Образец гарантийного письма об оплате товара или услуг

При проведении операций, связанных с куплей-продажей или отказе в выполнении услуг очень часто происходят ситуации, когда подрядные работы или отгрузка продукции проводится без внесения предоплаты.

Отсрочить платежи можно с помощью специального письма. Оно является гарантией того, что определенная задолженность будет оплачена в полном объеме.

Что это за документ?

Данное письмо является некоммерческим деловым документом, в котором содержатся сведения, гарантирующие оплату за доставленные продукты, свидетельства качества продукции, сроки и приложения к документу, доказывающие факт оплаты. Данный вид документов используется для того, чтобы исполнитель заказа получил полную уверенность в оплате услуги или труда.

Практически всегда этот документ является ответом на письмо-претензию, составленное исполнителем заказанной услуги. С его помощью можно без проблем рассчитывать на погашение задолженности, возникшей из-за отсрочек в оплате.

Что необходимо включить в письмо?

Прежде всего, здесь должна находиться печать. Компании практикуют использование углового штампа, имеющего заполненные реквизиты организации. Правый верхний угол документа должен содержать реквизиты того, кто будет получать данное письмо. Также необходимо указать ФИО руководителя, его должность и организацию, которой он управляет. Наименование компании должно быть в обязательном порядке полным.

В письме должна быть просьба о совершении тех или иных действий. К примеру, автор письма просит компанию забронировать номер. Конец письма содержит реквизиты банковской организации, в которой открыт счет. Помимо подписи автора, гарантийное письмо также должно иметь в конце поставленные подписи руководителя и бухгалтера.

Как правильно составить гарантийное письмо?

Данный вид писем не требует постоянного написания фразы “Гарантийное письмо”, расположенной по центру. По сути, это своеобразная форма долговой расписки, поэтому лучше всего указать в нем действия, которые могут произойти в случае проведенной оплаты или неуплаты по задолженности.

В документе обязательно должны присутствовать точные, понятные и однозначные формулировки. Такая структура просто необходима для повествования гарантий от имени организации/должностных лиц или по поручению.

Если автору необходимо создать письмо по второму типу, само заявление будет содержаться в заключительной части. То есть, в конце обращения сотрудник указывает, что он гарантирует полную и своевременную оплату. Крайние сроки внесения оплаты по задолженности, как правило, не указываются. Но если компания полностью уверена в своей способности рассчитаться с другой стороной, для уверенности можно добавить и точный крайний срок для предоплат.

Если составление документации требует учета последствий неуплаты, в самом документе добавляются дополнительные строчки. В них автор указывает возможность применения штрафных санкций за невыплату или просрочку платежей. В качестве штрафных санкций чаще всего выступают проценты, начисляемые за каждый день (или другой отрезок времени) просрочки.

Получатели гарантийных писем имеют полное право ответить на них. Такая практика чаще всего ведется для того чтобы определить наиболее оптимальные проценты за просрочку. Для большей уверенности в письме-ответе также часто указывается законодательная база. На нее ссылаются с целью убеждения другой стороны в правомерности своих действий при наступлении форс-мажорной ситуации. Законодательным актом, который регулирует процедуру проведения начислений, является статья 395 ГК.

Важно понимать, что гарантийное письмо хоть и пишется в произвольной форме, наличие необходимого перечня пунктов не позволит ему набрать свою юридическую силу. Это значит, что все те, кто создают подобного рода письма, должны в обязательном порядке указывать пункты о гарантии оплаты, наименовании организации, дате подписания и так далее. Невыполнение данных требований является прямой причиной для признания гарантийного письма недействительным.

Оговорку о возможности начисления дополнительных процентов используют далеко не всегда. В одних случаях авторы забывают указать данный пункт (он не является обязательным), в других – верят в добропорядочность заказчика и не хотят прибегать к применению штрафных санкций.

Тем не менее, взыскать проценты можно и в таком случае. Но их размер незначителен – всего 0.3 процента за каждый день. Данная процедура проводится благодаря действующей статье 395 ГК. Она регулирует процедуру оплаты процентов за пользование чужими финансовыми средствами. Отсутствие данной оговорки является прямой причиной для того, чтобы отказать в получении взысканий.

Форма гарантийного письма не требует обязательного использования четко установленных норм. По этой причине часто прибегают к написанию документа в стиле обыкновенной деловой переписки. Главным критерием эффективности делового письма всегда была и является убедительность. Манера написания автором данного письма во многом диктует дальнейшую его судьбу, то есть, будет ли оно принято, или же его отклонят.