Как написать грамотную должностную инструкцию документоведа?

Документовод – это человек, который принимает, обрабатывает и отвечает за документацию на производстве или любом другом предприятии. В круг его обязанностей также входит контроль и ведение электронной базы данных, соблюдение стандартов, которых требует компания или государство.

В некоторых случаях ему приходится работать с корреспонденцией и обрабатывать электронные запросы и профили.

Где он может работать?

К счастью для представителей этой профессии, документы есть абсолютно в любой легальной организации. Поэтому и работа для хорошего специалиста всегда найдется.

Основные рабочие места:

• государственные учреждения (медицинские, образовательные (школы, ДОУ и т. п.), суды, мэрии);
• компании среднего и крупного звена;
• архивы;
• частный бизнес.

Основные обязанности и требования

Тем, кто хочет занять данную должность, следует в первую очередь обратить внимание на запросы работодателей:

• работник должен свободно пользоваться стандартными программами Microsoft Office;
• необходимы навыки использования дополнительных программ, таких как 1С;
• усидчивость;
• внимательность;
• аккуратность;
• высшее образование.

Трудовые обязанности:

• разработка шаблонов документации;
• сортировка документов согласно отделам и приоритету;
• правильное оформление решений руководителей. Документовод обязан следить за правильностью заполнения форм, проверять наличие всех необходимых подписей и печатей;
• обеспечение дальнейшего продвижения документации так, чтобы она непременно попала в место ее назначения.

Как составляется должностная инструкция официанта ресторана – читайте в этой статье.

О том, как подписывать электронной подписью документы, смотрите здесь.

Зачем нужна ДИ?

Первое, что следует отметить – негосударственные учреждения никто не может обязать разрабатывать должностные инструкции для сотрудников. Все зависит от воли руководства. Но опыт показывает, что отсутствие такого четкого плана отрицательно влияет на развитие компании и управление в целом.

Это документ, который помогает грамотно разработать план действий и синхронизировать работу коллектива так, чтобы каждый из сотрудников был на своем месте, занимался своим делом и тем самым приносил прибыль организации.

Что же касается стороны самого работника, то инструкция – это в некотором роде защита его прав. Во многих компаниях принято нанимать человека, который, находясь на одной ставке, выполняет работу, которая не всегда связана с его основным родом деятельности. Получается, что его пытаются максимально эксплуатировать в течение рабочего дня.

Ознакомившись с инструкцией, каждый работник будет четко осознавать сферу своего влияния, видеть круг своих обязанностей и будет в курсе своей ответственности. После изучения этой документации в порядке иерархии сотруднику, как и руководителю, будет проще определиться с тем, к кому идти для решения того или иного вопроса.

Вот еще несколько ее преимуществ:

• После первого же ознакомления документоведа с должностной инструкцией ему будет спокойнее, так как у него уже есть «шпаргалка». Это поможет новичку адаптироваться и четко осознать свою роль в коллективе. Зная свои права и обязанности на рабочем месте, он не будет бояться несправедливого наказания.
• Специалисты отдела кадров могут использовать ДИ как помощь в проведении собеседования. Они смогут сразу же оценить, насколько тот или иной кандидат подходит для должности.
• Документ в некотором роде повышает эффективность труда, ведь в хорошо составленной инструкции можно найти не только перечень целей, но и пошаговые инструкции по их достижению.
• Он выполняет роль мотиватора и контролера. Каждый из сотрудников имеет возможность самостоятельно отслеживать свой прогресс и мотивировать себя на скорейшее достижение поставленных целей.

Подробное обсуждение необходимости применения инструкций в организациях вы можете посмотреть на следующем видео:

Основные положения

Итак, документовод:

• Получает, обрабатывает и создает документы, пользуясь предоставленной техникой.
• Регулирует документооборот, следит за тем, чтобы все бумаги были получены, подписаны и отправлены в нужные сроки.
• Принимает участие в улучшении условий труда путем проведения опросов среди сотрудников.
• Разрабатывает единый стиль и форму документации для своей компании.
• Оптимизирует потоки документов.
• Следит за сбором бумаг для передачи их в высшие инстанции.
• Принимает участие в формировании задачи и повестки дня.
• Ведет электронную базу работников и клиентов.
• Собирает пакеты документов для отчетности.