Как выставить счет на оплату: образец

Оплата счетовСегодня счет является обычным документом, который служит основанием для согласования с руководством оплаты по безналичному/наличному расчету.

В нем указывается продавец или исполнитель определенной работы (в качестве юридического лица или ИП), номер расчетного счета и реквизиты банка, адрес, перечень товаров или услуг, которые подлежат оплате. Должны быть указаны количество, цена и, в случае необходимости, НДС. Дата и номер нужны только для внутреннего документооборота. Его можно выставить по факсу, по почте, передать с курьером, доставить лично, в электронном виде.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

  • организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
  • организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
  • организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Формирование документа

Зачем нужен счет

Кроме выставления счета другого способа ускорения расчета между сторонами пока не существует. Счет выступает в качестве предварительного соглашения, когда продавцом назначаются цены на свой товар, а покупателем производится оплата на его основании (без фактического наличия договора), остальные документы оформляются по факту получения товара. В таком случае счет выписывают обычно в одном экземпляре.

В финансовой сфере выставление счета-фактуры считается серьезным хозяйственным документом. Применяют его в основном юридические лица и ИП плательщики НДС.

Такой счет может быть выставлен продавцом (или исполнителем) после продажи товаров или услуг. Используют его с целью подтверждения уплаты НДС и акцизного сбора. К тому же, он может информировать о стране происхождения товара, содержит сведения о номере таможенной декларации (если товар импортирован). Выписывается он по строго установленной форме и считается основанием для вычета сумм НДС с покупателя. Оформляется в двух экземплярах.

Можно ли выставить счет от физического лица?

Счет от физлица по безналуПоскольку физические лица, не зарегистрированные как ИП, не платят НДС, а счет может быть выставлен только организацией или ИП с НДС, напрямую данная функция им недоступна.

Любая серьезная компания не станет оплачивать счет, выставленный физическим лицом, подставляя себя под налоги. Или придется оформить ИП/ЗАО/ООО, чтобы иметь возможность выставлять счета, или составлять с организацией договор на предоставление определенного вида услуг, а она производит оплату как физлицу за выполненную работу. Так что, с юридической точки зрения физическое лицо и выставление счета понятия несовместимые.

Документы для оплатыИнформация о том, как получить копию ИНН физического лица через интернет, содержится в этой статье.Если вам интересно, нужно ли уведомление об открытии расчетного счета налоговой или других органов, узнайте об этом отсюда.

Счет на оплату от ИП или ООО

Сегодня не существует формы, утверждающей вид счета или предполагающей его стандарт. Он даже не считается бухгалтерским подотчетным документом. Выписывают и выставляют на оплату счет в электронном или в бумажном виде. Обязательно указывают следующее:

  • реквизиты ИП или юридического лица (идентификационный код, название организации, ее правовая форма и юридический адрес);
  • реквизиты обслуживающего банка (наименование, адрес, расчетный и корреспондентский счета, БИК);
  • коды (ОКПО, ОКОНХ).

После указания ИП своих реквизитов и реквизитов покупателя, проставляется номер счета и дата его формирования и указывается наличие или отсутствие НДС. В конце документа ИП необходимо указать фамилию, инициалы и поставить подпись. Печать ставить не обязательно.

Чаще всего счет создается в стандартной офисной программе Excel или Word: там необходимо сделать шаблон, в который в дальнейшем будут вноситься данные.

Еще лучше пользоваться специальной программой, которая формирует счета. К тому же, она будет автоматически вести учет всех совершенных сделок, существенно упрощая ведение бухгалтерской отчетности. Она так же позволит отслеживать оплату счетов, исключая появление ошибок, например, перечисление денег на другой счет.

На следующем видео — выписка счета в программе 1С 8.2:

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода. Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

  • исходящий и входящий собственный номер;
  • имя, контактные данные продавца;
  • сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
  • дату выписки;
  • данные о компании и налогообложении;
  • дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;
  • номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
  • итоговая сумма;
  • платежные условия;
  • и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.

Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать. Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.
Заполнение документа

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

  • Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
  • Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры — в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
    В пункте 3 ст.  168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
  • Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
  • На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
  • Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
  • Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

7 (499) 703-52-19 (Москва)

+7 (812) 309-68-13 (Санкт-Петербург)

8 (800) 333-45-16 доб. 193 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Автор статьи:
-
0
+
Отправить комментарий

Комментарии посетителей
Марина Ответить

Скажите пожалуйста, могут ли быть выставлены счета на оплату с одинаковыми номерами в одном месяце одному покупателю?

Консультант (Эксперт) Ответить

Счетам на оплату одному покупателю должны быть присвоены разные номера.
Если покупатели разные — можно использовать одинаковые номера.

Бесплатная консультация:

+7 (499) 703-52-19

Москва

+7 (812) 309-68-13

Санкт-Петербург
Анатолий Ответить

Технически счет может быть и без номера, и с одинаковыми номерами, но вы запутаете себя и своих клиентов.

Александр Ответить

Прикрепленный к материалу образец выставлен от ООО «Система». Подскажите, если счет выставляет ИП, то в образце мы ООО «Система» заменяем на Индивидуальный Предприниматель Иванов И.И.?
Еще, если у ИП нет бухгалтера, то в строках Руководитель и Бухгалтер нужно указывать одно и то же лицо?

Евгений (Консультант) Ответить

Счет на оплату или счет-фактуру можно сформировать, как правило, двумя путями:
— посредством программы 1С (в электронном виде по шаблону);
— на готовом бланке (или распечатать таковой на принтере через компьютер).
Т.е. вы можете, используя представленный на сайте образец, поменять название предприятия на свое — ИП Иванов А.А., например. Равно как и вправе расписаться за бухгалтера, если им и являетесь в одном лице. У многих предприятий за них чаще расписывается оператор, если нет специального уточнения по нему, а также присутствует место для росписи кладовщика, если товар выдается со склада и предприятие не создает отдельные фактуры на выдачу.
На самом деле основным документом для оплаты на практике все же принято считать ТТН (товарно-транспортную накладную), где строго указываются все реквизиты продавца и покупателя, вплоть до адреса получения, с росписью, расшифровкой росписи и печатью получателя. Счет-фактура по той же сложившейся практике чаще менее формальна.

Ксения Ответить

Я ООО. Подскажите могу ли я оплачивать счета от ЖКХ наличкой как физ. лицо или обязательно надо делать это через расчетный счет?

Елена Ответить

Вы можете оплатить наличкой, но тогда вам нужно будет провести эти деньги через авансовый отчет, т.е. снять средства с расчетного счета, затем выдать их оформленному у вас сотруднику, и после оплаты ЖКХ прикрепить квитанции к авансовому отчету.

мари Ответить

Помогите,пжлт,возможно ли в счете не расшифровывать услуги и материалы, а просто указать ОПЛАТА Услуг ПО ДОГОВОРУ №….,когда в договоре прописаны все оказываемые услуги?Спасибо.

Евгений (Консультант) Ответить

Понимаете какая ситуация, счет-фактура отражает перечень, пропуская шапку документа, товаров (услуг) с указанием единицы измерения, количества, цены за единицу, НДС, цена за всю позицию и в конце итоговая сумма. Т.е. по сложившейся практике, теоретически, вы можете так написать. Однако, например, в ТТН вы будете все же обязаны дать полный перечень товаров и услуг, либо же приложить смету согласно договора во избежание затруднения споров, если до этого дойдет — это все-таки финансовый документ.

И это в ваших же собственных интересах. Например, изложить запись так: Оплата услуг согласно сметы такой-то к договору такому-то. И прикрепить смету. Т.е., возвращаемся к тому, что вам все же придется в счет-фактуре отразить все.

Дмитрий Ответить

В принципе, такое возможно и это не будет являться неправильным. Но! В этом случае необходимо будет делать акты сдачи/приемки выполненных работ. Из чего-то же надо будет вычислять налогооблагаемую базу и рассчитывать затраты компании. А так в основании платежа спокойно можно прописывать — Оплата по договору ….

Эльвира Ответить

Добрый день подскажите, пожалуйста, можно ли в одном счете выставлять две услуги одновременно одну с НДС, другую без НДС
Спасибо

Александр Ответить

Согласно Закона о ведении бухгалтерского учета счета не являются документом для ведения бухгалтерского учета и составляются в произвольной форме ( форма счета не не имеет утвержденной формы строгого образца или унифицированного бланка). Следовательно Вы можете в одном счете указывать суммы, как с НДС, так и без НДС.

Евгений (Консультант) Ответить

Здравствуйте!
Ваш вопрос не совсем понятен. НДС обязателен для ИП, ООО, кто не работает по упрощенной схеме налогообложения, не является сельхозпредприятием (т.е. уплачивает сельхозналог) и не на ЕНВД по отдельно оговоренным в законе видам деятельности (ст. 26.1, 25.2, 26.3 НК РФ). Поэтому, отражая в счет-фактуре услугу с НДС и без НДС что в одной счет-фактуре, что в отдельных, вы тем самым прямо нарушаете закон только и обязательно с НДС!

Екатерина Ответить

Доброго времени суток! Подскажите пожалуйста,законно ли увеличивать сумму в счёте при безналичном расчёте после предварительно озвученной меньшей суммы при оплате наличными? Например: стоимость оказанных услуг по счёту 15000 руб. При желании оплатить счёт безналом сумма в счёте изменилась до 15500 руб. Пояснив,что расчёты по безналу оцениваются дороже. Спасибо !

Евгений (Консультант) Ответить

Здравствуйте!
Предприятие, за исключением государственных и муниципальных, вправе назначать и утверждать прейскурант отпускных цен как по наличному так и по безналичному расчету, если конкретные товары или услуги не регулируются законодательством РФ (не входят в утвержденные перечни по величине максимальных отпускных цен), равно как если по конкретным товарным группам и услугам российским законодательством не установлен предел максимальной наценки (например, по молочным продуктам — не более 10%, насколько я помню, т.е. группа социально значимых товаров). Иными правилами по размерам наценки продавец не ограничен, т.к. в РФ провозглашена свобода ценообразования..
Разница в цене по наличному и безналичному расчету, как правило, связана с тем, что продавец закладывает в цену по б\н расходы по стоимости операций по банковскому обслуживанию.

Анна Ответить

Добрый день! ИП выставил счёт на оплату за оказание услуг ООО «А», фирма «А» запросила переделать документы, Т.к производилась оплата через фирму «б». Нужно ли ИП переделывать документы, если с фирмой «б» не заключался договор и ранее о ней не было ничего известно?