Как осуществляется оформление и оплата учебного отпуска?

Работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник одновременно учится и работает.

В связи с этим у бухгалтеров возникает много вопросов: каким должно быть корректное оформление отпуска с точки зрения документации, как он должен быть оплачен, всем ли учащимся должен быть предоставлен и что делать, когда работник осуществляет свою трудовую деятельность в нескольких организациях. Ответы на все эти важные вопросы можно найти в этой статье.

Порядок предоставления

Этот вопрос строго регулирует ТК РФ в гл. 26, статьи 173-177. Разберем нюансы процесса получения учебного отпуска пошагово. Работник может его получить в следующих случаях:

• Если он учится в вузе по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры или кадров высшей квалификации.
• Если он обучается по СПО.
• Если он получает основное общее или среднее общее образование очно или заочно.
• Если он поступает на обучение по любой вышеуказанной программе.
• Если он получает образование соответствующего уровня первый раз.
• Если инициатором получения образования выступает сам работодатель, при этом у сотрудника может уже быть диплом этого уровня.
• Если работник трудоустроен в рамках трудового договора. Гражданско-правовые договоры, договоры подряда и оказания услуг не предусматривают получение подобных гарантий и компенсаций.

При этом есть несколько важных моментов, которые необходимо учитывать:

• Если сотрудник проходит обучение не в одном учреждении, оплату и предоставление отпуска он может получить только по одному из них на свой выбор.
• Если лицо работает одновременно в двух организациях: одна основная, другая по совместительству, то отпуск предоставляет также только один работодатель. Со вторым нужно согласовывать этот вопрос в индивидуальном порядке, он имеет право не давать отпуск на этот период или разрешить уйти в него без содержания.
• Сотрудник должен представить документ, подтверждающий наличие государственной аккредитации учебного учреждения.
• Работник вправе воспользоваться данными гарантиями, если он получает образование в учреждении, у которого нет документа о гос. аккредитации, но только в том случае, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором организации.
• Отправить сотрудника в отпуск можно только, если он принес справку-вызов по форме, утверждённой Министерством образования России, но не более чем на срок, предусмотренный Трудовым кодексом РФ. Для студентов вузов это приказ №1368 от 19 декабря 2013, для студентов средне-специальных образовательных учреждений – №4426 от 17 декабря 2002.

Все нюансы предоставления данных гарантий подробно разобраны на следующем видео:

Его длительность

Сроки отпуска по ТК РФ зависят от статуса лица (студент или абитуриент), формы обучения, вида аттестации и курса. Рассмотрим каждый случай подробнее:

• Абитуриенты. Эта категория может уйти в отпуск на 15 календарных дней, но без сохранения зарплаты. При этом неважно, поступает ли студент в ВУЗ или ходит на подготовительные курсы для того, чтобы пройти итоговую аттестацию.
• Студенты вуза, очное обучение, отделение дневное. В данном случае компенсация работнику также не выплачивается, а срок зависит от цели отпуска:
  • На время промежуточной аттестации полагается 15 календарных дней за один год.
  • Сдача государственных экзаменов – 1 месяц, предоставляется однократно за весь период обучения.
  • Подготовка и защита дипломной работы – 4 месяца, также однократно.
• Студенты вуза, заочники, очно-заочная форма, бакалавриат, специалитет и магистратура. Отпуск предоставляется с начислением компенсации исходя из среднего заработка. Срок зависит от курса, формы и цели обучения (полная или сокращенная):
  • Промежуточная аттестация, первый и второй курс, полная форма – 40 календарных дней.
  • Промежуточная аттестация, первый и второй курс, сокращенная форма – 50 календарных дней.
  • Промежуточная аттестация, третий и последующие курсы, полная и сокращенная форма обучения – 50 календарных дней.
  • Государственная итоговая аттестация – до 4 календарных месяцев, в зависимости от учебного плана вуза.
  • Подготовка к государственной итоговой аттестации в период 10 месяцев до момента ее проведения – рабочий день может быть сокращен до 7 часов с сохранением 50% зарплаты на усмотрение работодателя.
• Аспиранты, заочная форма обучения:
  • Ежегодный учебный отпуск с выплатой компенсации в течение 30 календарных дней.
  • Прибавление к нему дней и возмещение денежных средств, затраченных на проезд до места обучения и обратно.
  • Еженедельно – дополнительный выходной с сохранением половины от среднего заработка.
  • Еженедельно – два дополнительных выходных без сохранения заработной платы на последнем курсе обучения на усмотрение аспиранта.
• Второе высшее образование аналогичного уровня. Дополнительно отпуск получить нельзя, если иное не указано в трудовом договоре.

Расчет отпускных

Сумма выплаты рассчитывается исходя из среднедневного заработка работника и получается умножением этой величины на количество дней отпуска.

Из этой суммы удерживается НДФЛ, а также она включается в базу для расчета страховых взносов. Если организация уплачивает налог на прибыль, эта сумма попадает в статью расходов.

Для расчета среднего заработка не имеет значения, сколько месяцев сотрудник отработал в компании. Учитываются имеющиеся отработанные месяцы.

Порядок оплаты

Что касается времени выплаты отпускных, в законодательстве нет четкого ответа на этот вопрос, в отличие от выплат за ежегодный отдых, который должен быть оплачен за три дня до его наступления. Соответственно, оплата учебного отпуска также должна быть произведена до его начала.

Если у работника нет справки-вызова, то выплачивать ему отпускные не рекомендуется. Также в законе указано, что студент должен успешно проходить обучение. В данном случае гарантом этого факта также является справка-вызов.

Правила оформления

Учебный отпуск должен быть оформлен на основании двух документов, предоставляемых самим сотрудником: справка-вызов и заявление. Справку работник должен запросить по месту получения образования. Для того чтобы ее получить, представитель образовательного учреждения запрашивает документ с места работы, его составляет работодатель. В нем должны быть указаны: наименование организации, с какого числа сотрудник работает в этой ней, на какой должности и подтверждение, что он работает по настоящее время.

Затем работодатель составляет приказ по установленной форме Т-6. Раздел «А» в этом случае пропускается, а в разделе «Б» нужно указать, сохраняется средний заработок или нет. Соответствующая отметка о предоставлении отдыха должна быть проставлена в личной карточке сотрудника и в табеле по учету рабочего времени.

При учете этих рекомендаций работодатель может быть уверен, что сделал все правильно с точки зрения законодательства. Подобные вопросы следует предусматривать при общении с потенциальными кандидатами при приеме на работу и сразу обсуждать все нюансы.