Как заполнить бланк строгой отчетности: требования и образец

В настоящее время многие организации в своем бухгалтерском учете используют огромное множество различных форм документов. Это могут быть различные накладные, счета-фактуры, кассовые чеки и бланки строгой отчетности (БСО).

Именно о последнем виде документации и пойдет речь в этой статье.

Что это такое, где их используют

Бланк строгой отчетности представляет собой документ, который выдается при расчетах с определенными людьми за выполнение различных видов услуг. Их используют в тех организациях, где нет кассового оборудования. Для того чтобы их применять, нужно, чтобы деятельность предприятия подходила под статью налогового кодекса, где разрешены такие действия.

Согласно законам РФ данные бланки не могут применяться организациями, которые занимаются продажей товаров для людей. Также можно оказаться в числе правонарушителей, если деятельность с натяжкой приравнена к услугам, потому что при проверке соответствующими органами обман вскроется, и предприятие понесет соответствующее наказание.

Согласно Налоговому кодексу РФ бланки в основном применяют те организации, которые оказывают бытовые услуги населению. Сюда можно отнести туристические агентства, транспортные компании, театры, кинотеатры и другие подобные заведения.

Виды БСО

В настоящее время лишь немногие предприятия работают с такими видами бланков, форма которых разработана министерством РФ. К таким видам относят:

• железнодорожные билеты;
• туристические путевки;
• квитанции на оплату услуг газификации и газоснабжения;
• сохранные квитанции.

Эти формы можно посмотреть на официальном сайте налоговой инспекции. Примером может считаться форма БО-18, используемая отелями, гостиницами и другими подобными заведениями при расчете с постояльцами.

В остальных же случаях закон предусматривает использование форм, которые организации разрабатывают самостоятельно. Важно помнить, что в любом таком документе обязательно должны быть указаны все обязательные реквизиты компаний, а также стоимость за оказание услуг.

По размерам эти бланки можно разрабатывать разные, так, например, в некоторых организациях они представлены в виде листка формата А4, а в других же – небольшим прямоугольником. Тут все зависит от фантазии руководителя.

После того, как налоговая инспекция проверит правильность данных, среди которых должны быть указаны наименование, ИНН организации или предпринимателя, вид и стоимость услуги, она регистрирует бланк, и компания может начинать свою деятельность.

Подробная информация об использовании данных документов приведена на следующем видео:

Где взять БСО?

Самым простым способом изготовить бланки является типография. Если организация работает по утвержденным формам, то их образец обязательно у них будет.

Если же бланк разработан организацией самостоятельно, то типография вместе с вами создает образец будущего документа. Затем, после согласия сторон она их распечатывает.

Можно распечатывать бланк и на кассовом оборудовании самостоятельно, правда для этого понадобится его усовершенствовать. Согласно законодательству РФ, для того чтобы начать печать таких документов, дополнительная регистрация оборудования не потребуется, однако одним из важных условий является то, что все операции должны сохраняться в течение 5 лет, а также оборудование должно быть защищено от несанкционированного доступа.

Печатать самостоятельно бланки строгой отчетности на компьютере строго запрещено, поскольку данное оборудование не отвечает определенным правилам для печати. Персональный компьютер может не сохранить все проведенные операции за 5 лет, а также доступ к нему может быть у большого количества людей.

Как их заполнять?

Для оформления существуют определенные правила:

• Во-первых, должен быть указан номер, который обычно представлен шестью цифрами, а также серия. Благодаря им ведется бухгалтерский учет данных документов.
• Во-вторых, в бланках должно быть четко прописано название услуги и ее стоимость.
• Также указывают все необходимые реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, в которые входят идентификационный номер, КПП (для организаций), точный адрес, полностью инициалы директора или юридического лица, а также уполномоченного представителя.
• Должно быть указано количество денежных средств, которые получены от покупателя, или размер оплаты с помощью банковской карты, дата заполнения и получения денег, а также подпись того лица, кто осуществляет расчеты.
• Могут и указываться иные данные, которые утверждены определенной формой бланков, разработанных конкретной организацией.

Бланки должны быть заполнены в двух экземплярах, причем один из них делается под копирку.

Подробная информация о том, как вести книгу учета бланков строгой отчетности, приведена здесь.

Правила составления и примеры объяснительных записок об опоздании на работу вы можете посмотреть в этой статье.

Списание и хранение

Бланк строгой отчетности является важным документом, поэтому хранить их следует в специально отведенном месте без доступа неуполномоченных лиц. При этом каждый документ должен быть зафиксирован и учтен в бухгалтерском учете.

Для того чтобы уничтожить их по истечении необходимого времени, должна созываться специальная комиссия, которая составляет акт инвентаризации, проводит ее, следит за сохранностью абсолютно всех бланков, даже испорченных. После того, как не обнаружится никаких нарушений, данные документы уничтожаются. Можно в этом случае уничтожить и сами бланки, которые пришли в негодность.

Для всех вышеуказанных действий необходим приказ руководителя.

Уничтожение может производиться несколькими способами:

• Непосредственно членами комиссии.
• С помощью специального оборудования.
• С помощью сторонней организации.

Первый метод отлично подойдет для тех предприятий, где количество таких документов незначительное, причем вырезав серию и номер, можно вклеить их в акт списания. Второй способ рационален для умеренного количества таких бланков. Третьим способом пользуются те организации, которые ежедневно выписывают большое число таких документов.