Как составить должностную инструкцию заместителя директора организации по общим вопросам

Штатное расписание каждой организации возглавляет руководящая должность. Сотрудник, который руководит деятельностью того или иного подразделения компании, называется заместителем директора.

О том, нужна ли для данного кадра должностная инструкция, и что она может содержать, мы и расскажем в этой статье.

Особенности должности

Заместитель директора по общим вопросам – это уточненное наименование должности руководителя, помогающего директору организации решать определенные вопросы. Что же таится за выражением «общие вопросы»? Сотрудник, назначенный на данную должность, должен:

• контролировать внешнюю и внутреннюю безопасность сделок, заключаемых руководителем;
• предотвращать или максимально снижать потери компании;
• расширять хозяйственные связи предприятия или всячески содействовать этому;
• следить за тем, чтобы имущество компании оставалось целым и невредимым;
• обеспечивать здоровую и безопасную рабочую обстановку для остальных сотрудников и контролировать соблюдение ими требований, продиктованных законодательством.

Зачем на предприятии нужна инструкция?

Должностная инструкция выступает в роли главного организационного документа, основной целью которого является определение прав и обязанностей сотрудника и установление границ взаимодействия между отдельными кадрами.

Инструкция заместителя директора по общим вопросам регламентирует основные направления деятельности данного работника, а именно:

• обеспечение надлежащего хозяйственного обслуживания офисных помещений;
• своевременное устранение неполадок, связанных с оборудованием, освещением, отоплением или вентиляцией;
• своевременное и надежное выполнение поставленных задач;
• функциональную связь сотрудника с остальными специалистами;
• высокий уровень ответственности как личного, так и коллективного характера;
• решение вопросов, связанных с разработкой плана текущего или капитального ремонта, составлением смет на приобретение хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей и необходимого оборудования.

Требования к оформлению и содержанию документа вы можете узнать из следующего видео:

Кто ее составляет и подписывает?

Разработкой и подписанием инструкций должен заниматься руководитель структурного подразделения. Если последнее отсутствует, то обязанности возлагаются непосредственно на специалиста. Утвердить данный документ в обязательном порядке должен руководитель предприятия.

Кстати, после составления документ об основных правах и обязанностях сотрудника следует согласовать с соответствующим юридическим отделом компании (или с юрисконсультом). Если разработкой занимается кадровая служба, то руководитель соответствующего структурного подразделения также должен ее согласовать.

Как следует из вышеизложенного, инструкцию заместителя генерального директора должен составить или сам сотрудник, или специалист по кадрам.

Если вас интересует, кто заключает трудовой договор с генеральным директором, ознакомьтесь с этим материалом.

Что в себя включает должностная инструкция исполнительного директора предприятия – читайте здесь.

Об основных разделах документа

Стандартная инструкция должна содержать информацию:

• Об общих положениях – о полном названии должности, о квалификационных требованиях касаемо образования и стажа, о непосредственном начальстве, о порядке назначения, об имеющихся подчиненных и т. д. Также в состав этого раздела должна входить информация о законодательных актах и локальных документах, которыми сотрудник должен руководствоваться при выполнении своих должностных обязанностей.
• О правах сотрудника. В данном разделе нужно изложить уточненную информацию о пределах компетенции, возложенной на работника, а также о его полномочиях.
• О должностных обязанностях. Здесь следует разместить подробную информацию об обязанностях, упомянутых в трудовом договоре.
• Об ответственности. Раздел описывает меру ответственности, которую несет сотрудник в том случае, если он не соблюдает требования, установленные инструкцией, локальными актами или Трудовым кодексом.

Все требования, прописанные в документе, должны соответствовать закону, иначе он лишится юридического статуса.

Точное понимание своих прав влияет на уровень качества выполняемых заданий. Например, если заместителю директора требуются определенные сведения для выполнения задания, а у него нет прав на их получение, то ни коллег, ни его самого нельзя наказать за то, что задание не выполнено в срок.

Совсем другая ситуация складывается, если о данном праве гласит должностная инструкция – значит можно прибегать к дисциплинарным взысканиям.