Для чего нужен и как заполнить приказ о командировке подотчетного лица в 2023 году

Разъяснение, что такое служебная командировка, конкретно указано в Трудовом кодексе России. По закону под это определение попадает поездка работника в конкретное место длительностью более 1 суток.

Цель – выполнение конкретных служебных заданий исходя из распоряжений руководителя. Сюда также относится:

• посещение работником филиала компании, который удален от места его регулярной работы;
• посещение головной организации, если территорией работы гражданина является обособленное подразделение;
• посещение центральной организации удаленными работниками.

Все вышесказанное касается исключительно граждан, чьи трудовые договора оформлены и лежат в отделе кадров. Не могут быть направлены в такого рода поездку беременные женщины и молодые люди, не достигшие совершеннолетия.

Факт поездки фиксируется соответствующим приказом. Составленный документ носит распорядительный характер.

Кто его составляет и подписывает?

Оформление приказа берет на себя специалист отдела кадров либо сотрудник, на которого возложены эти обязанности. Подписывает его руководитель организации. Документ также может иметь форму распоряжения, тогда его вправе заверить подписью и другие уполномоченные лица. После издания приказ необходимо довести до сведения сотрудника под подпись.

Он может быть составлен на бланке организации. Однако чаще применяются специально разработанные и утвержденные унифицированные формы:

• Т-9 – когда выполнять служебное задание направляется один человек;
• Т-9а – для двух и более человек.

Дополнительные документы

Долгое время приказ о командировке дополнялся целым перечнем других документов. Это:

• служебное задание;
• журнал для регистрации уехавших и прибывших работников;
• командировочное удостоверение;
• отчет сотрудника о проведенной работе;
• авансовый отчет.

В конце 2014 года вышло постановление Правительства, которое внесло определенные корректировки в документальное оформление командировок. Так, служебное задание, отчет о проведенной работе и командировочное удостоверение больше не являются обязательными. При этом использовать их не запрещено, если того требуют внутренние правила организации.

Тем не менее, для отчета по поездке и установления срока командировки достаточно следующих документов:

• проездные билеты;
• служебная записка, к которой приложены путевые листы, квитанции, чеки – если работник перемещался на собственном транспорте.

Информация о том, нужно ли оформлять данный документ, представлена на видео:

Порядок заполнения форм

Бланки по формам Т-9 и Т-9а имеют несколько пунктов, которые должны быть прописаны в соответствии с требованиями:

• Дата оформления приказа с присвоением индивидуального номера. Здесь же нужно указать данные организации, в т.ч. ОКПО.
• Данные командируемого: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение.
• Пункт назначения. Если ранее было составлено служебное задание, то место следования должно ему соответствовать. В случае командировки за границу необходимо указать страну, если предполагается поездка по России, делать этого не требуется.
• Сроки поездки. Началом считается день выезда из города, окончанием – день возвращения. При этом, даже если сотрудник вернулся вскоре после полуночи, к примеру, в час или два ночи, в число командировочных дней вписываются сутки полностью. Этот аспект важен и часто вызывает путаницу среди кадровиков. Срок указывается цифрами.
• Цель поездки. Она напрямую связана со служебным заданием. Прописывается кратко.
• Средства, за счет которых планируется командировка. Этот раздел не обязателен, заполняется по необходимости.
• Подписи руководителя и сотрудника с расшифровками, дата подписи. Указывается в следующем порядке: день, месяц, год – цифрами.

После того, как все пункты заполнены, приказ регистрируется, ему присваивают номер с буквами. Обычно используют индекс «ск». Регистрационный номер кадровик пишет от руки.

Количество экземпляров и сроки хранения

Нормативные акты, относящиеся к приказу, никак не регламентируют количество экземпляров. На практике обычно делается столько копий, сколько необходимо структурным подразделениям организации согласно правилам внутреннего документооборота.

Для небольшой организации наиболее удобным будет оформить приказ о направлении в командировку в одном экземпляре и положить его в общую папку, где хранятся все бумаги, касающиеся личного состава.

В больших компаниях приказ обычно имеет несколько копий: для руководителя, бухгалтерии, отдела кадров и структурного подразделения, к которому относится работник (отдел, цех и т. д.).

Срок хранения документа зависит от типа командировки и стоящих перед работником задач:

• 75 лет, если речь идет о длительной зарубежной поездке. Длительный срок обусловлен тем, что выезд подобного рода является существенным фактом трудовой биографии работника.
• 5 лет, если командировка стандартная краткосрочная.

В обязанности работодателя входит ведение строгого учета всех сотрудников: как находящихся в командировке, так и тех, что прибыли к нему. Для этого должен быть создан специальный журнал – отличный от того, в который заносятся приказы о направлении в поездки.