Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Что подлежит регистрации?

Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

• Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
• Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям.

Такой учет позволяет:

• Упорядочить переписку.
• Обеспечить сохранность документов.
• Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
• Следить за способами отправки корреспонденции.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет.

Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Кто и когда его ведет?

Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям.

Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер.

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров. Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан).

Зачем нужен и как заполнить журнал учета печатей и штампов – читайте в этой статье.

О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите здесь.

Порядок заполнения

Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:

• Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
• На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
• Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Затем идут собственно страницы для учета документов. Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:

• Номер. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1).
• Дата. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
• Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
• Краткое содержание. Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему.
• Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
• Примечания (по необходимости, необязательная графа).

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию.

Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.