отказаться от использования печати, что прописывается в уставе фирмы.

Если же предприниматель желает пользоваться оттиском, то нужно грамотно хранить, регистрировать, пользоваться и уничтожать данное изделие.

Обязательно ли иметь печать ООО или ИП? Ответ – ниже на видео.