Правила и примеры списания ГСМ по путевым листам

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) используются транспортными организациями и компаниями, применяющими в коммерческой деятельности автомобили. Важную роль играет грамотная организация учетной политики в их отношении.

Понятия и определения

К ГСМ на практике принято относить следующие материалы:

• бензин;
• дизель;
• газ в сжиженной форме;
• газ сжатого типа (природного происхождения);
• масла и смазки;
• вещества с охлаждающими функциями.

Под путевым листом принято понимать документ, в котором указывается пробег автотранспортного средства. На его основании появляется возможность определения расхода топлива.

Организации, которые в процессе осуществления коммерческой деятельности активно используют транспортные средства, и это направление является основным, применяют форму с реквизитами, прописанными в Разделе II Приказа Минтранса России №152 от 18 сентября 2008 года.

Для организаций, применяющих автотранспортные средства в целях решения управленческих или производственных задач, путевой лист может быть создан с принятием во внимание норм Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402 от 6 декабря 2011 года.

На практике предприятиями используются путевые листы по форме 3 – для легкового авто, 4-П – для грузового транспорта.

На практике путевой лист регистрируются в соответствующем регистрационном журнале. Их учет имеет прямую и непосредственную взаимосвязь с учетом ГСМ. Оформление путевого листа может производиться раз в несколько дней, а иногда – раз в месяц.

Главная задача, которая стоит перед компанией, заключается в подтверждении расходов, что прописано в Письме Министерства Финансов РФ №03-03-04/1/327 от 7 апреля 2006 года.

Правила и порядок фактичного и нормативного списания

Наряду с путевым листом в целях списания ГСМ требуется оформление приказа со стороны руководителя предприятия. Именно в нем утверждаются базовые нормы проведения списания. Также стоит учесть, что пользование личным авто в интересах организации также подлежит оформлению путевым листом.

Поступление ГСМ в компанию учитывается с помощью приходного ордера. Списание осуществляется разово в месяц ответственным лицом (чаще всего в его роли выступает работник бухгалтерии).

Порядок списания является следующим:

• оформление акта представителями комиссионной группы, в составе которой – от трех человек;
• приложение бумаг, относящихся к отчетности бухгалтерии (накладной, карточек, чеков, квитанций), это список первичных документов;
• подтверждение объема ГСМ, который был затрачен.

Пример: расчеты осуществляются по каждой марке автотранспортного средства. Во внимание принимается километраж, который был пройден. Одна из распространенных формул, применяемых на практике, выглядит следующим образом:

• H – норматив расхода топливного ресурса, который определяется в форме пробега автотранспортного средства на 100 км пути;
• S – показатель пробега ТС на протяжении смены работы, км.;
• D – коэффициент.

В качестве практического примера стоит рассмотреть ГАЗ-3110 с моторным агрегатом ЗМЗ-4026.10. Его стандартный норматив расхода материалов составляет 13 л. на 100 км. Использовалось ТС зимой в целях сбыта продукции. Норматив расхода топлива в этом случае будет составлять 16,67 л. (если использовать формулу, приведенную выше).

НРО, в свою очередь, составит 13,53 л. (показатель рассчитан на основании той же формулы).
Так, в соответствии с параметрами путевого листа на использование автомобиля было израсходовано 30,2 литра. Этот показатель является усредненным. В связи с этим значение в месяц будет равно произведению между НРТ и числом дней в месяце.

Основным и самым важным показателем, который отражается в путевых листах, является объем топливного ресурса, которое было израсходовано. Он может базироваться на нормативных значениях и показателях по факту.

Субъекты, не использующие перевозки как основной вид деятельности, имеют право, но не обязанности использовать нормативный метод учета. Учет внесения сведений в документацию может производиться на основании топлива, потребленного по факту. В этом случае составляет акт комиссионная группа.

Можно ли списывать без путевых листов

На практике часто возникают ситуации, в которых списание осуществляется без путевых листов. Это может быть компенсирование расходов, которые были понесены. Аналогичным образом осуществляется учет по лимитам.

В случае учета по лимитам в компании должен действовать контроль расхода ГСМ. В этой ситуации руководством предприятия выделяются деньги (они резервируются заблаговременно) в целях их покупки. Также для этих целей применяются топливные карты автозаправочных станций.

При компенсации нужно заключение договора, позволяющего использовать персональный автомобиль. В качестве регламента в этой ситуации выступает ст. 188 ТК РФ. Установление лимитов на выплаты производится, исходя из нескольких параметров:

• вид транспортного средства (производитель, то есть модель и марка);
• модификация транспортного средства.

Что касается самого процесса списания, он организуется на базе норм, установленных на предприятии.

Особенности бухгалтерского и налогового учета по горюче-смазочным материалам

Прежде чем начать процесс списания ГСМ, юридическое лицо должно определиться со способом, по которому производится учет. Заправкой топлива на практике занимается сам водитель, расходуя при этом выделенные предприятием финансы. По завершении заправки он сдает отчет в бухгалтерский отдел и дополняет его квитанцией, полученной на АЗС.

В дальнейшем времени происходит оприходование топлива по счету 10 «Материалы». ГСМ, которые были израсходованы, отражаются в процессе списания на счетах 20, 44, 26 в зависимости от направлений их расходования. За выбор конкретного счета отвечает руководитель предприятия или его уполномоченный заместитель.

Что касается правил и принципов налогового учета, списание осуществляется в соответствии с нормами ст. 254 НК РФ. Оно включается в затраты материального характера, и ничто не препятствует их отнесению к составу прочих расходов на базе статьи 264 НК РФ.

Таким образом, учет топливных ресурсов и прочих расходных материалов на предприятии должен производиться последовательно и постепенно. При нарушении действующих норм законодательства руководитель и должностные лица будут нести ответственность в соответствии с КоАП Российской Федерации.

Учет ГСМ в 1С представлен ниже на видео-инструкции.