Для чего нужен и как заполнить акт списания ГСМ

Любая организация для осуществления своей хозяйственной деятельности несет затраты на закупку топлива со своих доходов. Эти затраты включаются в перечень налоговых расходов.

Если расход ресурса соответствует тем нормам, которые установлены государством, то на них не начисляется НДС.

Зачем нужен такой документ

По актам на списание производится постоянный контроль расхода топлива внутри организации. Эти акты, которые составляются на основе документов о расходе горючего при выполнении работ, после заполнения сдаются в бухгалтерию и хранятся там, так как служат обоснованием одного из видов затрат на ведение хозяйственной деятельности перед налоговой инспекцией.

Документы по расходу ресурсов составляются на каждую единицу транспортных средств, тракторов, погрузчиков и других механизмов, расходующих топливо и смазку.

Их составление регламентируется внутренними документами организации, и они могут составляться ежедневно, еженедельно или ежемесячно в зависимости от режима работы конкретного механизма или транспортного средства.

Перечень механизмов, расходующих ГСМ

Каждая организация для корректного обоснования своих расходов на хозяйственную деятельность должна иметь перечень механизмов и транспортных средств, которые расходуют горючее и смазочные материалы. Это могут быть:

• грузовые и легковые автомобили (в том числе арендованные), автобусы;
• краны на автомобильных и тракторных шасси;
• погрузчики с ДВС;
• трактора и грейдеры;
• автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
• обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
• бензопилы, газонокосилки и прочее.

Если вас интересует, как составить акт на списание материалов, прочтите эту статью.

Для чего нужен и как заполнить журнал общих работ – читайте здесь.

Базовые нормы расхода

Базовые нормы расхода ресурсов техникой, которая имеется в организации, разрабатывает главный инженер и главные специалисты в соответствии с техническими характеристиками конкретной единицы и ее износом:

• Для легковых и грузовых автомобилей базовая норма расхода горючего и масла ставится в соответствие с пробегом.
• Для обрабатывающих землю механизмов (в основном – тракторов) расход ставится в зависимость от выполняемых работ.
• Для автономных электрогенераторов – от вырабатываемой электроэнергии.
• Для обогревательных приборов – от выработанной тепловой энергии или поддержания установленных показателей микроклимата при определенных погодных условиях.

О том, как производится списание горючих материалов в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Составление документа

В идеале, акт о списании ежемесячно составляется в произвольной форме на каждую единицу техники или устройства, расходующих горючие и смазочные материалы.

Обычно его составляет бухгалтер, лицо, работающее на конкретном механизме, и специалист, разработавший базовые нормативы расхода. Акт имеет силу правового и финансового документа только при наличии на нем подписей составивших его лиц и руководителя организации, его утвердившего.

Что в нем следует указать?

В документе должны быть указаны:

• Дата составления.
• Фамилии и инициалы лиц, составивших документ.
• Фамилия и инициалы руководителя, его утвердившего.
• Название механизма (для автомобилей указывается также государственный номер), на который составляется акт.
• Инвентарный номер.
• Вид работы.
• Базовый норматив расхода в соответствующих единицах (кг/га, л/км, кг/час, кг/КВт х час).
• Фактическая выработка механизмом за прошедший месяц в соответствующих единицах (га, км, час, КВт х час).
• Уточняющие коэффициенты, которые отражают условия, в которых работал механизм.
• Средневзвешенная цена ресурса за прошедший месяц.
• Стоимость израсходованных материалов.

В уточняющих коэффициентах выражаются климатические условия, тяжесть обрабатываемого грунта трактором, загруженность грузовика, частота остановок автобуса, затраты на непродуктивный прогрев механизма и многое другое.