Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

Должностная инструкция – один из основных документов для работника, в котором подробно описаны его обязанности, ответственность, система подчинения и взаимозаменяемости. Этот документ позволяет четко разграничить обязанности между сотрудниками компании, тем самым обеспечивая максимально эффективные условия для трудового процесса.

Инструкция составляется для любой должности в организации, но в этой статье мы поговорим об инструкции секретаря-делопроизводителя: как правильно ее составить и какие обязанности нужно туда включить.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.

Утверждает инструкцию руководитель компании или его заместитель. Если это филиальная сеть, документ утверждает директор филиала. Правда, тут важно соблюсти условие: в доверенности руководителя филиала должен быть указан пункт о передаче ему соответствующих полномочий.

Это будет актуально прежде всего для крупных компаний, в которых создан отдел секретариата и назначен начальник этого отдела. Для мелких фирм, где секретарь-делопроизводитель присутствует в единственном лице и подчиняется напрямую руководителю компании, инструкцию составляет специалист отдела кадров.

Разработанная должностная инструкция может быть согласована и завизирована следующими службами компании:

• юридический отдел;
• отдел труда и заработной платы;
• специалист отдела кадров и т.д.

После того, как инструкция разработана и утверждена, она вводится в действие соответствующим приказом. Обязательными его пунктами являются:

• дата, с которой инструкция вводится в действие;
• назначение сотрудника, ответственного за исполнение этого документа;
• отмена действия устаревших документов.

Инструкция составляется в двух экземплярах. С утвержденной инструкцией необходимо ознакомить работника под роспись, оставив ему один экземпляр, тогда как второй остается у работодателя.

Кем составляется и утверждается должностная инструкция генерального директора ООО – читайте в этом материале.

Посмотреть пример того, как составить коммерческое предложение на поставку товара, можно здесь.

Основные положения инструкции

Единого бланка должностной инструкции, утвержденного какими-либо государственными стандартами, не существует. Но при разработке рекомендуется использовать нормативную основу – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Впрочем, приведенная там информация носит рекомендательный характер. Поэтому каждая организация сама решает, какой круг обязанностей можно доверить данному специалисту и какой перечень требований к нему предъявлять.

Перед тем, как приступить к разработке должностной инструкции, следует описать должность секретаря-делопроизводителя.

Обязательными пунктами должностной инструкции секретаря-делопроизводителя будут следующие:

• Общие положения. В этом пункте прописывается:
  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • задачи и цели, для достижения которых создавалась данная должность;
  • система подчинения (как правило, непосредственно руководителю);
  • процедура назначения и освобождения от должности;
  • перечень нормативной документации, на которую должен опираться работник в процессе своей деятельности (нормативные правовые акты, положения, инструкции и т. д.);
  • требования к стажу (на усмотрение компании), образованию (не ниже среднего профессионального), навыкам (умение работать на компьютере, навыки работы с документами и т. д.) и знаниям (основы делопроизводства, архивного дела и т. д.).
• Должностные обязанности. Здесь подробно описывают тот перечень работ, которые выполняет работник. Для каждой организации они могут быть свои. При этом лучше их распределять по категориям. Например:
  • правила составления и оформления документов;
  • организация работы с документами и т.д.

  Наиболее часто встречаются такие обязанности секретаря-делопроизводителя на предприятии:

  • ведение документооборота организации;
  • обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • перенаправление телефонных звонков;
  • контроль за своевременным исполнением документов в организации;
  • ведение архива документов в компании и т. д.
• Права. Здесь прописываются полномочия сотрудника, используя которые, он сможет выполнять свои должностные обязанности максимально эффективно.
• Ответственность. Здесь указывается мера персональной ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Здесь также можно указать критерии, по которым будет оцениваться качество и эффективность его работы.
• Взаимоотношения. Тут называются источники информации, которыми пользуется работник при исполнении своих обязанностей. Если в обязанности работника включена работа со сторонними организациями, эта информация прописывается в этом же пункте.
• Приложение. Этот пункт не обязателен, но его наличие максимально облегчит сотруднику организацию своего рабочего процесса. Сюда можно включить разнообразный справочный материал, включая образцы документов, протоколов, писем, оттиски печатей и штампов, примеры оформления документов, формы журналов регистрации, актов, номенклатуры дел, описей и т. д.

Должностная инструкция, если она хорошо проработана и грамотно составлена, является документом длительного действия. Ее изменение может понадобиться только в случаях внесения существенных корректировок в обязанности секретаря, например в связи со структурными изменениями в организации. Это будет не менее актуально, если внесены существенные изменения в законодательство о труде, государственные стандарты и т. д.