Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту в ПФР?
В век бурного развития коммуникационных технологий многие предприятия, вынужденные страховать своих сотрудников, не хотят тратить время и средства на заполнение бумажных документов для Пенсионного фонда и их передачу в региональное отделение.
Государство пошло навстречу предпринимательству и разрешило подавать всю отчётность по страхованию работников в электронном виде. Чтобы подключиться к электронной системе документооборота, работодатель должен заполнить и отправить в местное отделение ПФР несколько документов, в числе которых значится и заявление.
Что это за документ?
Заявление, подачей которого руководство фирмы удостоверяет свою готовность перейти на систему документооборота через интернет, представляет из себя бланк с некоторыми сведениями об организации, интересующими Пенсионный фонд (в частности, сюда включаются сведения о физических, юридических лицах и форме шифрования предоставляемых данных).
Документ, представляемый в ПФР, необходим для того, чтобы пенсионная служба получила оформленное согласие работодателя на переход на электронную систему взаимного обмена бумагами и получила возможность перевести фирму на такой документооборот.
Варианты и сроки подачи
Законодательство в сфере пенсионного страхования предусматривает несколько вариантов подачи документации организацией в ПФР:
- Сдача отчёта через спецоператора. В интернете можно найти немало предложений от компаний, чьим основным профилем деятельности является обеспечение электронного обмена документами между ПФР и фирмами. Каждый спецоператор имеет свою систему шифрования, поэтому в заявлении обязательно нужно указать, с помощью какого алгоритма будет передаваться вся сопроводительная документация.
Данный способ подачи необходимых бумаг обязателен для фирм со штатом сотрудников более 50 человек. Более мелкие организации вправе выбрать второй способ. - Сдача отчёта специальной компанией. Если бухгалтер не желает вникать во все тонкости процедуры подключения к системе электронного обмена информацией, предприятие может поручить все действия специализированной организации. При выборе такого варианта необходимо заключить с компанией, предложившей наилучшие условия, договор аутсорсинга. Чтобы сторонняя организация смогла оперировать личными данными сотрудников, руководству фирмы, осуществляющей переход на электронную отчётность, необходимо получить письменное согласие всех служащих на передачу и использование их данных другой компанией.
Документ можно подавать до 20-го числа второго месяца, предшествующего отчётному периоду. Так, если организация планирует перейти на электронный документооборот с ПФР с третьего квартала 2016 года, бумага должна быть передана в региональное отделение фонда не позднее 20 мая этого года.
Вся информация о методиках аудита кассовых операций представлена здесь.
Что нужно в нем указать?
Согласно типовой форме документа, работодатель должен предоставить следующие сведения:
- Информация об участнике, являющимся юридическим лицом. Организация, выплачивающая страховые взносы на будущую пенсию сотрудников, должна предоставить в фонд пенсионного страхования следующие сведения:
- полное наименование компании;
- ИНН;
- КПП;
- контактные данные (телефоны, e-mail);
- регистрационный код в Пенсионном фонде;
- юридический адрес;
- фактический адрес местонахождения.
- Информация об участнике, являющимся физическим лицом. Физические лица должны представить следующие данные:
- ФИО;
- ИНН;
- контактные данные (телефоны, e-mail);
- паспортные данные;
- номер, под которым физлицо зарегистрировано в ПФР;
- адрес, по которому зарегистрировано физическое лицо;
- адрес, по которому оно фактически проживает.
- Сведения об организации, предоставляющей услуги передачи данных и шифрования:
- полное название оператора;
- тип СКЗИ (средства криптозащиты информации).
Порядок отправки необходимой документации в ПФР через одного из операторов вы можете посмотреть на следующем видео:
Дальнейшие действия
После подачи заявления работодатель должен совершить следующие действия:
- Дождаться рассмотрения документов Пенсионным фондом и одобрения заявки (может занять от одной недели до одного месяца).
- Подписать с региональным отделением фонда соглашение о переводе на электронное взаимодействие (документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых передаётся работодателю, а другой остаётся на хранение в государственном учреждении).
- После того, как Пенсионный фонд вернёт работодателю подписанные со своей стороны заявление и соглашение, организация может начать осуществление настройки программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмениваться с ним всеми необходимыми данными.