Правила и пример ведения книги учета бланков строгой отчетности

Организации или ИП при расчетах с физическими лицами могут использовать бланки строгой отчетности (БСО). Операции предприятий по договорам с юридическими лицами или ИП таким образом не оформляются. Используют БСО преимущественно в сфере услуг, оказываемых населению. Бланки выдают при оплате туристических путевок, билетов на транспортные перевозки, квитанций ломбарда, иных квитанций, при оформлении которых законодательно разрешено не применять ККТ.

Документ заменяет кассовый чек и оформляется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Заполненная форма должна содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать компанию, вид услуги, ее стоимость, ответственное лицо и дату составления.

Учет БСО осуществляется с применением книги специальной формы. Предприятия могут использовать форму 0504045, утвержденную для бюджетных учреждений. Бланк принят приказом Минфина РФ от 15.12.2010г. за № 173н. Допускается самостоятельная разработка книги с обязательным утверждением ее формы в учетной политике. В ИФНС заверять журнал не требуется.

Для чего нужна данная книга на предприятии

Обязанность по ведению книги учета БСО установлена законодательством. Требование утверждено Постановлением Правительства от 06.05.2008г. за № 359. В п. 13 Постановления четко указано, что обязанность распространяется только на формы, изготовленные типографским способом.

Журнал подлежит постраничной нумерации. Форма прошивается и подписывается руководителем с последующим заверением печатью. Начиная с 07 апреля 2015 года печать в организации может не использоваться. При внесении соответствующих изменений в Устав об отказе от применения печати компания может удостоверять книгу только подписью. Для ИП обязанность применения печати на документах всегда реализовывалась на усмотрение предпринимателя.

Предприятие может применять БСО:

• Заказанные в типографии. Книга учета ведется в обязательном порядке.
• Самостоятельно разработанные компанией. Требование по ведению журнала отсутствует.

Предприятие, самостоятельно разрабатывающее БСО, ведет учет движения документов в автоматическом режиме. Документооборот формируется в разрезе аналитики. В случае самостоятельной разработки формы бланка организацией учет ведется по номерам, принятым в компании для БСО. Собственные бланки необходимо утвердить в учетной политике. Учет ведется в автоматическом режиме. Обязанности по ведению книги в данном случае не возникает.

Внутренний контроль за ведением учета осуществляется в период инвентаризации одновременно с проверкой кассовых остатков. Внешняя проверка инициируется ИФНС. Результат отражается в акте. Отказ от обязанности по ведению книги предусматривает наложение штрафа в соответствии со ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП.

Если вас интересует, как правильно сшивать документы в архив, ознакомьтесь с этим материалом.

Как можно проверить контрагента на сайте налоговой – читайте в этой статье.

Кто ее ведет

Ведение книги учета поручается назначенному руководителем работнику компании. Порядок внесения записи и ответственное лицо закрепляются в учетной политике предприятия, утвержденной приказом руководителя. Традиционно ведение формы поручается работнику бухгалтерии – кассиру. Ответственный работник включается в состав подотчетных лиц. ИП при отсутствии сотрудников ведет книгу самостоятельно.

Руководитель предприятия заключает с сотрудником договор материальной ответственности. Он предусматривает:

• оприходование, хранение БСО;
• прием наличных денег от населения и выдачу бланка;
• внесение записей в книгу учета.

При автоматическом режиме обработки самостоятельно разработанных БСО руководитель аналогично назначает ответственное лицо. Обязанность закрепляется за конкретным сотрудником с одновременным ограничением доступа иных работников к документообороту.

Утеря незаполненных бланков строгого учета не влечет наказания ответственному сотруднику. Руководитель может применить меры дисциплинарного характера и взыскать с работника стоимость бланков. Если нарушение выявит инспектор ИФНС при проверке, на ответственное лицо может быть наложен штраф за нарушение правил хранения документов.

Порядок заполнения

Систематизация данных осуществляется по наименованию, номерам, сериям бланков, присвоенных им при заказе в типографии или полученных от отраслевого ведомства. Записи в БСО и журнале при ручном способе заполнения ведутся без помарок и подчисток.

В журнале отражаются данные о приеме БСО и выдаче их ответственному лицу. Записи о приеме денежных средств в форму не вносятся. Операции ведутся в разрезе движения документов:

• Поступления. Указывается дата приема бланков, их наименование, номер, серия и количество, а также данные и подпись ответственного лица.
• Выбытия. Операция имеет документооборот, аналогичный приему.
• Списания. Заносятся сведения о причинах списания, документе (акте), на основании которого осуществляется операция.

Операция списания производится в отношении бракованных бумаг, числящихся на приходе. Ошибочно составленные бланки не выбрасываются, а прилагаются к книге учета. Списанию подлежат также формы, не используемые в деятельности, и копии БСО с истекшим сроком архивации. По окончании срока хранения бракованные документы уничтожаются по акту. Для процедуры выбирается комиссия, состав которой утверждается приказом по предприятию.

Процесс формирования книги в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сколько она хранится

Порядок хранения неиспользованных БСО и журнала учета соответствует форме сохранности кассовой наличности или ценных бумаг. Для защиты от хищения выделяется специальная комната или сейф, опечатываемый по окончании рабочего дня. Копии использованных бланков подлежат архивации в течение срока, установленного для первичных документов.

Срок хранения журнала законодательством четко не установлен. Предприятие может самостоятельно определить период хранения и закрепить его в учетной политике. Время архивации не может быть меньше срока, установленного для БСО. Первичные документы бухгалтерского учета подлежат сохранности не менее 5-ти лет.