Как вести и заполнять главную книгу бухгалтера?

Бухгалтерские службы больших предприятий ежегодно проводят очень большое количество транзакций денежных средств по разным направлениям и на основании разных документов.

Учёт средств, сведения о получении и тратах которых содержатся в разных документах, ведётся с помощью гроссбуха (главной бухгалтерской книги), о предназначении и нюансах оформления которой и пойдёт речь в этой статье.

Что это за документ?

Главная книга (сокращённо гроссбух) – основной документ финансового учёта в компаниях, зарегистрированных на территории России. В него вносятся данные о транзакциях по всем счетам бухгалтерского учёта, используемых предприятием.

По каждому счёту бухгалтерская служба должна внести следующие данные:

• Сальдо по состоянию на 1 января года, для которого составляется книга.
• Обороты по дебетовым и кредитовым счетам.
• Сальдо на конец каждого месяца, входящего в отчётный год.

Согласно инструкции по применению ордерно-журнального счетоводства на предприятиях, суммы по дебету и кредиту в каждом отчётном периоде должны быть равны. Кроме того, сальдо по кредитовым и дебетовым счетам в каждом месяце также должны иметь одинаковые значения.

Документ необходим для отчёта перед работниками проверяющих органов, которые практически всегда требуют его для ознакомления. Кроме того, из данных гроссбуха легко узнать о типичных ошибках заполнения нормативных документов, выявить которые при проверках, например, отчётных ведомостей достаточно сложно.

Как рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности – читайте в этой статье.

Для чего и как пишется расписка о возврате денежных средств – смотрите здесь.

Инструкция по ведению

Форма гроссбуха, применяемая на предприятии, утверждается непосредственно руководством организации и после опубликования приказа становится обязательной к применению бухгалтерами. Заполнять книгу нужно в следующей последовательности:

1. В начале работы бухгалтер должен занести в документ названия и номера счетов, субсчетов и субсубсчетов, применяющихся компанией для расчётов с другими организациями и физическими лицами и зафиксированных в учётной политике фирмы.
2. После внесения данных необходимо заполнить колонки «Дебет» и «Кредит» в разделе остатков на счетах на момент начала очередного отчётного периода.
3. Третий этап – внесение сумм по всем расчётам, осуществлённым компанией за отчётный период.
4. Последним этапом работы является подсчёт общей суммы кредита и дебета на конец отчётного периода, занесение данных в соответствующие колонки и проверка правильности их заполнения (суммы по дебетовым и кредитным счетам должны иметь одинаковые значения).

Стоит отметить, что в организациях, имеющих лицензированные пакеты бухгалтерского учёта 1С, главные книги формируются автоматически, поэтому необходимости в ручном учёте трат и получений финансовых средств в таких компаниях нет.

В случае, если в данные гроссбуха вносились изменения, они должны быть заверены подписями лиц, ответственных за ведение, с инициалами и расшифровкой подписи. При оформлении в электронном виде документ должен быть заверен электронной подписью руководителя предприятия или бухгалтера.

Помимо данных по расчётным счетам, в журнале должны содержаться следующие сведения:

• Наименование документа.
• Наименование организации, его ведущей.
• Год, по операциям за который составлен гроссбух.
• Величина измерения объектов бухучёта в денежном выражении.
• Должности лиц, ответственных за ведение отчётности в соответствии с нормативными документами.
• Подписи ответственных лиц с данными, необходимыми для их однозначной идентификации (расшифровки подписи, инициалы и иные реквизиты).

Формирование документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Срок хранения

Согласно тексту норматива, в котором перечисляются типовые управленческие документы, обязательные для действующих организаций, книга должна храниться в течение пяти лет.

Срок хранения гроссбуха начинает отсчитываться с первого дня, следующего за отчётным периодом, для которого был составлен журнал. По истечении срока он должен быть утилизирован на основании приказа комиссии, отбирающей для уничтожения документы, у которых истекли сроки хранения.