Как правильно заполнять инвентаризационную опись ТМЦ?

Инвентаризационную опись ТМЦ (товарно-материальных ценностей) проводят на предприятиях любой формы собственности и любого вида деятельности.

Цель описи – отражение соответствия фактического количества товаров, полуфабрикатов, готовой продукции там, где хранятся данные запасы, и на всех стадиях их движения (склад, торговый зал, производственный цех) с результатами бухучета.

Кто и когда заполняет?

Инвентаризация может проводиться как в обязательном порядке, так и в добровольном:

• Данную процедуру необходимо проводить обязательно, если имущество будет сдаваться в аренду, а также при выкупе или подготовке к продаже. При преобразовании унитарного или государственного предприятия опись также обязательна. Необходима она и при кадровых перестановках, пожарах, фактах хищения, если компания ликвидируется, или проводится реорганизация, а также перед сдачей годового отчета.
• В добровольном порядке опись ТМЦ осуществляется в организации на основании приказа руководителя, где определены даты проведения проверок, их количество в году и список имущества, подлежащего сверке.

Инвентаризацию осуществляет специальная комиссия, которая создается именно для этой цели. Ее полномочия подтверждает приказ руководителя организации. Обязательно присутствие материально ответственного лица. Комиссия производит пересчет, взвешивание и прочие необходимые измерения подотчетных ценностей.

Во время проведения проверки в течение нескольких дней помещение, в котором проходит данный процесс, необходимо опечатывать на время ухода комиссии. Документы не выносятся из этих мест во время перерывов в работе, а остаются в закрытых сейфах (шкафах).

При проведении ревизии в необходимых случаях товарные запасы могут отгружаться со склада только лицами, несущими материальную ответственность, но непременно по подписанному руководителем и главным бухгалтером разрешению. Члены комиссии присутствуют при этом в обязательном порядке. ТМЦ могут также доставляться к местам хранения во время инвентаризации. Все запасы (и поступившие, и отпущенные) оформляются отдельными описями.

Информация о том, как оформляется инвентаризация товаров в программе 1С, представлена на следующем видео:

Как правильно составить приказ о проведении инвентаризации – читайте в этой статье.

Что собой представляет инвентарная карточка учета объекта основных средств – смотрите здесь.

Инструкция по заполнению

Результаты проверки заносятся в специальную ведомость по форме ИНВ-3. На первой странице этого документа должны быть:

• Расписка в том, что на дату начала ревизии все подотчетные материальные ценности учтены и должным образом оформлены документами. Эту расписку дают материально ответственные лица.
• Номер и дата приказа, по которому проводят инвентаризацию.
• Даты начала и окончания проведения проверки имущества.
• Обозначаются ТМЦ, подлежащие описи.

На второй странице представлена таблица, в которой отражается наличие ценностей по факту и зафиксированное документами:

• Графа «Счет, субсчет» – на основании бухучета проставляется номер счета (субсчета) –  по нему учитываются ТМЦ.
• Следующая графа содержит характеристики (сорт, вид, группа), наименование и код (если организация использует систему кодировки) ценности.
• Для графы «Единицы измерения» необходимо указать соответствующее название на основании Общероссийского классификатора единиц измерения и его код по нему.
• В графе «Цена руб., коп.» необходимо отразить цену за единицу.
• Графу «Номер паспорта» нужно заполнять только в том случае, когда на учете имеются драгоценные камни и металлы.
• В графе «Фактическое наличие» комиссия обязана заполнить фактическое наличие и сумму ТМЦ.
• Аналогичные две графы наличия должен заполнять бухгалтер по данным бухучета.

Незаполненные строки данной части ведомости перечеркивают. При большом количестве ТМЦ их все переписывают на нескольких страницах. Каждая страница нумеруется, указывается общее количество номеров и единиц ценностей.

По результатам проверки все обнаруженные материальные ценности вписываются в таблицу, даже если они документально не подтверждены. Недостающие, испорченные, сломанные экземпляры также находят отражение в описи. Все нестыковки между действительным положением вещей и документами оформляются актами.

Третья страница отводится для подведения итогов:

• Здесь проставляют свои подписи все члены комиссии.
• Подпись материально ответственных лиц, присутствующих при ревизии, обязательна, если они согласны с результатами проверки.
• Заверяется документ бухгалтером организации, который отвечает за проводимую инвентаризацию.

Форма ИНВ-3 фиксируется в двух экземплярах. Первый необходимо передать в бухгалтерию компании, где сличается соответствие наличия материалов и товаров с данными бухучета. Второй экземпляр материально ответственные лица должны сохранить у себя.