Как правильно вести журнал учета печатей и штампов?

Основная деятельность юридических лиц требует наличия печатей и штампов. Их оттиски придают легитимность информации, изложенной на бумаге.

Поэтому выдавать эти предметы, имеющие большую юридическую ценность, для использования их по назначению необходимо строго под роспись и только доверенным сотрудникам. Для этого на предприятиях заводят специальный журнал учета.

Что это за документ?

Для подтверждения юридической силы документов производится постановка оттиска печати с реквизитами предприятия на подпись руководителя. Если для этих целей используются предметы с клише по одному экземпляру, то они обычно хранятся у руководства или главного бухгалтера.

В большой организации, где часто требуется использовать несколько моделей разного рода клише для штампования документов, нужно вести строгий учет, кому и когда они выданы на хранение. Таким образом можно достаточно быстро отследить, в каком подразделении находятся штампы или печати, и кто отвечает за их сохранность.

Поэтому его оформляют по такому принципу: сшивают, нумеруют страницы, скрепляют печатью и визируют у руководителя организации. Обо всех имеющихся и поступающих клише для штампования и заверения документов вносится информация в книгу учета отдельными регистрационными записями.

Кто и когда его ведет?

В отношении вмененной обязанности или назначения конкретного должностного лица, ответственного за ведение документа, в правовой базе РФ нет четких указаний. Этот вопрос вынесен на рассмотрение внутри самих организаций. Например, в государственных учреждениях за эти действия несут повинность сотрудники службы делопроизводства.

Для назначения работника, которому будет поручено обеспечивать надлежащий контроль выдачи и хранения печатей, издается приказ. Под роспись об этом оповещается назначенный сотрудник. Обычно выбирают доверенное лицо из штата учреждения. Например, это может быть начальник организационного отдела, главный бухгалтер, служащий из секретариата, канцелярии и других служб.

Наиболее часто обязанность закрепляют за сотрудниками делопроизводства. Правила ведения учетных записей и этапы передачи штампов в подразделения излагаются в инструкции.

Если вас интересует, может ли ИП работать без печати, прочтите эту статью.

Как самому заполнить журнал хозяйственных операций – смотрите здесь.

Порядок заполнения

• В книгу вносят учетные данные о лицах, получивших на руки печать или штамп. Это проводят с обязательным оттиском клише в отдельной графе, в строке данных о получателе.
• Каждая новая запись регистрируется при получении очередного предмета учета и при его передаче другому лицу.
• На страницах фиксируются даты выдачи и фамилии ответственных лиц, получивших под роспись учтенные предметы для штампования и заверения бумаг. За их сохранность сотрудники несут материальную ответственность.
• Не менее 1 раза в год проводится проверка состояния и наличия печатей и штампов у назначенных за хранение лиц. В основном это мероприятие объединяют с проведением инвентаризации, которая также проводится ежегодно. При этом данные в ходе проверки вносятся в журнал после последней записи. Подтверждается внесенная информация актом по результатам проверки, который может быть составлен в любой форме.

Если предметы были похищены, то назначается комиссия по расследованию данного факта. На ответственное за хранение лицо налагается дисциплинарное взыскание за утрату. По данному факту составляют акт, в котором описывают результаты расследования и решение руководства предприятия.

Что касается гербовых печатей и штампов, то эти предметы нужно хранить в надежном сейфовом оборудовании. Их использование должно быть организовано только для ограниченного круга лиц и строго в границах помещения, выделенного для хранения.

Аналогичным образом утратившие назначение при смене деятельности или других изменениях печати нужно также уничтожить. Специальной комиссией назначается метод ликвидации этих предметов. После проведения данной процедуры члены комиссии составляют акт.

Акты передаются лицу, ответственному за внесение данных в журнал учета. На основании этих документов производятся пометки об уничтожении или утрате данных предметов.