Документация

документооборот предприятияПравильное ведение документации важно для компании не только с юридической точки зрения. Зачастую качественное заполнение всех необходимых документов является залогом успешного решения возникающих проблем, будь то расчеты выплат при увольнении сотрудника или условия расторжения договора. На основании различного рода документов функционируют как индивидуальные предприниматели, так и общества с ограниченной ответственностью.

В первую очередь многие виды бизнеса требуют получения лицензии для легального осуществления деятельности. Несмотря на то, что процесс оформления разрешения зачастую затягивается на несколько недель, этот период необходим для того, чтобы избежать проблем в будущем.

Что касается доверенностей, они позволяют сделать собственный бизнес более эффективным, поскольку предоставляют право другим сотрудникам подписываться за директора компании, получать заказанные товары. Также они дают возможность отдельному физическому лицу или другой компании представлять интересы фирмы в суде.

виды документовЕще одним важным разделом документации являются журналы, способствующие более грамотному и упорядоченному ведению дел. Некоторые из них должны вестись обязательно (это регламентировано законом), а другие являются желательными для того, чтобы деятельность была систематизирована: это может помочь найти проблемы в развитии компании, отыскать пути их решения, что поможет повысить рентабельность.

Для сотрудников существуют определенные должностные инструкции, которым они должны следовать. Например, для секретаря-делопроизводителя она должна разрабатываться руководителем соответствующего отдела и содержать сведения об обязанностях и правах сотрудника. В случае с должностными обязанностями генерального директора (для обществ с ограниченной ответственностью), там прописаны его полномочия, ответственность, а также порядок освобождения от должности. При этом он должен следить за эффективным использованием оборотных активов, нести материальную ответственность, контролировать деятельность компании и т. д.

Сотрудники, которые работают в той или иной компании, часто пишут разного рода заявления, которые служат официальным подтверждением просьбы об отпуске (его сроки должны фиксироваться в графике отпусков) или больничном. Отдельным видом являются заявления на увольнение: в этом случае работник может запросить характеристику от работодателя. Кроме того, каждый предприниматель сталкивается с необходимостью писать заявления при регистрации компании или изменении некоторых аспектов деятельности.

ведение документацииВажно понимать, что сотрудничество с любыми контрагентами (будь то поставщики, транспортные компании, страховые агенты и т. д.) требует заключения договоров, которые будут регулировать отношения в любых спорных ситуациях. Один из самых распространенных видов – это договор поставки, к которому необходимо заполнять спецификацию. Интересно, что выбор поставщика может производиться посредством рассмотрения коммерческих предложений. Другим популярным типом является договор займа денежных средств.

В некоторых случаях договор необходимо расторгнуть. Например, одна из сторон находит более выгодного для сотрудничества контрагента или компания недовольна тем, как другая фирма выполняет свои обязательства. Для прекращения договорных отношений необходимо предоставить уведомление о расторжении договора. А в некоторых случаях этот шаг может быть выполнен в одностороннем порядке.

Большое количество документации требует тщательного подхода к ее ведению. Желательно обращаться за помощью к специалистам, чтобы не совершать глобальных ошибок, которые могут стоить компании потери большого количества средств.

Популярные статьи в разделе