Как оформить материальную помощь сотруднику

Работники предприятий нередко обращаются к руководству с просьбой о выдаче им материальной помощи. Если принимается положительное решение – одномоментно возникает масса сложностей, связанных с порядком обложения выплат страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц.

Матпомощь сотруднику

В законодательстве точного определения термину «материальная помощь» не дано. Поэтому обычно руководствуются тем, что это передача работникам предприятия денежных или любых материальных средств помимо оплаты труда, связанная с их неотложными нуждами.

Работодатель не обязан оказывать помощь сотрудникам, но вправе это делать по собственному усмотрению. Зачастую возможность оказания матпомощи указывается в коллективном или трудовом договорах с целью улучшить условия на предприятии и повысить лояльность работников.

В этом случае максимально точно прописываются возможные причины выплаты, сроки, размер и дополнительные условия получения денежных средств.

Размер и виды

Размер и виды матпомощиВозможные цели, на которые может оказываться матпомощь:

  • рождение ребенка;
  • необходимость в срочном лечении;
  • смерть членов семьи;
  • чрезвычайные происшествия – пожары, наводнения.

Возможна выплата помощи и к отпуску либо к праздничным датам (например, день энергетика).

Для всех работников предприятия, включая филиалы, основания для предоставления помощи должны быть одинаковыми. Основное требование к выплатам – они не должны быть стимулирующими, т. е. зависеть от результатов труда, и не должны иметь постоянного характера, т. е. выплачиваться не более одного раза за отчетный год.

Существует правило: одно событие – одна выплата в течение года.

Порядок оформления

Для правильного оформления матпомощи необходимо заявление работника. В нем указывается основание для ее получения. К заявлению обязательно прилагаются документы, обосновывающие цель выплат: копии свидетельства о рождении, счет из лечебного учреждения, при краже имущества — справка об ущербе из полиции, при чрезвычайных происшествиях – справка из МЧС РФ.

В случае смерти необходимо свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство с умершим: свидетельства о рождении, смене фамилии, браке.

Заявление на материальную помощь может подаваться в любое время. Помощь при рождении ребенка – единственное исключение: выплата не облагается налогом на доходы, если заявление подано в течение года и не превышен лимит.

В случае утвердительного решения руководства организации на основании заявления выпускается приказ. Его форма не унифицирована, но установлен перечень обязательных пунктов:

  • ФИО сотрудника, которому выплачивается помощь;
  • цель выплаты;
  • указание на обосновывающие документы, с приложением их копий;
  • сроки выплаты;
  • утвержденная сумма;
  • источник денежных средств.
Заявление на выплату материальной помощиСкачать документ
Приказ о выдаче материальной помощиСкачать документ

Источники выплаты

Источники выплат матпомощиВыплата может быть произведена за счет фонда заработной платы, за счет текущей прибыли или прибыли прошлых лет. Если принято решение осуществить выплату из фонда оплаты труда, обязательно нужно отразить возможность матпомощи в трудовом и/или коллективном договоре.

Лучше если это будет положение о порядке выдачи материальной помощи. В случае его отсутствия оформляется допсоглашение к трудовому договору.

Чтобы произвести выплату из прибыли прошлых лет, обязателен протокол решения общего собрания акционеров (для АО) или участников (в случае ООО). Даже если в организации один акционер (участник), наличие решения в письменном виде является обязательным.

Принципы налогообложения

Размер матпомощи не ограничен, его можно определить для всей организации, выпустив Положение, либо рассматривать каждый случай в отдельности. Часто при выплате ориентируются на предельные суммы помощи, не облагаемые налогами.

Налог на прибыль

Никакую материальную помощь нельзя учитывать в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Единственное исключение – выплата к отпуску в случае, если она оговорена коллективным либо трудовым договором, установлена в процентах к заработной плате и зависит от качества выполнения сотрудником своих обязанностей.

Такая материальная помощь является расходами на оплату труда и уменьшает налоговую базу (подробнее — Письмо Минфина России №03-03-06/1/43912 от 02 сентября 2014 г.).

Страховые взносы

Федеральный закон от 24.07.2009 №212-ФЗ устанавливает перечень видов материальной помощи, на которые не производится начисление страховых взносов:

  • выплаты пострадавшим при чрезвычайных ситуациях и терактах для компенсации им материальных потерь или на лечение;
  • помощь, связанная со смертью членов семьи;
  • при рождении, усыновлении ребенка, взятии его под опеку, если выплата меньше 50000 рублей;
  • иные виды материальной помощи, выплаченные единожды и не превышающие 4000 рублей.

Все остальные разновидности материальной помощи, по мнению ПФР и ФСС, облагаются страховыми взносами.

Воспользоваться лимитом в 50000 рублей при оформлении помощи на рождение ребенка могут оба родителя, лимит при этом сохраняется для каждого. При рождении, усыновлении нескольких детей лимит сохраняется для каждого из них, т. е. при рождении двоих детей страховыми взносами не будут облагаться по 100000 руб. для каждого из родителей. Основание – Письмо Минтруда России от 20.11.2013 №17-3/1926.

НДФЛ

Согласно Налоговому кодексу, НДФЛ взимается со всех доходов как в денежной, так и в натуральной форме.

К перечню доходов, которые НДФЛ не облагаются, относятся:

  1. НДФЛ по матпомощиСуммы, выплаченные по поводу смерти сотрудника или сотрудника, вышедшего на пенсию.
  2. Матпомощь сотруднику (работающему или вышедшему на пенсию) по причине смерти члена его семьи. Членами семьи являются супруг, дети и родители работника. Согласно Письму Минфина России от 14.11.2012 №03-04-06/4-318, выплаты в связи со смертью сестры или брата работника не будут облагаться НДФЛ, если они проживали вместе с сотрудником и вели совместное хозяйство.
  3. Помощь, связанная с терактами внутри РФ или с чрезвычайными ситуациями. Важное исключение: материальная помощь, выдаваемая в связи с терактом или ЧС, не обязана быть единоразовой для освобождения от НДФЛ.
  4. Суммы матпомощи, выплачиваемые при рождении ребенка или его усыновлении, взятии под опеку, если они не превышают 50000 рублей. В этом случае НДФЛ не взимается как с одной, так и с несколько выплат, не превышающих в сумме установленный лимит. В отличие от страховых взносов на каждого ребенка дается 50000 руб., но так, чтобы сумма выплат обоим родителям не превысила лимит (Письмо ФНС РФ от 28.11.2013 №БС-4-11/21330). В связи с этим нужно получить документальное подтверждение того, производились ли выплаты второму родителю. Обычно это форма 2-НДФЛ или трудовая книжка, справка из центра занятости, если второй родитель является безработным.
  5. Иные виды матпомощи, если их сумма за отчетный период не превышает 4000 рублей.

Пример расчета НДФЛ при выплате материальной помощи: в связи с рождением ребенка работнику предприятия с окладом 70000 руб. в январе 2016 года выдана материальная помощь в сумме 30000 рублей. Была предоставлена справка, что супруге работника уже выдана помощь в размере 25000 рублей.

В этом же месяце сотрудник получил подарок на рождение ребенка на сумму 10000 рублей. Итого сумма его доходов за январь составила 110000 руб. (70 + 30 + 10).

НДФЛ в этом случае не облагаются 25000 материальной помощи (50 — 25) и 4000 от стоимости подарка. Облагаемая сумма составит 81000 руб. (70 + (30 — 25) + (10 — 4)). Итого НДФЛ за январь составит 10348 руб. ((81000 — 1400) * 13%, где 1400 – стандартный вычет на первого ребенка).

Бухгалтерский учет

Начисление:

  • Дт 84 – за счет нераспределенной прибыли прошлых лет;
  • Дт 91/2 – за счет текущей прибыли;
  • Дт 20, 26, 44 – за счет фонда оплаты труда;
  • Кт 73 – если помощь предназначена для работника организации;
  • Кт 76 – его члену семьи.

Удержание НДФЛ:

  • Дт 73, 76 Кт 68 – на сумму удерживаемого НДФЛ.

Начисление страховых взносов:

  • Дт 84, 91/2 Кт 69/1,2,3 – на сумму страховых взносов.

Выплата материальной помощи:

  • Дт 73, 76 Кт 50 – если выплата производится из кассы;
  • Дт 73, 76 Кт 51 – если используется безналичный расчет.

Матпомощь может быть выдана из кассы вместе с заработной платой по общей ведомости, а может отдельно, тогда ее выдача оформляется расходным кассовым ордером.

Дополнительная информация по данному вопросу представлена на видео.

Автор статьи:
-
0
+
Отправить комментарий