Повышаем продуктивность и бережем сотрудников
По статистике «Ведомостей» практически в каждой компании есть работники, которые засиживаются в офисе допоздна. Бытует мнение, что трудоголики — самые эффективные специалисты, но в реальности это не всегда так. Исследование портала HeadHunter утверждает, что 37% опрошенных не уходят с работы из-за незаконченных дел, 27% задерживаются в надежде получить прибавку к зарплате и целых 29% коротают вечер в офисе, так как дома им просто скучно.
Чтобы эффективно управлять персоналом, нужно понимать, какие сотрудники действительно перегружены, а кто лишь имитирует бурную деятельность.
Кто везет, на том и едут
Большинство руководителей оценивает эффективность своих подчиненных по скорости и качеству выполнения задач. Этот метод вполне объективен, но таит в себе риски, которые способны негативно повлиять на бизнес в долгосрочной перспективе. Самый очевидный из них — игнорирование внутренней кухни. К примеру, команда из трех человек получает общее задание. Двое из них серьезно затягивают сроки или халатно относятся к работе. Третий, более ответственный сотрудник, вынужден выполнять свои обязанности и параллельно исправлять ошибки коллег. В итоге задание сделано хорошо, сроки сдачи соблюдены, руководитель доволен, а напряженность в коллективе возросла. Когда такая картина повторяется раз от раза, ценный для компании специалист теряет эффективность из-за накопившейся усталости.
Переработки могут появляться не только из-за неравномерного распределения нагрузки внутри коллектива, но и по ряду других причин:
- Недостаточная квалификация. Если сотрудник не имеет необходимых навыков работы в программах и приложениях, то даже простые, ежедневно повторяемые действия могут вызвать у него трудности. При этом мало кто готов признаться в своем непрофессионализме (особенно, когда на собеседовании при приеме на работу утверждал обратное). Не прикладывая сил к обучению и не сообщая начальству о возникшей проблеме, такой сотрудник сам провоцирует переработки, задержки в офисе и неизбежные срывы сроков.
- Прокрастинация. Тех, кто откладывает задания до дедлайна или своевременно не заполняет отчетность, нередко можно увидеть в офисе после окончания рабочего дня, спешно ликвидирующими последствия своей отвлеченности.
- Плохо организованный рабочий процесс. Попытки решать несколько задач одновременно также не приводят к хорошему результату. Правильная расстановка приоритетов — одно из обязательных условий эффективной работы.
Ищем слабое звено
Работа на пределе возможностей может принести плоды для бизнеса в конкретный момент времени, но превращать ее в нормальную практику не стоит. В ближайшем будущем чрезмерная нагрузка обернется для сотрудника потерей мотивации или здоровья и станет ущербом для компании. Уберечь работников от переутомления — задача непростая, но выполнимая. Чтобы правильно организовать работу, нужно точно знать, чем каждый член коллектива занимается в течение дня и какие настроения царят в команде.
Получить эту информацию помогут анкетирования и тестирования сотрудников, аттестации. Опросы желательно проводить анонимные, поскольку далеко не каждый осмелится высказать свое недовольство работой или коллегами открыто. Выявлять профнепригодность на местах должен непосредственный начальник (например, руководитель отдела). Конечно, в крупной фирме с большим штатом это может оказаться затруднительно. Тем более, что есть автоматические инструменты, которые позволят получить нужную информацию. Прежде всего, это программы мониторинга, например, InfoWatch Person Monitor. С ее помощью весь рабочий процесс становится наглядным для руководителя.
Персональный мониторинг расскажет:
- когда сотрудник приступил к выполнению задачи;
- сколько времени он на нее потратил;
- какими средствами для ее решения пользовался и многое другое.
Таким образом станет очевидно, насколько эффективно и грамотно работает персонал компании. Владея этой информацией, руководитель сможет разгрузить сотрудников, которые взвалили на свои плечи непосильную ношу, и перебросить часть задач на менее занятых коллег. Оптимизация рабочих процессов и гармоничное распределение нагрузки внутри коллектива помогут добиться хорошей производительности и предотвратить выгорание ценных кадров.
Как повысить эффективность сотрудников
В общем случае, план по повышению продуктивности специалистов может выглядеть следующим образом:
- Сбор информации. Можно действовать по старинке или использовать современные инструменты. Цель одна — определить, кто чем занят и равномерно ли распределены нагрузки.
- Анализ данных. Выявленные ошибки позволят открыть недоступные ранее резервы для развития бизнеса. Отнеситесь внимательно к полученным сведениям. Не стоит опрометчиво наказывать недостаточно продуктивных сотрудников, так как в большинстве случаев проблемы можно исправить. Конечно, это не значит, что нужно держать в штате тех, кто откровенно пренебрегает своими рабочими обязанностями. С нелояльными кадрами лучше сразу попрощаться.
- Устранение недочетов организации рабочего процесса. По итогам анализа полученной информации равномерно распределите задачи, устраните дублирование в рабочих процессах, при необходимости организуйте обучение персонала.
Организация труда и внутриколлективные отношения в разных компаниях могут существенно отличаться. Однако только прозрачные рабочие процессы можно в полной мере контролировать и совершенствовать, что гарантированно приносит пользу любому бизнесу.
