Для чего нужен и как заполнить приказ о командировке подотчетного лица в 2023 году

документы для поездкиРазъяснение, что такое служебная командировка, конкретно указано в Трудовом кодексе России. По закону под это определение попадает поездка работника в конкретное место длительностью более 1 суток.

Цель – выполнение конкретных служебных заданий исходя из распоряжений руководителя. Сюда также относится:

  • посещение работником филиала компании, который удален от места его регулярной работы;
  • посещение головной организации, если территорией работы гражданина является обособленное подразделение;
  • посещение центральной организации удаленными работниками.

Все вышесказанное касается исключительно граждан, чьи трудовые договора оформлены и лежат в отделе кадров. Не могут быть направлены в такого рода поездку беременные женщины и молодые люди, не достигшие совершеннолетия.

Факт поездки фиксируется соответствующим приказом. Составленный документ носит распорядительный характер.

Кто его составляет и подписывает?

оформление бумагОформление приказа берет на себя специалист отдела кадров либо сотрудник, на которого возложены эти обязанности. Подписывает его руководитель организации. Документ также может иметь форму распоряжения, тогда его вправе заверить подписью и другие уполномоченные лица. После издания приказ необходимо довести до сведения сотрудника под подпись.

Он может быть составлен на бланке организации. Однако чаще применяются специально разработанные и утвержденные унифицированные формы:

  • Т-9 – когда выполнять служебное задание направляется один человек;
  • Т-9а – для двух и более человек.

служебная поездкаИнформация о том, как осуществляется расчет командировочных в 2023 году, приведена здесь.

Зачем нужен и как заполняется журнал регистрации входящих документов – читайте в этой статье.

Дополнительные документы

Долгое время приказ о командировке дополнялся целым перечнем других документов. Это:

  • служебное задание;
  • журнал для регистрации уехавших и прибывших работников;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет сотрудника о проведенной работе;
  • авансовый отчет.

В конце 2014 года вышло постановление Правительства, которое внесло определенные корректировки в документальное оформление командировок. Так, служебное задание, отчет о проведенной работе и командировочное удостоверение больше не являются обязательными. При этом использовать их не запрещено, если того требуют внутренние правила организации.

Тем не менее, для отчета по поездке и установления срока командировки достаточно следующих документов:

  • проездные билеты;
  • служебная записка, к которой приложены путевые листы, квитанции, чеки – если работник перемещался на собственном транспорте.

Информация о том, нужно ли оформлять данный документ, представлена на видео:

Порядок заполнения форм

Бланки по формам Т-9 и Т-9а имеют несколько пунктов, которые должны быть прописаны в соответствии с требованиями:

  • Дата оформления приказа с присвоением индивидуального номера. Здесь же нужно указать данные организации, в т.ч. ОКПО.
  • Данные командируемого: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение.
  • Пункт назначения. Если ранее было составлено служебное задание, то место следования должно ему соответствовать. В случае командировки за границу необходимо указать страну, если предполагается поездка по России, делать этого не требуется.
  • Сроки поездки. Началом считается день выезда из города, окончанием – день возвращения. При этом, даже если сотрудник вернулся вскоре после полуночи, к примеру, в час или два ночи, в число командировочных дней вписываются сутки полностью. Этот аспект важен и часто вызывает путаницу среди кадровиков. Срок указывается цифрами.
  • Цель поездки. Она напрямую связана со служебным заданием. Прописывается кратко.
  • Средства, за счет которых планируется командировка. Этот раздел не обязателен, заполняется по необходимости.
  • Подписи руководителя и сотрудника с расшифровками, дата подписи. Указывается в следующем порядке: день, месяц, год – цифрами.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк формы Т-9 и Т-9а, а также образец заполнения документа

После того, как все пункты заполнены, приказ регистрируется, ему присваивают номер с буквами. Обычно используют индекс «ск». Регистрационный номер кадровик пишет от руки.

Количество экземпляров и сроки хранения

требуемые документыНормативные акты, относящиеся к приказу, никак не регламентируют количество экземпляров. На практике обычно делается столько копий, сколько необходимо структурным подразделениям организации согласно правилам внутреннего документооборота.

Для небольшой организации наиболее удобным будет оформить приказ о направлении в командировку в одном экземпляре и положить его в общую папку, где хранятся все бумаги, касающиеся личного состава.

Документу необходимо присвоить порядковый номер и зарегистрировать в Книге приказов.

В больших компаниях приказ обычно имеет несколько копий: для руководителя, бухгалтерии, отдела кадров и структурного подразделения, к которому относится работник (отдел, цех и т. д.).

Срок хранения документа зависит от типа командировки и стоящих перед работником задач:

  • 75 лет, если речь идет о длительной зарубежной поездке. Длительный срок обусловлен тем, что выезд подобного рода является существенным фактом трудовой биографии работника.
  • 5 лет, если командировка стандартная краткосрочная.

В обязанности работодателя входит ведение строгого учета всех сотрудников: как находящихся в командировке, так и тех, что прибыли к нему. Для этого должен быть создан специальный журнал – отличный от того, в который заносятся приказы о направлении в поездки.

Автор статьи:
-
0
+
Отправить комментарий