Правила ведения и исправление ошибок в книге покупок
Ведение торговли или бизнеса, связанного с предоставлением различных услуг, требует не только знаний в определенной области, связанной с родом деятельности, но и полного соблюдения финансовой отчетности, необходимой для подачи декларации, бухгалтерской работы и прочего, что может потребоваться во время проверок.
Об одной из основных документаций и пойдет речь в нашей статье.
Что это такое?
Книга покупок РФ является одной из основных в списке документов. Ее прямое назначение – регистрация счетов-фактур – документов, которые подтверждают совершенную оплату НДС. Необходимо это, прежде всего, для определения суммы будущего налога, а также суммы, подлежащей вычету или возмещению.
Книга покупок в обязательном порядке должна вестись всеми организациями вне зависимости от правового статуса, поскольку в ней отображаются сведения, которые принимаются во внимание во всех случаях, когда возникает необходимость по исчислению НДС. Таким образом, в журнал попадают все документы, в которых фиксируются финансовые сведения, позволяющие в полном объеме рассчитать налоги, необходимые к выплате.
Последние изменения в законодательстве
Сегодня организациям или ИП, которые выбрали упрощенную систему по уплате налогов, законодательно разрешается не вести подобную книгу, соответственно, в налоговые органы не потребуется предоставлять копию этого документа, прежде чем заполнить декларацию. Кроме того, за ИП счета-фактуры смогут подписать уполномоченные им лица, основанием будут служить доверенности.
В то же самое время Минфин подготовил изменения, по которым книги покупок и правила их ведения несколько изменяются в части указания посредников. Так, лица, которым не нужно платить НДС, но которые выполняют в работе посредническую деятельность, должны вести подобные документы и фиксировать в них соответствующие финансовые документы (счета-фактуры).
Сегодня ведение книги разрешено как в бумажном, так и в электронном варианте – в формате Excel файлов.
Порядок ведения и образец кассовой книги вы можете найти в этой статье.
Кто и когда ее ведет?
Вести этот документ финансовой отчетности должны все организации, предприятия и ИП, которые не выбрали УСН в качестве способа уплаты налогов. В книге в обязательном порядке фиксируются все данные об уплате НДС, но не регистрируются следующие счета-фактуры:
- Полученные при безвозмездно выполненной работе.
- При купле/продаже валюты, ценных бумаг брокером.
- При получении товара/денежных средств от комитента, предназначенных для реализации или приобретения продукции.
- Оформленные поставщиком на разницу в сумме.
Все остальные счета-фактуры должны быть занесены в книгу. Ее ведение обязательно в течение всего отчетного периода.
Формирование документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Как ее заполнить, внести изменения и исправить ошибку
Ведение книги подчиняется определенным правилам, которые были разработаны на законодательном уровне:
- Счета-фактуры, полученные организацией, должны быть в ней зарегистрированы, так как налоговые органы на их основании рассчитывают итоговую сумму к выплате.
- В случае частичной оплаты принятых товаров регистрация счета-фактуры производится на каждую сумму с обязательным указанием реквизитов документа и подписью «частичная оплата». Если же реквизиты полностью совпадают у нескольких счетов-фактур, то их регистрация в книге допускается только в случаях перечисления частичной оплаты.
- Счета-фактуры, полученные при авансе, регистрируются в журнале при непосредственной отгрузке товаров в счет полученных денежных средств с указанием соответствующей суммы НДС.
- Инструкция по заполнению обязывает вносить в книгу все документы, содержащие сведения об уплате НДС, в том числе и те, которые содержат сведения о работах строительного или монтажного характера, личных тратах, оказании услуг для собственных нужд или услугах, полученных за наличный расчет.
Заполняя документ, необходимо помнить, что данные с лент ККТ регистрируются без сумм, указанных в счетах-фактурах. При необходимости внесения изменений необходимо сформировать дополнительный лист, в котором будут значиться только подвергшиеся коррекции счета-фактуры.
Непосредственно доп. лист формируется за период, в котором был зарегистрирован документ до внесения в него исправлений. Кроме того, при восстановлении сумм НДС счета-фактуры, на основании которых сумма налога была рассчитана и принята к вычету, регистрируются компанией на сумму налога, который подлежит операции восстановления.
Для того чтобы было легко восстановить сумму налога в последний месяц года, указывается сумма НДС, подлежащая восстановлению и уплате за текущий календарный год.
Правила заполнения книги:
- все записи ведутся аккуратно, без исправлений;
- если возникла необходимость в коррекции, требуется завести отдельный дополнительный лист;
- все записи идут одна за другой в хронологическом порядке;
- авансы регистрируются на полученную сумму.
В том случае, если работы были произведены без использования ККТ, но с выдачей иных документов, относящихся к строгой отчетности, они регистрируют в книге вместо счетов-фактур.
Ведение журнала разрешено как в электронном, так и в ручном виде. Лучше всего иметь оба варианта или распечатывать записи по окончании каждого отчетного периода (квартала или года). В этом случае книга представляет собой таблицу, расположенную на одном или нескольких листах формата Ecxel или обычной бумаги в формате А4. Особенность сохранения распечатанных документов – все листы должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены. Обязательно должна иметься печать организации и подпись руководящего лица.
Хранение книги также имеет некоторые особенности, которые должны быть учтены компанией (ИП) в процессе осуществления деятельности. Она должна храниться в течение полных 4 лет, которые рассчитываются с даты внесения последней записи. Если же документ хранится у продавца товара или услуги, то срок увеличивается на 1 год, то есть – в течение 5 лет. Предоставление книги по запросу налоговых органов во время проверки является обязательным к выполнению условием.