Как заполнять книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств?

При осуществлении кассовых операций на предприятии составляется огромное количество разнообразной первичной бухгалтерской документации, поскольку все проводимые действия должны иметь подтверждение на бумажном носителе.

Одним из документов подобного рода является журнал учета принятых и выданных кассиром денег, который имеет свою собственную унифицированную форму КО-5.

Что это за документ?

В этой книге отражаются сходные операции, которые имеют определенную экономическую сущность и обоснование. Связаны они с моментом передачи наличных средств и денежных документов от одного должностного лица другому: от главного (старшего) кассира рядовому кассиру – в начале рабочей смены, и в обратном порядке – при закрытии смены.

Журнал заполняется для того, чтобы максимально точно фиксировать непосредственный факт передачи указанных материальных ценностей, и используется только в том случае, когда имеется центральная касса и кассы подразделений. Естественно, если в штат организации входит только один кассир, то указанный регистр вести не нужно.

Порядок и образец заполнения кассовой книги вы можете посмотреть в этой статье.

Как правильно вести главную книгу в бухгалтерии – читайте здесь.

Кто и когда его заполняет?

Данную книгу обязан вести главный или старший кассир головного офиса компании или центральной кассы. Сотрудник проставляет свою фамилию и инициалы на титульном листе документа.

Вся информация по получению и расходованию денег отражается на внутренних страницах регистра учета, причем приходные данные подписываются рядовым кассиром, а расходные – главным или старшим. Листы книги нумеруются, а сама она прошивается и скрепляется печатью и подписью руководителя.

Инструкция по заполнению

Что касается порядка заполнения книги, то он достаточно прост и не вызывает у работников особых трудностей. На лицевой стороне документа проставляется наименование организации, за какой год ведется этот регистр бухгалтерского учета, фамилия и инициалы кассира.

На внутренних листах журнал разделяется на две части – приходную и расходную:

• В приходной таблице (по четным страницам) указывается информация о том, в каком объеме были получены денежные средства рядовым кассиром. Каждая операция отражается по дням, соответственно, все из них имеют собственную дату. Во второй графе отражается сумма наличности, которая в качестве остатка имеется в кассе подразделения. Затем прописывается сумма денежных средств, переданная работнику для совершения кассовых операций, и закрепляется его собственноручной подписью.
  Кроме того, в этой части отражаются данные по приходным операциям, которые были осуществлены кассиром структурного подразделения в течение всего дня.
• В расходной таблице (по нечетным страницам) показываются данные, которые связаны с расходованием денежных средств на проведение каких-либо операций. Самые главные графы в ней – сколько наличных средств и оплаченных документов сдано рядовым кассиром старшему с указанием итоговой суммы по этим двум графам. Данные цифры проверяются и подписываются главным кассиром.
  В последней графе проставляется остаток имеющейся наличности, который будет на руках сотрудника по окончании рабочего дня. Он рассчитывается как остаток средств на начало плюс сумма полученных средств и минус сумма возвращенных денег и платежных документов. Показатель остатка средств на конец дня в точности переносится в приходную часть на начало следующего рабочего дня.

Необходимо отметить, что данный регистр бухгалтерского учета составляется отдельно на каждый год, а остатки из предыдущего года переносятся в следующий.