Приказ о проведении инвентаризации на предприятии: порядок и образец заполнения

Недобросовестность – к сожалению, нередкое явление в наши дни. То, что написано в бухгалтерских документах, годовых отчетах и сводках далеко не всегда соответствует действительности, и везде действует принцип, известный любому ещё со школы – «Стоит перестать проверять домашние задания, и их перестанут выполнять». Стоит перестать проверять наличие на складах товара, указанного в документах, в том объеме, в котором он в них указан, и его станет или слишком много, или слишком мало, или он станет такого качества, что лучше бы его и вовсе не было.

Потому на любом предприятии, в любой организации, в любом магазине время от времени производится инвентаризация. Документы сверяются с реальностью, недобросовестным продавцам, кладовщикам, директорам грозят штрафы. А законной инвентаризацию делает приказ о проведении инвентаризации, в котором указываются ответственные лица, сроки и условия.

Что можно проверять?

Прежде всего, проверять можно места:

• Склады, в которых хранится любой товар (к ним же относятся, например, библиотеки).
• Производство, на котором изготавливают товар и на котором количество реально изготовленных вещей может не совпадать с указанным в документации.
• Торговые площади, в которых товар реализуется (сюда относятся любые магазины, рынки и даже аптеки).
• Кассы, в которых хранится выручка за товар.

Одновременно с местами проверяются документы и предметы бухгалтерского учета. Среди них:

• Основные средства, к которым относится все, чем производство или организация пользуется в своем рабочем процессе. Это и здания, в которых проходит рабочий процесс, и техника, которая используется рабочими, и хозяйственный инструмент, и транспорт, и электрические и газовые сети, без которых работа предприятия невозможна.
• Товарно-материальные ценности (ТМЦ), запасы, которые нужны для производственного процесса.
• Готовая продукция, которую выпускает предприятие.
• Товары, готовые к реализации.
• Наличные, которыми располагает предприятие и которыми пользуется в ходе рабочего процесса.
• Ценные бумаги (акции компании).
• Дебиторские задолженности, составляющие один из активов предприятия, а именно все те деньги, которые должны ей покупатели, другие фирмы либо государство.

Кроме основной цели – выявления всевозможных нарушений, сокрытий и краж – инвентаризации помогают также:

• Контролировать соответствие всего производственного процесса правилам техники безопасности и сохранение товаров в наилучшем состоянии.
• Находить товары с истекающим или истекшим сроком реализации и снимать их с продажи.
• Находить некачественные товары, которые изначально не должны были идти в продажу.
• Выявлять любую недобросовестность, нарушения распорядка и несоответствие поведения сотрудников принятым стандартам и постановлениям.

Инвентаризации могут быть:

• Плановыми. Тогда их основная цель – поднять дисциплину среди рядовых сотрудников и проверить качество их работы вкупе с качеством выставленного либо произведенного товара.
• Внеплановыми. Тогда они направлены на выявление недобросовестности работников, некачественных товаров, недосмотров и обманов.

При инвентаризациях обязательно должно присутствовать материально-ответственное лицо (важно, чтобы процедура была для него полной неожиданностью; в случае, если он отбывает срок в тюрьме, полиция обязана доставить его на место проведения). Также они должны быть постоянными, чтобы контроль за качеством товара и работы был непрерывным.

Кем и в каких случаях составляется приказ о премировании сотрудников – читайте в этой статье.

О том, что должна содержать справка с места работы для визы, читайте здесь.

Как проходит процедура

Прежде всего, руководитель предприятия подписывает приказ о проведении инвентаризации, на основании которого собирается специальная уполномоченная комиссия из службы внутреннего контроля предприятия. В нее входят обычно товаровед, бухгалтер и технолог. Дальше все происходит в несколько шагов:

1. Комиссия получает из бухгалтерии учетные данные по товарно-материальным ценностям, которые предстоит проверять.
2. Устраивает проверку измерительного и весового оборудования, которое будет использоваться в процессе, чтобы не допустить неточности из-за погрешностей.
3. Опечатывает помещения, в которых хранятся ТМЦ, чтобы у материально-ответственного лица не было возможности спрятать лишнее или быстро восполнить убытки (в случае внезапной инвентаризации ответственное лицо узнает о том, что она проводится, только на этом этапе).
4. Проводит по учету все приходно-расходные документы; председатель расписывается на каждом, чтобы у материально-ответственного лица не было возможности впоследствии незаметно добавить новые или подменить старые.
5. Снимает кассу и проверяет дневную выручку – если речь идет о магазине.
6. Берет у ответственного лица расписку о том, что все готово к сличению остатков (также в ней указывается, что все приходно-расходные документы поставлены на учет, опечатаны все хранилища товара и личные вещи работников из помещения, в котором проходит инвентаризация, вынесены).
7. Начинает процедуру. Товары взвешиваются (те, что продаются на вес), измеряются по длине (те, главной характеристикой которых является длина), сельскохозяйственные овощи и фрукты, хранящиеся на складах и поштучному подсчету не подлежащие, измеряются по объему, заводские упаковки с товаром вскрываются выборочно, проверяется соответствие надписей на упаковке содержимому (при отсутствии соответствия вскрываются все упаковки).
   Результаты сличаются с бухгалтерскими документами и вносятся в специальную ведомость. Во время инвентаризации запрещается присутствие в помещении посторонних, рабочий процесс останавливается. На время перерыва (на ночь, на обед) помещение опечатывается председателем комиссии, чтобы ни у кого, включая ответственное лицо, не было возможности незаметно пробраться внутрь и подтасовать результаты.

Подробная информация о порядке проведения процедуры и ее целях приведена на следующем видео:

Заполнение документа

Приказ составляет руководитель предприятия по унифицированной форме № ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Заполняется она следующим образом:

• Прежде всего указывается вся значимая информация о предприятии. Если речь об индивидуальном предпринимателе – название предприятия и его код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Если о большой фирме – указывается её название.
• Указывается предполагаемая дата проведения инвентаризации, а также имена членов комиссии и занимаемые ими должности. Председателя комиссии выделяют особо – основная ответственность за процедуру лежит на нем и, как правило, на эту роль выбирают человека, занимающего должность руководителя. Это может быть заместитель директора или руководитель структурного подразделения, в котором проводится проверка.
• Указывается объект инвентаризации (касса, склад, цех, структурное подразделение), причина (смена материально-ответственного лица, контрольная проверка, плановая проверка, переоценка товарно-материальных ценностей), дата начала и дата конца, а также дата, когда документы с информацией о результатах проверки необходимо сдать в бухгалтерию.
• Когда приказ заполнен, руководитель предприятия расписывается на нем, приводит расшифровку подписи, дату заполнения приказа и в конце ставит печать предприятия. После этого приказ считается вступившим в силу, обязательным к исполнению и передается инвентаризационной комиссии, которая приступает к подготовке.