Зачем нужна должностная инструкция для начальника отдела кадров

Должностная инструкция является тем документом, который позволяет регулировать процесс управления персоналом.

С одной стороны, она позволяет исключить дублирование функций и тем самым снизить затраты на организацию деятельности, а с другой – повысить эффективность работы каждого сотрудника в частности и отделов в целом.

Особенности должности

В первую очередь важно понимать, что для начальника отдела кадров содержание инструкции будет отличаться в зависимости от некоторых параметров:

• Размер компании.
• Наличие сотрудников, находящихся в подчинении.
• Особенности организации процесса управления в организации (наличие директоров и т. п.).

Для человека, претендующего на данную вакансию, критичными являются следующие знания и навыки:

• Глубокие знания в области трудового законодательства.
• Ориентация в различных принципах построения организационной структуры компании.
• Умение применять различные системы оценки персонала.
• Обладание навыками в области психологии и социологии.
• Навыки анализа рынка труда.
• Умение составлять прогнозы по потребности в кадрах для компании.

Кроме того, главный специалист по кадрам должен иметь стаж работы в этой области не менее 3 лет, а также соответствующее высшее образование.

Кем и в каких случаях составляется приказ о командировке №Т-9 – читайте здесь.

Для чего нужна декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства – смотрите в этом материале.

Зачем нужна инструкция, кто ее подписывает

Должностная инструкция необходима для того, чтобы обеспечить лучшее взаимодействие между различными сотрудниками в компании. В результате снижается количество межличностных конфликтов, и улучшается межфункциональная координация.

Также инструкцию можно рассматривать как документ, который служит основанием для того, чтобы отказать неподходящему соискателю в получении вакансии. Наконец, она необходима для того, чтобы выстроить систему контроллинга и мотивации, которая позволит улучшить работу персонала.

Для начальника отдела кадров инструкцию должен составлять непосредственно руководитель компании либо директор по персоналу. Она должна быть подписана ими, а также самим сотрудником при приеме на работу. При выявлении каких-либо несоответствий с трудовым договором последний должен пересматриваться.

Интересную информацию о необходимости данных документов в организациях и их функциях вы можете посмотреть на следующем видео:

Положения документа

Для специалиста в области управления персоналом инструкция (как и в других случаях) содержит 4 основных раздела.

В общих положениях указывается список документов, которым обязан руководствоваться сотрудник и лицо, ответственное за выполнение его обязанностей (в случае его отсутствия на рабочем месте), а также порядок принятия на работу (чаще всего решение о приеме принимается непосредственно директором компании).

Должностные обязанности этого работника заключаются в следующем:

• Определение потребности в кадрах.
• Проведение аттестации персонала.
• Обеспечение найма необходимых сотрудников.
• Участие (совместно с другими руководителями) в построении системы контроллинга.
• Контроль кадрового делопроизводства.
• Осуществление методической поддержки управления персоналом.
• Организация тренингов для сотрудников (в том числе мероприятий по улучшению взаимодействия внутри отделов или проектных групп).
• Обеспечение всей необходимой работы с отчетностью по кадрам, используемой в компании и т. п.

Права работника. Начальник отдела кадров имеет возможность ознакомиться с решениями вышестоящего руководства, которые касаются осуществления работы с персоналом. Кроме того, он может предлагать мероприятия, необходимые для совершенствования деятельности, а также запрашивать всю информацию, необходимую для эффективного выполнения обязанностей.

С точки зрения ответственности, как и любой сотрудник, начальник понесет наказание (вплоть до увольнения) за выдачу конфиденциальной информации, нарушение правил, установленных в компании, несоблюдение инструкций, а также за невыполнение своих обязанностей.

Кроме того, в инструкции может содержаться пятый раздел, касающийся аспектов работы, не освященных в предыдущих положениях (в частности, это может быть работа в выходные).