Как составить гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу?

Студент факультета журналистики в этом году заканчивает учебу и уже активно ищет работу. И вот ему улыбнулась удача. Одна из редакций готова его трудоустроить.

Но у студента еще впереди госэкзамены, и ему нужно к ним готовиться. Будущий работодатель обещает ждать завершения учебного года. Однако студент хочет быть уверенным, что на его место не возьмут другого кандидата, поэтому просит предоставить гарантийное письмо. Что это за документ и как грамотно его составлять?

Что это такое?

Гарантийное письмо о приеме на работу предоставляется по требованию будущего сотрудника и гарантирует, что спустя некоторое время соискатель обязательно будет трудоустроен в данной компании.

Этот документ оформляется еще на этапе приема кандидата на работу и содержит информацию:

• о сроках трудоустройства;
• о размере заработной платы;
• о других социальных обеспечениях, которые могут быть предусмотрены законом.

В связи с тем, что кандидат на трудоустройство подает письмо в различные государственные органы, этот документ следует оформлять юридически правильно.

Кому и зачем оно может понадобиться?

Трудовой кодекс не требует от работодателей оформлять гарантийное письмо для каждого соискателя на должность. Но в некоторых случаях без него не обойтись. Так, этот документ обязательно необходим:

• Для переселенцев. В случае, когда гражданин участвует в программе по переселению, он обязан предоставить гарантийное письмо для комиссии, которая занимается вопросами переселенцев. Данный документ подтверждает намерения лица вести активную жизнь и быть полезным членом общества. Он является доказательством того, что гражданин не собирается сидеть на попечении государства. Не имея этой бумаги, лицу трудно получить статус переселенца и воспользоваться другими услугами для этой категории лиц.
• Для молодых специалистов. Если на работу устраивается студент, то письмо предоставляется в учебное заведение, в котором завершает обучение этот молодой человек. В нем необходимо указать специализацию, а также должность, на которой будет работать этот специалист.
• Для лиц, которые хотят добиться досрочного освобождения. Если заключенный желает добиться условного досрочного освобождения, то вместе с ходатайством для УДО он должен предъявить гарантийное письмо. Данный документ воспринимается судебными органами как условие для такого освобождения. В нем предоставляется информация о размере заработной платы, а также наименование должности. Этим уведомлением будущий работодатель берет ответственность за реабилитацию бывшего преступника. Кроме письма, кандидат на УДО предоставляет еще характеристику с компании, в которой работал до своего заключения. Понятно, что в ней бывший работодатель должен отзываться о кандидате только в положительном свете.
• Для иностранного гражданина, который хочет работать на территории России. Этот документ требуют миграционные службы, для которых нужна гарантия того, что данное лицо будет в России работать, а не заниматься преступной деятельностью. В таком случае в нем не только подтверждается факт будущего трудоустройства, но также адресуется просьба о предоставлении медицинских услуг, проживания и материальной поддержки.
• Для наших граждан, которые планируют трудоустроиться за пределами России. Если наш соотечественник собирается трудоустраиваться за границей, то его будущее руководство должно оформить и отправить гарантийное письмо в миграционную службу своей страны. Данный документ предоставляет иностранной миграционной службе гарантии, что наш гражданин собирается работать, а не просто сесть на шею стороннего государства.

После оформления бумаги ее можно отправить по назначению заказным письмом по почте или передать через секретаря или курьера. Чтобы ускорить процесс доставки по назначению, ее можно отправить по электронной почте или с помощью факса.

Но электронная копия или экземпляр документа, полученного по факсу, не имеет такой же юридической силы, как оригинал. В связи с этим после отправки по факсу или e-mail необходимо в кратчайшие сроки предоставить и оригинал данного документа.

Кто его составляет и подписывает?

Законодательством не была установлена унифицированная форма гарантийного письма. Из этого следует, что будущий руководитель может в свободной, но письменной форме изложить гарантию того, что такой-то гражданин будет принят на такую-то должность в течение таких-то сроков.

Документ обязательно заверяется печатью организации, а также подписывается ее руководителем и бухгалтером.

Если вас интересует, как написать гарантийное письмо на оплату, прочтите этот материал.

Как разработать приказ об изменении штатного расписания – смотрите здесь.

Что в нем нужно указать, как оформить?

Хотя не существует строгой формы документа, законодательством перечисляются обязательные пункты, которые он должен содержать, а именно:

• дата составления;
• исходящий номер документа;
• организация-получатель;
• заголовок;
• основной текст, в котором руководитель компании обещает трудоустроить конкретного кандидата на определенную должность. В этой части указывается размер ежемесячного оклада, а также перечисляются дополнительные условия работы – официальное трудоустройство, медицинский полис, оплата отпусков и больничных;
• подпись руководителя с расшифровкой;
• подпись бухгалтера компании с расшифровкой;
• печать организации.

В тексте обязательно должны присутствовать слова “подтверждаю”, “гарантирую” или “обязуюсь”.

Если в будущем потенциальный работодатель откажется принимать гражданина, для которого было оформлено гарантийное письмо, этот кандидат имеет право подать иск. А документ будет выступать доказательством намерений руководителя компании.