Как выглядит и как вести список участников ООО в 2023 году?
Около шести лет назад в обществах с ограниченной ответственностью стали в обязательном порядке заводиться списки лиц, являющихся их участниками, независимо от времени образования юрлица и числа учредителей.
В то же время, практический опыт показывает, что далеко не для всех это стало нормой, хотя законодателем прописаны определенные штрафные санкции, если отсутствует данный реестр, предусмотренный главой 3.1 Федерального Закона, регламентирующего деятельность ООО.
Для чего он предназначен?
Под списком участников понимается один из внутренних актов общества, в котором содержится вся информация, касающаяся его участников на всех этапах существования.
Положение, где указано на необходимость создания этого реестра, прописано в статье 31.1 вышеупомянутого Федерального закона. С учетом определенной скудности регламентации этой нормы, в больших компаниях предполагается введение локального документа для внутреннего пользования, в котором закрепляется основной принцип создания списка и представления соответствующих данных.
Законодателем регулируется только содержание списков, но однозначно не уточняется, по каким правилам они должны быть оформлены. Эта ситуация дает возможность каждой организации разрабатывать свои правила, которые считаются для нее самыми приемлемыми.
Очень важно определиться с предназначением реестра участников, понять, для какой цели он ведется. С учетом наличия в документе реальных данных о долях уставного капитала ООО, принадлежащих конкретным владельцам, напрашивается вывод, что именно последние и являются основными получателями данной информации.
Выписку из этого документа могут запросить для нотариальной, банковской, аудиторской и тому подобной структуры в рамках действующего законодательства либо существующего делового общения и документооборота.
Формирование данной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
Составление и оформление реестра
Законом устанавливаются определенные требования к данным, содержащимся в реестре участников. В нем отражается следующее:
- информация обо всех участниках организации;
- размеры долей уставного капитала каждого участника (учредителя) в процентном соотношении, а также их номинальные величины;
- основание перехода к участнику части, принадлежащей ООО, а также наступление момента, когда он стал собственником этой части.
В списке по указанию руководящих работников могут находиться какие-либо дополнительные данные, например, номинальная стоимость долей, их возможное обременение и пр.
Вести реестр поручается единому исполнительному органу ООО. Не существует никаких ограничительных факторов, руководствуясь которыми, гендиректор не мог бы передать комплекс своих полномочий какому-либо лицу. Это может быть, к примеру, другой сотрудник компании – корпоративный секретарь, юрист и пр.
В нормативных актах ООО устанавливается:
- каким образом создаются и ведутся данные списки;
- в какой срок участник должен предоставить персональные данные, чтобы их можно было найти в информационной базе;
- способ, с помощью которого предоставляются эти сведения, их документальная форма (анкета участника, выписка и пр.).
Если общество организовано одним учредителем, отпадает необходимость в подготовке вышеперечисленной документации, кроме формы выписки.
Для всех организаций ведение реестра должно начаться с момента вступления в силу законодательного нововведения – главы 3.1 ФЗ “Об ООО”, то есть с июля 2009 года. Созданные в более поздний период структуры должны начать этот процесс сразу после регистрации. Формирование документа происходит в течение всего срока деятельности предприятия.
Что собой представляет субсидиарная ответственность учредителя по долгам ООО – смотрите в этой статье.
Как получить ЭЦП для юридического лица – читайте здесь.
Хранение и ответственность за отсутствие
Так как списку участников присваивается статус внутреннего локального акта юрлица, хранят его аналогично другим документам ООО. Не исключается ведение реестра в электронной форме с использованием специальной программы, но это не отменяет наличия бумажного варианта.
При электронном варианте ответственный за ведение специалист, закончив внесение каждого свежего дополнения, распечатывает полученный документ, подписывает его у руководителя и заверяет оттиском печати организации.
При наличии в списке (копии либо выписке из него) больше одного листа, он должен прошиваться соответствующим способом. С обратной стороны на место прохождения нитки наклеивается кусок бумажного листа, на котором отмечается количество прошитых и пронумерованных страниц. На этом же листе обязательно нахождение даты, подписи генерального директора и оттиска печати предприятия.
В Перечне типовой управленческой архивной документации говорится, что реестры участников общества хранятся на постоянной основе:
- как электронный документ – в материалах информационной базы предприятия;
- как бумажный носитель – на полке специального шкафа, где находится учредительная и регистрационная документация компании.
Российским Кодексом об административных правонарушениях в статье 13.25 часть 2 предусмотрена ответственность за ненадлежащее исполнение организацией или должностным лицом обязанности по формированию и ведению списка.
При отсутствии этого документа на предприятие налагаются штрафные санкции в сумме от 200 до 300 тысяч, а на должностное лицо – в сумме от 2,5 до 5 тысяч рублей.
