Пошаговая инструкция по работе с онлайн-кассой для ООО и ИП

С 1 июля 2017 года вступил в силу Федеральный закон №54, согласно которому частные предприниматели и ООО должны обслуживать клиентов при помощи онлайн-касс. Новая техника в сравнении со старой имеет не только преимущества, но и недостатки.

Что такое онлайн-касса и фискальный накопитель

Онлайн-касса — аппарат, при помощи которого осуществляется операция купли-продажи. Он передает информацию в налоговую напрямую. То есть нет нужды самостоятельно обрабатывать и присылать информацию. Касса нового образца значительно упрощают ведение бизнеса, так как не нужно проводить контрольные мероприятия. Покупателям все равно, при помощи классического способа или онлайн-кассы происходит расчет.

Фискальный накопитель выступает своего рода посредником между покупателем и продавцом. Устройство хранит всю информацию о проведенных сделках, то есть налоговая служба в курсе всех проведенных операций. Чеки выдаются электронного или бумажного вида — с юридической стороны разницы нет.

Принцип работы

Онлайн-касса за исключением редких случаев должна быть подключена к интернету. В целом процесс выглядит таким образом:

• человек осуществляет покупку;
• отправляется запрос;
• выдается чек (электронный или бумажный);
• приходит ответ ОФД о регистрации;
• происходит регистрация непосредственно в ФНС.

Чек формируется только после оплаты, далее он проходит в ОФД. Там его проверяют, поступает соответствующий сигнал. Аппарат в свою очередь выдает чек. В электронном виде он отправляется в налоговую.

Особенность онлайн-кассы в том, что теперь операции становятся прозрачными не только для налоговой службы, но и для покупателей. Клиенты в любой момент могут проверить чек на сайте ФНС.

Преимущества и недостатки

Безусловно, использование онлайн-кассы позволяет оптимизировать процесс. Налоговики могут в реальном времени отследить действия, а предприниматели — контролировать ведение бизнеса.

Оптимально подходит для тех, кто ведет средний и крупный бизнес. Кроме этого выделяют следующие преимущества:

• возможность поставить на учет кассу в ИФНС удаленно;
• необязательно заключение договора с обслуживающей компанией;
• больший срок службы кассы по сравнению со стандартной — до трех лет.

Но есть и некоторые минусы, которые отмечают предприниматели. На кассовый аппарат нового образца и подключение оборудования придется потратить крупную сумму. Предпринимателю придется заключить договор с организацией на обслуживание (она должна получить разрешение от налоговой). Персонал также не всегда положительно воспринимает новшества — им придется учиться заново пользоваться кассой.

Пошаговая инструкция по работе с кассовым аппаратом

Существенная трудность при пользовании онлайн-кассами — необходимость заново обучать персонал, который привык к классическим образцам. Оборудование современного вида не потерпит неточностей, поэтому обращаться с ним нужно аккуратно.

Для начала аппарат необходимо купить, потом он ставится на учет в ИФНС (это можно сделать удаленно в онлайн-режиме, не обязательно обращаться в государственные структуры лично). Порядок действий следующий:

1. Покупка кассового аппарата — он должен быть включен в список разрешенных.
2. Подписание договора с компанией — она должна быть зарегистрирована в налоговой.
3. Регистрация — проводится через сайт ФНС или ОФД самостоятельно.
4. Настройка — обязательна калибровка по определенным параметрам и подключение к интернету.

Обязанности продавца при использовании онлайн-кассы довольно простые. Важно, чтобы он аккуратно относился к деятельности и пробивал все покупки. Итак:

1. Подсчет суммы покупок.
2. Получение денежных средств от клиента (наличные или с банковской карточки).
3. Введение суммы на кассовом аппарате.
4. Печать чека.
5. Формирование электронного варианта (по желанию).

Фискальный оператор обрабатывает информацию моментально, то есть на обработку запроса уходит в крайнем случае до 5 секунд. Данные отправляются в государственный орган каждый день.

Требования к онлайн-кассам

Онлайн-касса — это не то оборудование, которое можно купить за несколько минут. От его качества зависит не только сам срок службы, но и удобство обслуживания покупателей. Есть кассы, которые работают моментально, а если те, которые работают с задержкой. Естественно, первый вариант оптимальный, но порой такое оборудование стоит дороже.

Второй важный момент — нужно проверить, включена ли определенная модель онлайн-кассы в официальный реестр на сайте ФНС. Если используется прибор, который не разрешен к применению, то предпринимателю грозит штраф и конфискация онлайн-кассы.

Отличия от старых ККМ

Новые образцы оптимизируют процесс, делают его быстрым и эффективным. Это стало возможным благодаря тому, что:

• устанавливается фискальный накопитель внутри аппарата, а не ЭКЛЗ;
• информация об операции сразу направляется оператору, а потом в ФНС, в то время как старые аппараты накапливали ее в памяти, и информация становилась доступна только после снятия специалистами ЭКЛЗ.

Установка и использование

Преимущество состоит в том, что вопросами регистрации и установки занимается обслуживающая компания. Установка подразумевает настройку по заданным параметрам и подключение к интернету (этот пункт обязательный).

Используется касса круглосуточно, но посылает итоговый отчет раз в день. Любой расчет, как наличный, так и безналичный, проводится с ее помощью. Неисполнение этого требования грозит штрафом.

Обязанности кассиров

Потребуются определенные навыки для начала работы с онлайн-кассами. Неверные действия операциониста грозят существенными штрафами для организации.

Федеральный закон №54 подразумевает использование оборудования по правилам эксплуатации ККТ и Письма Центрабанка №51. Кассиру потребуется пройти обязательный инструктаж по работе, а также технике безопасности (касса находится под напряжением). Также потребуется подготовить:

• договор материальной ответственности;
• правила работы с кассой на предприятии;
• должностную инструкцию;
• инструкцию по эксплуатации.

Ошибочные чеки

Отмена ошибочных чеков также регламентируется законом. Если ошибка в чеке обнаружена сразу, то есть когда клиент еще не успел отойти от кассы, то оформляется частный возврат по методике возврат-прихода. В таком случае операционисту нужно сделать другой чек и вернуть с его помощью деньги покупателю.

Если же клиент отошел от кассы, то ситуация осложнится. Потребуется:

• выбивать чек коррекции;
• сохранить его отдельно;
• приложить записку с разъяснением ситуации.

Тогда деньги вернутся через фискального оператора. Ошибок в работе с кассой следует избегать, так как ФНС может расценить неверные действия как работу без оборудования. В таком случае предприятию грозит штраф до 3000 рублей.

Программное обеспечение

Каждый вид кассы оснащен определенным программным обеспечением, которое зависит от конкретной модели. Обновление проходят программы на базе Microsoft, Android, Linux и др.

Большая часть встроенного программного обеспечения выполняет только минимальный набор функций. Можно пользоваться ПО на ознакомительной основе, то есть бесплатно, или же постоянно (на платной).

Кто может не пользоваться онлайн-кассой? Ответ – ниже на видео.

Выбор оператора фискальных данных

Операторы фискальных данных — это посредники между кассовыми аппаратами и ФНС. Они должны отвечать требованиям:

• достаточная техническая база;
• работа с любым видом техники;
• обеспечение документооборота.

Последствия отказа перехода

Ответственность за нарушения предусмотрена в ст. 14.5 КоАП РФ. Неприменение ККТ
в установленном порядке грозит от 1/4 до 1/2 размера годового дохода для должностных лиц и 3/4 до 1 размера для ИП и юридических.

Систематическое нарушение — отстранение от ведения деятельности для должностных и юридических лиц — от одного до двух лет и до 90 суток соответственно. Использование технически неисправной кассы — до 30 000 рублей.

Бюджетные виды онлайн-касс

Фискальный регистратор

Мини-оборудование, которое представляет принтер для распечатки. Подключается к терминалу, телефону, ПК. Скорость печати низкая, для работы с большим клиентским потоком не подойдет.

Автономная касса

Небольшой прибор, подключение через WiFi, роутер или SIM-карту. Подойдет для работы в малом бизнесе и курьерских компаниях.

Смарт-терминал

Планшет, дополненный устройством для распечатки чеков. Удобный для малого и среднего бизнеса, так как присутствует возможность дополнить функционал.

Особенности применения

Интернет-магазины

Магазины выдают электронные чеки, для операции отводится 5 минут. Прибор учитывает это требование, работают сервисы и онлайн кассы с фискальным накопителем. В пункте самовывоза устанавливаются регистраторы и смарт-терминалы. Если доставка курьерская, то покупается мобильное оборудование.

Торговля алкоголем

В таких кассах устанавливается модуль для взаимодействия с ЕГАИС и соответствующее ПО (учитывает прибыль от подакцизной продукции). Можно не использовать, если в населенном пункте нет доступной интернет-связи.

Для ИП на УСН

Необходимость установки зависит от рода реализуемой продукции. Можно не применять при торговле бумажными газетами и журналами, ценными бумагами, билетами в транспорте, на розничных ярмарках, при разносной торговле, реализации безалкогольных напитков, мороженного и воды в киосках.

Дополнительная видео-инструкция по работе с онлайн-кассой представлена ниже.