Как правильно составить акт о прогуле сотрудника в 2023 году?
Акт о прогуле – официальный документ информационного характера. Он создается, если работник отсутствует на предприятии более 4 часов без уважительной причины, список которых оговорен в законодательстве.
Подобные меры являются профилактикой прогулов, которые относятся к грубым нарушениям обязанностей, и дают возможность наказать провинившегося. Длительность рабочего дня при этом не учитывается.
Нюансы составления
В судебном разбирательстве акт может сыграть большую роль. При неправильном оформлении прогульщик легко уйдет оправданным. К уважительным причинам относят:
- Пребывание на больничном (официальном).
- Возникновение стихийных бедствий.
- Отпуск.
- Болезни родственников (детей).
- ДТП, пожары.
- Посещение суда, следственных органов.
Важно убедиться в реальном отсутствии человека. Например, он может покинуть рабочее место, но быть на территории предприятия. За прогул это не считается.
Правила составления и содержание
До формирования документа необходимо написать докладную записку, где указывают фамилию, дату и время неявки. Ее направляют к руководству организации. После рассмотрения и визирования начальник отдела или лицо, заменяющее его, вправе создать акт.
Унифицированной формы не существует, но следует учитывать некоторые правила. Так, в документе обозначают:
- данные сотрудника (ФИО, подразделение и т. д.);
- причину прогула;
- дату;
- присваивают ему регистрационный номер.
Составитель пишет свою должность с фамилией и инициалами. Шапка должна выглядеть так, как и у всей внутренней документации. Комиссия вносит информацию о мерах, предпринятых для выявления причин отсутствия. Акт регистрируется в соответствующем журнале кадрового делопроизводства.
Помимо «виновника» и составителя документ предполагает наличие свидетелей. Достаточно найти двух сотрудников, чтобы они прочитали содержимое и подписались в соответствующих графах. Без перечисленных параметров акт можно считать недействительным. Примечательно, что нежелание подписываться не снимает ответственность, а влечет дополнительные санкции. Условия увольнения или штрафа не могут противоречить трудовому законодательству и коллективному договору.
Все записки и акты подобного рода могут привести к заслуженным штрафам либо увольнению при систематическом непосещении рабочего места. Такие документы визируются у начальства высшего звена и прилагаются к личному делу. Перед начислением зарплаты инспектор по кадрам обязан учесть прогулы и занести их в специальный табель. Далее за расчет берется бухгалтерия.
При длительных прогулах, когда работник долго не появляется, проводится его розыск. Дополнительная мера – отправление заказного письма или телеграммы с просьбой направить объяснение в письменном виде, с личной подписью и указанием даты по адресу работодателя. Только после таких действий составляется данный документ и производятся другие процедуры по кадровым вопросам.
Подробную информацию о прогулах вы можете почерпнуть из следующего видео:
Возможные последствия
Чтобы нивелировать действие акта, работнику необходимо оформить объяснительную записку. Однако причины прогулов должны быть доказаны фактами или документами.
Каждое предприятие может самостоятельно разработать форму для составления акта и заготовить распечатки. Допускается написание от руки, но с соблюдением всех указанных условий. При увольнении такого сотрудника в трудовой книжке делают запись с пометкой «по причине прогулов».