Образец приказа об изменении штатного расписания в 2019 году
Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.
Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.
Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.
На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.
Кто подготавливает приказ?
Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации. Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.
Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.
Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:
- отдела по работе с персоналом;
- бухгалтерии;
- отделом юридической службы.
После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.
В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?
Внесение изменений в штатное расписание проводится:
- в связи с увеличением или сокращением штата;
- если временно или постоянно вводится новая должность;
- если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
- в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.
Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.
Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.
В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:
«В связи с производственной необходимостью, приказываю:
- Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
- Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»
В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.
Посмотреть правила и образец заполнения штатного расписания предприятия можно в этом материале.
О том, как выглядит образец заполнения заявления по форме Р14001, можно почитать в этой статье.
Внесение изменений в документы сотрудников
В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение. В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.
Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:
- Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты – 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
- Приказ на данного сотрудника на совмещение.
В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:
- должность, подразделение;
- на какой срок;
- условия совместительства;
- размер оклада;
- другие условия.
Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.
В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:
- Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
- В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
- В случае несогласия – приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.
Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.