Служебная записка: что это такое и как ее правильно написать

Служебная записка – один из широко распространенных документов на предприятиях любых отраслей и форм собственности. Относится к информационному виду внутренних записок. Является своеобразным способом общения как между отдельными специалистами, так и целыми подразделениями.

В ГОСТах и справочниках по делопроизводству нет упоминаний об этом документе. На практике все причисляют их к разновидностям докладных. Помимо них существуют объяснительные записки.

Применение и цели

В каждой организации возникает необходимость в передаче каких-либо данных. Служебная записка позволяет сделать запрос, заявку или предупреждение в письменной форме.

Примечательно, что направлять ее принято исключительно равным по рангу сотрудникам. Например, инженер может адресовать записку такому же специалисту, а руководитель отдела – другому начальнику подобного подразделения.

Цели написания различают следующие:

• информирование;
• инструктаж;
• сопровождение документа;
• просьба;
• предложение (например, на премирование сотрудника);
• заявка (например, на приобретение канцтоваров).

Чаще всего они содержат просьбу об обеспечении материально-техническими средствами, доступа к нужным местам, создания определенных условий. Практикуется их написание с целью создания командировочных удостоверений.

После поступления к адресату в обязательном порядке происходит процесс регистрации в журнале и присвоение порядкового номера для идентификации. Разрешено использовать автоматизированную либо карточную систему. При наличии дополнительных внутренних правил деловой этики, оборота документации, различных менеджментов создание и действия с запиской меняются.

О том, как создать данный вид документации в программе DirectumRX, вы можете посмотреть на следующем видео:

Как ее грамотно писать и оформлять

Если у предприятия есть свой собственный шаблон для писем с официальным бланком, то записки пишут на нем ручным способом или посредством компьютерной техники. Не считается нарушением ее создание на чистом листе.

В ней необходимо написать:

• Сверху указывают название отдела, дату написания.
• Ниже слева пишут тему, желательно уместить ее в одно небольшое предложение или несколько слов.
• Напротив подразделения обозначают адресата, по правому краю.
• Если записка является ответом, то необходимо написать номер входящего документа.
• Содержание также предполагает наличие фамилии отправителя и его должности.
• Текст документа должен состоять из двух частей – объяснительной и основной. В первой описывают проблему (просьбу, заявку), во второй – пример конкретного решения.
• Внизу составитель ставит подпись, а в скобках указывает фамилию и инициалы.

Оформление служебных записок аналогично докладным. Хранятся они по правилам документооборота. Когда они не касаются личных дел сотрудников, срок составляет 3 года. В остальных случаях смотрят по области применения. В отделе кадров они сохраняются дольше.

Иногда с помощью таких документов можно решить финансовые вопросы. Ярким примером тому служит записка на премию, о поощрении работника или просьба о возмещении ущерба. Тогда в тексте обозначают четкие цифры, конкретную проблему или причину, которая стала поводом для обращения подобного рода. Записки с аналогичными темами должны храниться в бухгалтерии, так как являются объяснением финансовых операций компании.

Важно, чтобы текст был грамотным, ведь это полноценный документ, который может стать доказательством или же опровержением фактов в некоторых ситуациях.