Как правильно составить акт на возврат товара поставщику
В сфере торговли нередки ситуации, когда возникает необходимость возврата поставщику некачественного либо несоответствующего установленным требованиям договора поставки товара.
Для урегулирования подобных ситуаций в рамках действующего законодательства предусмотрено составление акта о возврате, подтверждающего факт обратной передачи покупателем полученной ранее продукции.
Что это за документ
Рассматриваемый документ представляет собой соглашение сторон, составленное в простой письменной форме, которым определен порядок передачи заказчиком ранее полученного имущества от поставщика.
Как правило, акт составляется в том же количестве экземпляров, что и договор поставки – по одному для каждой из сторон. Кроме того, образец документа может быть утвержден в виде приложения к заключенному ранее договору – в таком случае урегулировать данную процедуру будет несколько проще.
Основные причины возврата
Наиболее распространенными причинами возврата приобретенной продукции являются:
- существенное нарушение поставщиком условий договора поставки (например, сроков);
- производственный брак;
- передача некомплектной продукции;
- нарушение целостности тары (упаковки) либо полное ее отсутствие;
- несоответствие ассортимента, качества, характеристик или количества единиц товара ранее заявленному;
- истечение срока годности продукции.
О том, как оформить возврат продукции в программе 1С, смотрите на следующем видео:
Обязательные составляющие документа
Рассматриваемый акт должен быть составлен с учетом норм гражданского законодательства, поэтому в нем в обязательном порядке должны быть отражены:
- место, дата составления;
- банковские и иные реквизиты сторон;
- ссылка на ранее заключенный договор поставки, иные документы, дающие право на возврат товара;
- причина возврата приобретенной продукции;
- порядок осуществления возврата имущества;
- процедура осуществления расчетов между сторонами;
- печати, подписи сторон.
Кроме того, к нему должны прилагаться сопроводительные документы на возвращаемый товар (товарная накладная, счет-фактура), в том числе, подтверждающие ненадлежащее исполнение поставщиком обязательств по договору (претензия, акт о выявленных недостатках).
Порядок заключения
Как показывает практика, акт составляется с участием обеих заинтересованных сторон. Тем не менее, при согласии поставщика данный документ может быть оформлен в его отсутствие с последующей передачей на подписание.
В случае, если документ не может быть подписан руководителем стороны договора поставки, право подписи реализуется представителем с надлежащим оформлением полномочий (составлением доверенности).
Подробная информация о том, как заполнить журнал общих работ, приведена здесь.
Сроки возврата
Возврат продукции ненадлежащего качества поставщику осуществляется в следующие сроки:
- гарантийный;
- обнаружения недостатков, прописанный в договоре;
- в течение двух лет после передачи товара, в случае, если гарантийный срок истек, и он составлял менее двух лет;
- годности;
- разумный, не превышающий двухлетний период с момента передачи предмета договора, при условии, что в отношении последнего не установлены срок гарантии, годности или иной срок выявления недостатков.
Стороны договора могут самостоятельно определить срок обнаружения недостатков предмета соглашения (либо установить свой гарантийный срок). В таком случае суды не учитывают сроки возврата, перечисленные выше.
Кроме того, в договоре также рекомендуется указать начало истечения гарантийного срока. Оно может быть связано с подписанием сопроводительных документов (акта о передаче, товарной накладной), моментом фактической передачи товара покупателю, вводом приобретенного оборудования в эксплуатацию и тому подобными факторами.
О недостатках, выявленных при осмотре и проверке предмета договора, покупатель обязан сообщить поставщику незамедлительно. Если же недостатки выявлены в процессе использования приобретенного имущества – требование предъявляется в разумный срок с момента их обнаружения. В какой именно – также целесообразно прописать в договоре.
Результатом правильно оформленного документа будет оправдание надежд как покупателя в плане финансового обеспечения, на которое он рассчитывал при заключении договора поставки, так и поставщика, в виде поддержания деловой репутации и возможности исправления выявленных недостатков.
В любом случае, достижение соглашения сторон упредит затратную и продолжительную судебную процедуру разрешения конфликтной ситуации.