Образец заполнения личной карточки работника по форме № Т-2

Ведение в компании личных карточек – один из эффективных способов учета персонала. С их помощью формируется своего рода картотека сотрудников компании. Ее наличие значительно облегчает поиск нужной информации по тому или иному работнику.

О том, что собой представляет личная карточка по форме Т-2 и как ее правильно заполнять мы и расскажем в этой статье.

Что это за документ

Личная карточка представляет собой унифицированный бланк по форме Т-2 и является первичным документом по учету персонала и оплате труда. Ведение данного документа обязательно для каждой компании на все категории работников (основных, временных, совместителей, сезонных и т. д.). Это прямо указано в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004г.

Она состоит из 4-х страниц, имеющих несколько разделов. В них отражаются все основные сведения о сотруднике (его биографии и трудовой деятельности). При приеме на работу на нового сотрудника заводится личная карточка. Изначально заполняется только основная часть этого документа. В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности по мере необходимости этот бланк дополняется другими записями. Закрывается личная карточка только при увольнении работника из организации.

Для удобного и быстрого поиска нужной информации карточки располагают либо в алфавитном порядке, либо по подразделениям.

Ведением этого документа занимается, как правило, специалист отдела кадров. В случае, если фирма небольшая, и такого специалиста нет, то ответственным за их ведение назначается любой другой работник в организации. Лучше, если это лицо назначено ответственным за ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников.

Подготовка документов

В нормах трудового законодательства строго не оговорен срок, когда именно следует заводить личную карточку. Лучше всего это делать после приема сотрудника на работу, а именно после издания приказа о его приеме. В этом случае, работая со всеми документами работника, можно сэкономить достаточно много времени.

Также, в бухгалтерии необходимо взять коды по вашей организации согласно общероссийским классификаторам – ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и другие.

Порядок заполнения карточки

В карточке нельзя указывать следующие символы – косая черта, двоеточие, равенство и т. д. Зона, которая выделана для кодирования, не должна содержать никакой иной информации, в противном случае карточка считается испорченной и требует переписывания.

Кодированные разделы карточки заполняются на основе общероссийских классификаторов. Сама карточка состоит из шапки и 11 разделов. Пройдемся по каждому из них с подробными пояснениями (далее указанная нумерация – это разделы в личной карточке).

В шапке указывается полное наименование компании и проставляется код вашей организации по ОКПО. Также следует указать дату, когда вы заполнили эту карточку. Чтобы не путаться, лучше указывать дату приема сотрудника на работу. Дата указывается цифрами, например, 26.05.2014. Ниже этой шапки идет небольшая таблица, в которую нужно внести ряд сведений по самому работнику и характеру его деятельности. С их заполнением проблем возникнуть не должно.

Далее идут основные разделы:

• 1 – Общие сведения.
  Строки:
  • 1 – ФИО работника заполняется разборчивым почерком без сокращений.
  • 2, 3 – место и дата рождения. Эти данные берутся из паспорта работника.
  • 4 – гражданство – заполняется также без сокращений, например, гражданин Российской Федерации или другого государства.
  • 5 – языки и степень их владения – это относится только к русскому языку и только в том случае, если эти сведения требуются для данной должности или вида работ. Эти данные заполняются сотрудником отдела кадров со слов работника. Впрочем, если работник знает несколько языков, то эти данные также можно вписать в карточку.
  • 6 – здесь нужно указать все имеющиеся сведения по образованию работника – специальность, квалификацию и прочее.
  • 7 – в этой строке на основании трудовой книжки заполняется профессия работника.
  • 8 – стаж работы сотрудника, следует рассчитать на основании данных трудовой книжки (дней, месяцев, лет).
  • 9 – состояние работника в браке (например, состоит в браке, никогда не состоял в браке и т. д.).
  • 10 – состав семьи. В этой строке сведения заполняются только на ближайших родственников работника (мать, отец, сын, дочь и т. д.).
  • 11 – паспортные данные без сокращений переносятся соответственно из паспорта.
  • 12 – информацию о месте жительства следует брать из паспорта и со слов работника. В случае совпадения места регистрации и места жительства, данную информацию дважды записывать не нужно.
• 2 – Воинский учет. Этот раздел заполняется только для военнообязанных лиц. Для качественного его заполнения нужен или военный билет или удостоверение лица, подлежащего призыву на службу в нашей стране.
• 3 – Оформление приема сотрудника в компанию и дальнейшие его внутренние переводы. В этот раздел вносится информация на основании изданных приказов на приемы и переводы работника. От его правильного и качественного оформления зависит то, насколько верно в последующем будет рассчитан стаж работы в данной фирме. По сути, все записи из этого пункта в полном объеме дублируются в трудовой книжке.
• 4 – Раздел с аттестацией заполняется только после ее прохождения в компании. Информация записывается на основании приказа.
• 5 – Повышение квалификации. В этот раздел вносится информация из официальных документов, представленных работником.
• 6 – Информация о переподготовках сотрудника вносится аналогичным способом.
• 7 – Различного рода поощрения и награды. Здесь указываются полученные работником звания и награды в соответствии с нормами ТК РФ.
• 8 – Отпуск. Здесь указываются все виды отпуска, которые когда-либо были оформлены в данной компании сотруднику.
• 9 – Льготы социального характера – здесь указываются льготы, положенные сотруднику на основании соответствующих законов.
• 10 – Дополнительные сведения. Здесь вносятся те данные, которые не соответствуют другим подразделением карточки.
• 11 – Причины прекращения трудового договора с сотрудником. Здесь причины увольнения дублируются из приказа на увольнение, то есть дается ссылка на ТК РФ. Указанная информация в обязательном порядке заверяется как специалистом по персоналу, так и самим сотрудником.

Таким образом, перед тем как начать заполнять данный бланк, требуется тщательное изучение всех документов сотрудника. Также потребуется изучение основных правил заполнения личной карточки.

Для удобства специалиста по персоналу существуют различные автоматизированные программы, позволяющие намного быстрее заполнять такого рода документы. Однако дальнейшее ведение карточки в любом случае предполагает письменное оформление, поскольку требует подтверждения внесенных в нее данных подписью работника.

Подробнее о заполнении карточки в специализированной кадровой программе: