Инструкция по смене юридического адреса ООО в 2023 году

Юридический адрес организации является ее официальным местонахождением, прописанным в учредительных документах.

В этом месте обычно сосредотачивается административный аппарат предприятия, физический же адрес (производственные площади) могут находиться в другом месте.

Необходимость юридического адреса для организации

Регистрировать ООО на фиктивный адрес строго запрещается, такие действия могут повлечь за собой серьезный штраф либо ликвидацию компании. На практике большинство вновь созданных организаций регистрируются по договоренности с собственниками офисных помещений.

Нередко может наблюдаться ситуация, когда в одном из городских зданий зарегистрировано до сотни фирм (это так называемые места массовой регистрации, налоговой такие адреса известны и занесены в «черный список» на подозрение в фирмы-однодневки). В любом случае, все оформляется в рамках закона, и на этот случай предусматривается услуга по заключению договора на почтовое и даже секретарское обслуживание.

Некоторые риски при «покупке» юридического адреса:

• очень часто комплект документов, который приобретается вместе с фиктивным юридическим адресом, оказывается поддельным;
• отказ в занесении организации в единый реестр лиц, относящихся к юридическим местоположениям;
• если в результате выездных проверок будет выявлено отсутствие исполнительного органа по месту регистрации, то общество может попасть в «зону внимания». Данную компанию могут включить в список организаций, существующих один день, это может лишить ее права на серьезные налоговые вычеты;
• в некоторых случаях может быть получен отказ от кредитных учреждений при открытии расчетного счета.

Смена реквизитов в случае перемены адреса несет в себе дополнительные расходы по изменению учредительных документов. Но если характер деятельности подразумевает встречу и работу с клиентами, привлечение заказчиков через источники информации, то для поддержания имиджа организации просто необходимо иметь официальный офис, который и будет являться лицом компании.

Допускается указывать в качестве места пребывания ООО следующие виды размещений:

• адрес, по которому проживает один из учредителей общества;
• место, где располагается помещение, используемое по договору аренды или субаренды;
• адрес места, которое является собственностью учредителя или самой организации;
• юридический адрес, который будет использоваться в регистрационных данных и во всех официальных реквизитах организации.

Эти варианты, которые можно использовать в качестве реквизитов, закреплены законодательно. Но на практике налоговые инспекторы не всегда соглашаются регистрировать адрес, например, учредителя. В этом случае стоит проконсультироваться заранее либо выбрать другую инспекцию. В большинстве ситуаций многие так и поступают.

Юридический адрес организации в основном используется для переписки с контрагентами и государственными органами, такими как налоговая инспекция. Этот реквизит является значимым при определении правоспособности организации при заключении договоров, совершении сделок, отгрузке товаров и предоставлении услуг.

Согласно действующему законодательству юридический адрес определяется как место регистрации в соответствующих государственных органах. Эта информация отражается в ЕГРЮЛ (едином государственном реестре). Многие организации согласно характеру своей деятельности часто указывают три вида адреса:

1. Почтовый адрес – здесь принимается вся входящая корреспонденция, в этом месте обычно находится делопроизводство, после обработки документы отправляются руководству, на производство или по филиалам компании (могут быть расположены в других городах).
2. Юридический адрес – здесь размещаются административные органы, бухгалтерия и кадры.
3. Физический адрес – может совпадать или отличаться от юридического в случае сосредоточения в этом месте большей части производства, автопарка или других ключевых объектов.

Подтверждение местонахождения компании

Пакет документов, который организация представляет в орган регистрации при образовании юридического лица, дополнительно сопровождается гарантийным письмом. Такое письмо пишется от имени собственника или арендодателя того помещения, адрес которого указывается в качестве юридического. Это подтверждает то, что будущая организация сможет и будет занимать эту площадь на законных основаниях. На практике, в том числе и судебной, такого документа, как гарантийное письмо бывает достаточно для подтверждения реквизита Общества с ограниченной ответственностью.

Вместе с тем, имеют место случаи, в которых неподтвержденный адрес юридического лица влечет за собой отказ ему в регистрации:

• ООО фактически в указанном помещении не находится, при этом собственник этой части здания отказывается признавать выдачу гарантийного письма.
• Нет в наличии договора аренды.
• Отсутствует регистрация или учредитель фактически в помещении не пребывает.
• Отсутствует факт или возможность субаренды у другого юридического лица, фактически пребывающего в рассматриваемом помещении.
• Нет в наличии согласия собственника здания, которое позволило бы пребывать там регистрирующейся организации.

Тем не менее, налоговый или другой регистрирующий орган не вправе требовать подтверждающие документы на место пребывания. Это объясняется тем, что в обязанности налоговиков попросту не входит проверка достоверности представляемых при регистрации данных. Получается, что согласно закону регистрация лица в качестве юридического носит только уведомительный характер. Если начинаются выяснения со стороны налоговой, теоретически такие действия можно всегда оспорить.

С другой стороны, если вопрос не потребует больших затрат времени и средств, то лучше его будет уладить в процессе рассмотрения заявления на регистрацию, ведь в будущем придется работать по вопросам налогообложения именно с этой ИФНС. В любом случае, ответственность за подачу заведомо ложных сведений предусмотрена законом, поэтому при обнаружении такой информации администрации общества не уйти от серьезных штрафов.

Когда может потребоваться смена адреса

Просто так поменять свой юридический адрес организации никогда не удастся. Этот реквизит, как и остальные, является уникальным, его часто используют при идентификации контрагенты. Однако в процессе деятельности любого предприятия или общества могут возникнуть ситуации, когда возникает необходимость поменять местоположение.

В большинстве случаев это происходит при переезде организации на другое место. В обязанности администрации входит обязательное уведомление соответствующих органов о смене пребывания, так как это напрямую касается уникальных реквизитов, которые указываются при внесении организации в реестр юридических лиц.

В самой организации процедуре смены адреса предшествуют следующие мероприятия:

1. На общем собрании учредителей общества принимается решение на смену местонахождения.
2. Юридический отдел подготавливает соответствующий пакет документов, куда и включается решение общего собрания для представления регистратору.

В феврале 2014 года введена упрощенная практика для юридических лиц по представлению документов в регистрирующие органы. Теперь это можно сделать по почте или, например, загрузить сканированные копии в личном кабинете налогоплательщика. При получении положительного решения (в виде новой выписки ЕГРЮЛ) надо не забыть уведомить в установленные сроки соответствующие органы.

Согласно статье 54 ГК официальная смена адреса организации может быть проведена в нескольких случаях:

• весь штат предприятия фактически переехал на новое место (в другой регион, город или даже просто на другую улицу);
• так называемый «переезд в другую налоговую инспекцию», в этом случае ставка делается на более продуктивное сотрудничество с ИФНС;
• зарегистрированный адрес в качестве юридического не соответствует нормам законодательства, действующего в период замены реквизита;
• окончание правоотношений на аренду помещения с его собственником;
• место, выбранное для регистрации, имеет негативную историю, которая отражена в базах данных государственных инспекционных органов.

Документы, которые потребуются для того, чтобы стать соискателем на смену юридического адреса:

• решение общего собрания учредителей о смене юридического адреса;
• заявление (форма 13001) в регистрирующий орган на внесение изменений;
• 2 экземпляра устава;
• подтверждающий оплату государственной пошлины документ (квитанция, платежное поручение).

Процедура смены адреса:

1. Если адрес меняется без смены налоговой, то на принятие решения у нее есть пять дней. На шестые сутки организация-соискатель получает лист записи о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Согласно упрощенному для организаций порядку, налоговая инспекция самостоятельно извещает соответствующие органы об изменении информации в реестре.
   С этого момента у организации возникает обязанность по смене фирменных бланков, печати и карточки с образцами подписей. Также внутри организации проводится работа по информированию контрагентов, в том числе своего банка, об изменении фирменных реквизитов.
2. В случае, когда при изменении адреса происходит и смена налоговой инспекции, производится предварительная проверка всех расчетов, особенно в отношении бюджетных кредиторов. В бывшем налоговом органе принимается заявление на «переезд», в течение 5 дней общество ожидает выдачу акта сверки по расчетам. Если разногласий нет, организация снимается с учета. Юридическое дело компании направляется в инспекцию по новому месту расположения. С этого момента организация снова состоит на налоговом учете.

Последние изменения

У налоговых органов расширяется спектр полномочий: теперь у них есть право проверять достоверность данных – это касается как новых сведений, так и тех, что уже есть в ЕГРЮЛ. Кроме того, меняется ход процедуры по смене адреса:

1. В первую очередь необходимо обратиться в тот налоговый орган, который расположен там, где на данный момент располагается компания. Обращение должно быть сделано в течение 3 дней с того момента, как принято решение об изменении адреса.
2. Далее налоговый орган вносит запись в реестр.
3. Третий этап касается обращения в инспекцию, расположенную по новому адресу компании: это можно сделать не позднее, чем через 20 дней после того, как появилась запись в ЕГРЮЛ.
4. Финальный этап – осуществление проверки всех сведений налоговым органом.