Когда и куда сдавать действующую форму 4-ФСС, как ее правильно заполнить

Каждый хоть раз в жизни, но брал больничный. Простуда, грипп, сломанная нога, отпуск по уходу за ребенком – все это оплачивается совместно ответственной организацией и социальным фондом. Фонд оплачивает первые три дня любого больничного, за остальное платит предприятие.

Именно в форме 4-ФСС отражаются все выплаты по больничным, и именно она предоставляется в фонд социального страхования каждый квартал.

Кто и в каких случаях использует форму

• Все предприятия и организации вне зависимости от сопутствующих обстоятельств, размера штата, размера выручки и чего бы то ни было ещё.
• Все индивидуальные предприниматели, в штате которых числится хоть один сотрудник. Те же ИП, чей штат состоит исключительно из них самих, освобождены от подачи формы.

При этом перед тем, как её подавать, работодатель должен оплатить 2,9% от зарплаты работника при временной нетрудоспособности или материнстве и от 0,2% до 8,5% по травматизму (точный размер выплаты определяет ФСС сообразно случаю).

Сроки и способы её подачи

Форма сдается каждый квартал, полугодие, девятый месяц и год (в бумажном варианте):

• С 1 по 20 апреля за квартал;
• С 1 по 20 июля за полугодие;
• С 1 по 20 октября за 9 месяцев;
• С 1 по 20 января за год.

Есть три способа её подачи:

• Лично в ФСС по месту регистрации. Этот способ наиболее гибок – если возникнут какие-то вопросы, ответить на них можно будет прямо на месте. Кроме того, на руках останется документ с печатью инспектора.
• По электронным каналам. Для того чтобы это стало возможно, нужно заключить договор с конкретным отделением ФСС, которое пришлет оператора, который все настроит. Главный плюс такого подхода – возможность отправить форму онлайн в любой момент, но у него есть и минусы. В электронике не все стабильно, и бывали случаи, когда отправленный отчет приходил в ФСС с ошибками, хотя при отправлении с ним все было нормально.
• По электронной почте. Главный минус – сбои связи и то, что оператор ФСС будет обрабатывать документ и может допустить ошибки. Пользоваться этим способом стоит только если отчетность у предприятия нулевая и путаться не в чем.

Порядок формирования и заполнения новой формы в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Порядок заполнения

Главное при заполнение формы – аккуратность. Ошибки повлекут за собой проблемы, и хотя их можно исправить, это довольно трудно, и лучше не попадать в подобную ситуацию.

• Титульный лист:
  • Номер корректировки. Не заполняется при подаче первичного отчета.
  • Отчетный период (код). Указывается соответственно 03, 06, 09 или 12 для первого, второго, третьего и четвертого кварталов года.
  • Прекращение деятельности. Не заполняется, если только организация не собирается ликвидироваться. Если собирается, ставится буква «Л».
  • Полное наименование. В этом поле нужно проставить полное название организации в соответствии с учредительным документом. В остальных полях этой графы проставляют ИНН, КПП, ОГРН и остальную информацию.
  • Шифр плательщика. В первых трех ячейках указывают категорию в соответствии с приложением №1 к Порядку заполнения расчета. В следующих двух – в соответствии с приложением №2, в последних – в соответствии с приложением №3.
  • Численность работников. Здесь указывается число застрахованных работников, а также число женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, и работников, находящихся в полуторагодичном отпуске по уходу за ребенком.
• Раздел 1. В нем речь идет о больничных и выплатах при временной нетрудоспособности:
  • Графа 1. В ней указываются задолженности организации перед ФСС и задолженности ФСС перед организацией.
  • Графа 2. В ней суммируются взносы за текущий и предыдущие кварталы. В отчете за первый квартал эта цифра указывается за три месяца, в последующих кварталах она растет, поскольку указывается за 6, 9 и 12 месяцев соответственно.
• Раздел 2. В нем речь идет о травмах на производстве и профессиональных заболеваниях. В нем указывается сумма взносов для физических лиц, данные о применении пониженного тарифа для страховых взносов, суммы, на которые необходимо начислять взносы, суммы, которые не облагаются налогом.

Для чего нужен и кто издает приказ о командировке по форме Т-9 – смотрите здесь.

Процедура и образец заполнения новой формы 6-НДФЛ представлены в этой статье.

Как исправлять ошибки

Если при заполнении формы были сделаны ошибки (а это весьма вероятно, учитывая количество таблиц и перекрестных ссылок), форма заполняется заново и подается в ФСС с пометкой «Номер корректировки – 001». При этом важно помнить, что:

• Подавать уточняющие формы стоит по мере обнаружения ошибок. Если бухгалтер обнаружил ошибку через год, все равно следует подать уточняющую форму, иначе предприятие может быть обвинено в недобросовестности.
• Подавать уточняющие формы необходимо, только если обнаружилась недоимка в пользу предприятия. В этом случае подать исправляющий документ – обязанность. В остальных же случаях (если организация переплатила или просто подала где-то неверные цифры, которые ничего не изменили) это не обязанность, а право.

Уточненный вариант подается, если:

• Допущены ошибки (как приводящие к изменению суммы страховых взносов, так и нет).
• Есть искаженные, не отраженные или отраженные не полностью сведения.
• В расчете есть недостоверная информация.

Подавать её стоит в той форме, которая действовала в тот расчетный период, о котором идет речь.

В поле «Тип корректировки» указывается:

• 1 – уточнение в части уплаты взносов.
• 2 – уточнение в суммах пенсионного страхования, которые были начислены.
• 3 – уточнение в связи с изменением в суммах начисленных взносов медицинского страхования и других взносов, не затрагивающих личную информацию.