Как правильно вести журнал учёта счетов-фактур?

Книга регистрации счетов-фактур – документ, который заполняют все посредники для последующей передачи в налоговую инспекцию.

Делается это для того, чтобы у налоговой была возможность следить за суммами продаж и оплаты услуг, реализуемых предприятием через посредника, и на основе этих наблюдений делать вывод о том, адекватен ли размер налоговых отчислений организации.

Кто и когда его заполняет?

В понятие «посредники», которым предписано заполнение документа, входят:

• Комиссионеры и агенты – посредники, от своего имени действующие вместо других людей: осуществляющие работу с документами, поиск и покупку недвижимости, рекламу чужих товаров и услуг.
• Экспедиторы – организующие поставки других людей с использованием услуг наемных специалистов, но сами занимающиеся исключительно организационной частью вопроса.
• Застройщики – организующие строительство с использованием услуг профессиональных строителей, но не участвующие в нем непосредственно.

Заполняться книга должна всякий раз, когда появляется новый счет-фактура, требующий учета. Интересно, что посредник, реализующий товары, заполнять ее не должен, поскольку в процессе не образуется счетов-фактур, которые требовалось бы учитывать.

Последние изменения в ведении документа вы можете узнать из следующего видео:

Какие счеты-фактуры требуют регистрации?

Существуют частные случаи, требующие регистрации, однако в общем виде к счетам, которые нужно зафиксировать, относят:

• Выставленные посредниками от их имени покупателю, заинтересованному в покупке их услуг, товаров, работ, прав на имущество.
• Выставленные заказчиками покупателю за те услуги, товары и права, которые реализовал посредник.
• Выставленные заказчику посредником за приобретенные для него услуги, товары и права.
• Выставленные продавцом заказчику за приобретенные у него с помощью посредника услуги, товары и права.

Счета, которые должен оплатить заказчик, чтобы заплатить посреднику за работу, нигде не регистрируются кроме налоговой декларации, по которой потом можно будет отследить этот платеж.

Заполняется журнал каждый квартал, срок сдачи в ФНС – до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если вас интересует, когда выписывается счет-фактура, прочтите эту статью.

Для чего нужна товарно-транспортная накладная – вы можете узнать в этом материале.

Правила и порядок заполнения

Книгу можно вести двумя способами:

• На бумаге. Поскольку бумажная бухгалтерия постепенно отмирает из-за больших затрат времени и сил, которые уходят на ведение, оформлять документ на бумаге могут только налоговые агенты и плательщики НДС.
• В электронном виде. Поскольку такое заполнение подразумевает множество плюсов, можно отправить документы в налоговую электронным письмом – оно считается более целесообразным и давно уже поставлено на поток.

В любом случае, в каком бы виде не заполнялся журнал, сдавать его придется в электронной форме, что указано в п. 5.2 ст. 174 НК РФ, потому и заполнять его лучше сразу на компьютере. Делать это нужно в хронологическом порядке, не допуская ошибок.

В первой части документа («Выставленные счета») по графам:

1. Номер записи.
2. Дата выписки.
3. Код операции.
4. Номер и дата счета.
5. Номер и дата его исправления.
6. Номер и дата счета, если он корректировочный.
7. Номер и дата его исправления.
8. Покупатель.
9. Его ИНН/КПП.
10. Наименование продавца.
11. Его ИНН/КПП.
12. Номер и дата счета (из графы 4).
13. Наименование валюты, ее код.
14. Стоимость услуг или товаров.
15. НДС.
16. Разница в стоимости по корректировочному счету в случае уменьшения.
17. В случае увеличения.
18. Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
19. При увеличении.

При этом, если покупателей было несколько, допустимо указать их через точку с запятой, если счет был выставлен один на всех. Если каждый заказчик или покупатель спровоцировал появление новой фактуры, начинать следует с самого начала.

Во второй части («Принятые счета») указывают:

1. Номер записи.
2. Дата получения.
3. Код способа выставления.
4. Код вида операции.
5. Номер счета.
6. Дата его составления.
7. Номер счета, если он корректировочный.
8. Его дата.
9. Номер исправления.
10. Его дата.
11. Наименование продавца.
12. Его ИНН/КПП.
13. Наименование и код валюты.
14. Стоимость товаров или работ.
15. В том числе НДС.
16. Разница в стоимости по корректировочному счету в случае уменьшения.
17. В случае увеличения.
18. Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
19. При увеличении.

Заполнять документ нужно максимально аккуратно – за ошибку посредника могут оштрафовать.