Порядок и образец заполнения унифицированной формы акта ОС-3
Правильный учёт основных средств (ОС) невозможен без составления различных первичных документов.
Одним из них является акт унифицированной формы ОС-3. Он имеет собственные требования к заполнению и назначение. Подробнее о них – далее.
Что это за документ?
В ходе модернизации стоимость средств может меняться. В этом случае для внесения новой величины в данные бухгалтерского учёта необходимо составить данный акт. Это один из обязательных первичных документов учёта ОС, он оформляется после завершения работ по ремонту, реконструкции или модернизации фондов.
Однако в настоящее время применение унифицированного документа необязательно. Субъекты хозяйствования могут самостоятельно разработать и утвердить наиболее оптимальную для себя форму, которая содержит сведения о затратах на модернизацию фондов. Такой бланк должен иметь все обязательные реквизиты.
Организации должны своевременно оформлять этот документ, так как при его отсутствии расходы на ремонт не признаются.
Кто и когда его заполняет?
Основные средства компании регулярно нуждаются в модернизации и реконструкции. Сложный ремонт фирма может заказать у другой организации. Чтобы обосновать необходимость расходов на обслуживание фондов, нужно составить акт по форме ОС-3.
Документ проверяется и подписывается двумя сторонами:
- должностным лицом, ответственным за передачу средства в ремонт;
- представителем компании-подрядчика или сотрудником подразделения предприятия, осуществлявшим наблюдение за работами по ремонту.
Часть документа заполняется специальной комиссией, контролирующей обоснованность затраченных сумм. В обязанности уполномоченных лиц входит:
- проверка полноты выполненных работ;
- оформление приёма-передачи фондов;
- контроль изменения основных характеристик оборудования;
- наблюдение за прохождением испытания после окончания работ по ремонту.
Акт составляется в день приёма-передачи отремонтированного объекта после окончания модернизации и других аналогичных действий по обслуживанию.
Как вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств – смотрите здесь.
Правила и инструкция по заполнению
Оформление бланка проводится в соответствии с правилами заполнения всех актов приёма-передачи. К ним относятся следующие моменты:
- если работы выполнялись за счёт собственных средств компании, документ может быть составлен в одном экземпляре, который будет храниться в бухгалтерии предприятия;
- если ремонт был заказан у других лиц, то бланк заполняется в количестве экземпляров, равному общему числу всех участников процесса.
Например, предприятие заключило договор с подрядчиком. Для перевозки основного средства была привлечена транспортная компания. В данном случае документ оформляется в трёх экземплярах: для заказчика, перевозчика и подрядчика.
Форма заполняется на двух страницах. Документ состоит из нескольких разделов:
- Шапка. Эта часть содержит следующие реквизиты:
- заказчик – в данном поле указывается название организации, которая владеет активами, подлежащими ремонту;
- исполнитель – это компания или подразделение, с которой заключён договор на выполнение работ;
- заказ – в этом реквизите отмечается номер договора и дата его составления;
- периоды работ по реконструкции устанавливаются в соглашении и фиксируются в акте;
- номер документа;
- дата составления, то есть день передачи основного средства из ремонта в эксплуатацию.
- Первый раздел. В этой таблице указываются сведения о состоянии объекта до начала ремонта:
- наименование средства согласно инвентарной карточке;
- заводской номер (то есть серийный);
- инвентарный номер объекта, зафиксированный в данных бухгалтерского учёта;
- номер паспорта;
- размер восстановительной либо остаточной стоимости объекта;
- срок эксплуатации, при этом в него не входят периоды времени, в которые актив находился на консервации.
- Второй раздел. Он представляет собой таблицу, в которой должны содержаться сведения о расходах, понесённых компанией на модернизацию данного фонда. При заполнении нужно внести следующие данные:
- вид работ;
- наименование объекта;
- стоимость выполненного ремонта, при этом указываются данные из договора и фактический расчёт.
- Заключение комиссии. На второй странице акта специальная комиссия, состав которой утверждён директором организации, заполняет итоговые данные. Уполномоченные лица устанавливают следующее:
- полностью ли выполнены заказанные работы;
- успешно ли объект прошел испытания после окончания ремонта;
- какие изменения произошли в характеристиках основного фонда.
Заполненный документ подписывается всеми членами комиссии, а также лицами, ответственными за приём и передачу объекта. Акт заверяется главным бухгалтером, ставится печать организации.