Как самостоятельно заполнить авансовый отчет по командировке или билетам

Авансовый отчет – разновидность бухгалтерской отчетности, в рамках которой подтверждается расходование денежных средств, которые выдаются подотчет сотруднику в форме аванса. Он представляет собой бланк, который заполняется с двух сторон: лицевой и оборотной. Форма заполняется двумя ответственными лицами: бухгалтером и подотчетным лицом.

Сначала он заполняется подотчетным лицом, к нему подкрепляются чеки и прочие документы, подтверждающие факт расхода. Получив комплект документов, бухгалтер проводит тщательную их проверку и фиксирует данные в графах отчета.

Руководитель издает приказ «О подотчетных лицах». Согласно данному документу, поименно назначаются подотчетные лица, цели, на которые будут выделяться средства, сроки подачи отчетов, размер максимальной суммы, которая может быть выдана единоразово. В кассе деньги выдаются при предъявлении удостоверения.

Заполнение подотчетным лицом

В первую очередь указывается полное наименование предприятия, дата заполнения документа. Далее составитель прописывает личные данные: фамилию, инициалы, должность, табельный номер. В последнюю очередь указывается назначение аванса (на представительские, хозяйственные или командировочные расходы). Документы следует пронумеровать в том порядке, в котором они будут перечислены на обороте отчета.

• Графа №1-2. Порядковый номер документа, дата его выдачи.
• Графа №3. Номер, присвоенный фискальному чеку, накладной и т. д.
• Графа №4. Вид осуществленного расхода (например, расходы на канцелярию, бытовую химию и т. д.)
• Графа №5. Если расход был осуществлен в рублях, в этой колонке указывается его сумма.
• Графа №6. Если в финансовой операции денежной единицей выступала иностранная валюта, сумма потраченных средств указывается в этой строке.

Когда все документы, подтверждающие факт расхода средств, внесены в акт, подотчетное лицо суммирует затраты в строке напротив слова «Итого» в национальной и зарубежной валюте (графы 5 и 6 соответственно).

Каким образом осуществляется расчет командировочных расходов – смотрите здесь.

Порядок и образец заполнения командировочного удостоверения вы можете найти в этой статье.

Правила заполнения со стороны бухгалтера

Как только отчет попадает бухгалтеру в руки, в присутствии подотчетного лица заполняется расписка о том, что первый принял пакет документов в обработку. Обратите внимание, в расписке указывается дата получения отчета от подотчетного лица бухгалтером.

После этого, на поле «Отчет проверен» бухгалтер указывает сумму расходов сотрудника (прописью), которая соответствует предоставленным оригиналам расходных документов.

Ознакомившись с предоставленными данными, руководитель своей подписью утверждает факт понесенных ответственным лицом расходов. Документ возвращается в бухгалтерию для занесения в реестры и главную книгу.

Получив от руководителя подписанный отчет, бухгалтер обязан выполнить следующие действия:

1. Заполнить поле «Израсходовано». Сумма расходов, которая была утверждена руководством на основании предоставленных документов.
2. Внести данные в графу «Остаток/Перерасход». Для того чтобы определить значение данного показателя, нужно воспользоваться несложной формулой. Значение данного показателя согласно предыдущего авансового отчета (если имел место факт остатка – ответственный потратил не все деньги, значение будет иметь знак «+», если был факт перерасхода – ответственный остался должен, число будет иметь отрицательное значение) необходимо прибавить к сумме полученных средств по данным текущего отчета и вычесть израсходованную сумму.
3. Заполнить раздел «Документальное дополнение». Важно указать количество документов, приложенных к отчету, которые и подтверждают факт израсходованной суммы.
4. Рассчитать значения «Остаток внесен/Перерасход компенсирован». В данном пункте указывается, были ли внесены в кассу наличные средства, оставшиеся неиспользованными в рамках описываемой авансовой операции. Если имел место факт перерасхода, в данном пункте указывается, выдались ли подотчетному лицу средства из кассы. Обратите внимание, пункт заполняется кассиром, правильность заполнения подтверждается его подписью.

Оформление данного бланка в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сроки подачи документа ответственным лицом

Если подотчётные средства были выданы ответственному лицу в кассе предприятия в виде наличных средств, предельный срок подачи отчета составляет 5 банковских дней (отсчет ведется со дня, следующего за окончанием командировки).

Если лицу были выданы средства посредством корпоративного электронного платежного устройства:

• в форме наличных – отчитаться за них следует до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания командировочного отпуска;
• в безналичной форме – отчет необходимо сдать не позднее 10-го банковского дня.

Если речь идет о личном электронном платежном устройстве, правила подачи отчета равны как для наличных, так и для безналичных сумм – крайний срок подачи документа бухгалтеру – 3-й день.

Если наличные средства выдаются из кассы предприятия целенаправленно на закупку с/х продукции или заготовку вторсырья, ответственное лицо обязано отчитаться за них на протяжении 10 банковских дней со дня оформления суммы.

Если наличные или безналичные средства выдаются с целью решения вопросов гражданско-правового характера, авансовый отчет должен быть подан бухгалтеру не позднее 5-го дня. При учете, что первым считается день, когда плательщик налогов завершил выполнение гражданско-правовой операции по поручению или за счет лица, которое выдало финансовые средства.