Как грамотно составить акт инвентаризации?

Инвентаризация используется для проверки соответствия имеющихся материалов, запасов, финансовых обязательств и различного имущества данным, отраженным в документах бухгалтерского учета. Проверяется состояние активов, проводится их оценка.

В акте записывают как соответствия, так и расхождения по реальному состоянию активов и данным, отраженным в документации. На их основе вносятся изменения в документы. При этом акт нельзя назвать первичным документом учета.

Для чего он нужен?

Акт является промежуточным документом, на основе отраженных в нем результатов руководство принимает решения по кадрам, а также по иным связанным с этим вопросам.

Инвентаризация затрагивает ответственность предприятия в сфере ведения бухгалтерской и налоговой отчетности перед государством. Документ играет роль в определении налоговой нагрузки на предприятие.

Частные компании, не относящиеся к государственному сектору, свободны в проведении инвентаризации, государственные и муниципальные предприятия в этом отношении подчинены бюджетному законодательству и специальным актам, принятым по вопросам порядка проведения и фиксации этой процедуры.

Что такое и зачем нужна инвентарная карточка учета основных средств – читайте в этой статье.

Если вас интересует, как заполнять товарную накладную ТОРГ-12, прочтите этот материал.

Когда обязательно проводятся проверки?

• Сделка по покупке предприятия, его аренде.
• Перед тем, как будут составлять отчетность за год. При её подготовке не смотрится имущество, если по нему проводилась проверка позже 1 октября отчетного года.
• Сроки проверки основных средств – 3 года, периодичность проверки библиотек – 5 лет.
• В районах Крайнего Севера ее проводят в периоды наибольшего уменьшения запасов.
• Смена ответственных людей за материальные ценности.
• Хищение, порча имущества или при недобросовестном поведении.
• Аварии, пожары, другие бедствия.
• Слияние, разделение, ликвидация, реорганизация компаний.
• Коллективная или бригадная ответственность обязывает проводить проверки, когда меняется руководитель бригады, более половины ее состава, если один из работников просит о проверке.

Все перечисленные случаи обязывают иметь в наличии инвентаризационные акты.

Формирование и заполнение документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Варианты форм

Существуют методические рекомендации проведения инвентаризации, к ним приложены формы актов. Предприятия вправе пользоваться ими, обязанности – нет.

Формы зависят от категории активов, по которым проводится проверка:

• По основным средствам – ИНВ-1.
• Нематериальным ценностям- ИНВ-1а.
• Товарно-материальным ценностям – ИНВ-3.
• Расходам в будущих периодах – ИНВ-11.
• Наличным средствам – ИНВ-15.
• Ценным бумагам и бланкам строгой отчетности – ИНВ-16.
• Расчетам со всеми дебиторами и кредиторами – ИНВ-17 и другие.

В ходе инвентаризации составляются дополнительные документы, бланки которых также находятся в методических рекомендациях: например, акт контрольной проверки правильности проведенной процедуры (ИНВ-24). Все контрольные проверки фиксируются в специальном журнале (ИНВ-25).

Таким образом, акт – лишь часть оформления инвентаризационного процесса и составляется одновременно с рядом иных документов.

Порядок составления документа

Акт является результатом проверки, поэтому в обязательном порядке пишется приказ на проведение инвентаризации. Начальник или директор обязан утвердить комиссию, которая будет ее проводить.

Проверки проводятся постоянно действующей комиссией, её полномочия на небольших предприятиях могут возлагаться на ревизионную комиссию.

Предварительно собираются все последние приходные и расходные ордера, а также собираются расписки у материально ответственных работников о том, что они передали все требуемые и имеющиеся у них документы.

Процесс инвентаризации фиксируется или в описях, или в актах. Параллельно с членами комиссии подсчет ведут ответственные лица, потом их акты сверяют и составляют сличительные описи. Обязательным элементом системы проверок является система первичного учета, разработанная согласно нормативным документам (если такие есть) или специалистами предприятия.

Все ценности подлежат нумерации, указывается их количество в штуках, кг или ином измерении. Касательно арендованного имущества или переданного на ответственное хранение составляются отдельные описи. При перемене ответственных лиц делаются росписи о получении и передаче ценностей.

Члены комиссии расписываются на актах каждый без исключения, ответственные за хранение дают расписку о том, что у них нет претензий к комиссии.