Журналы

Каждая организация ведет различного рода журналы, которые позволяют фиксировать ей наиболее важные аспекты деятельности. Также некоторые из них используются для предоставления отчетов проверяющим инстанциям.

Наиболее часто используемые из них:

• Первый важный журнал фиксирует трудовые договоры. Он необходим для того, чтобы не было проблем с упорядочением ведения документации. Этот документ важен с той точки зрения, что в нем содержатся дополнения и изменения, которые вносятся в такого рода договоры.
• В этой связи также важно понимать, что необходимо заниматься учетом бланков трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законами РФ, поскольку трудовые книжки (равно как и вкладыши) должны регистрироваться. Это касается как тех сотрудников, у которых уже есть стаж до текущего места работы, так и тех, которые только начинают свою карьеру.
• Журнал регистрации приказов фиксирует различного рода приказы по личному составу: благодаря информации, содержащейся в них, происходит расчет заработной платы, всех компенсаций и премий, а также отпускных начислений. В крайних случаях (в случае обращения в суд) эти приказы имеют юридическую силу.
• Заработная плата сотрудников напрямую зависит от фактически отработанных часов. Соответственно, необходимо вести табель учета рабочего времени, который заполняется по определенному регламенту. В результате он поможет решать вопросы в спорных ситуациях.
• Во всех компаниях (особенно это касается производственных предприятий и тех, у которых есть склады) необходимо проходить инструктаж по технике безопасности. Он проводится как для новых сотрудников, так и для тех, кто уже давно работает в компании, на регулярной основе. Все это также фиксируется в соответствующем документе.
• В сфере безопасности отдельно рассматриваются меры, позволяющие предотвратить трагедии по причине пожаров. Для этого в компании обязательно должны быть огнетушители, которые, согласно нормативным документам, должны указываться в специальном журнале учета. Его отличие от других журналов состоит в том, что он может вестись в произвольной форме.
• Также в компании обязательно заполняется кассовая книга. Важно понимать, что даже несмотря на то, что большинство операций в организациях осуществляется по безналичным расчетам, все равно есть операции, которые осуществляются с помощью наличных денег. Каждый год правила ведения такой книги немного корректируются.
• Существуют рекомендации вести журнал регистрации командировочных удостоверений. Он привычен для большинства предприятий и позволяет осуществлять контроль над периодами командировок. Кроме того, он помогает отслеживать выполнение служебного задания работниками.
• Наконец, важным документом является журнал учета листков, отражающих временную нетрудоспособность. Это позволяет учесть данные по фактическому рабочему времени. Кроме того, документ позволяет подтвердить право сотрудника на освобождение от работы на некоторый срок и получение пособия по социальному страхованию.

Журналы позволяют систематизировать деятельность компаний за большой период времени. Это позволяет оперативно решать спорные моменты и избегать определенных проблем, которые могут отрицательно сказаться на эффективности деятельности предприятия.