Личное дело сотрудника: что это такое и какие документы содержит

Личное дело – пакет документов с информацией об определенном работнике для служебного пользования. Все действия, которые его касаются, производятся согласно законодательству, а также внутренним регламентам кадрового и общего делопроизводства.

Оно является инструментом менеджмента в части управления персоналом, позволяет упорядочить сведения о сотрудниках. Дело заводится на отдельного человека. Строгих требований к его оформлению, ведению и содержанию нет. Однако госслужащие попадают в особую категорию, для которой его наличие обязательно. Для предприятий частной формы собственности ведение такой документации – собственная инициатива руководства.

Какие документы включает?

Несмотря на отсутствие определенных правил, его принято формировать из следующих документов:

• Анкета.
• Автобиография.
• Дипломы, сертификаты об обучении, аттестаты.
• Рекомендации в письменном виде.
• Заявление о приеме, об увольнении (дополнительно – копия).
• Трудовой договор.
• Различные приказы (об увольнении, переводе).
• Документы о браке.
• Справки.
• Фотография.
• Паспортные данные.

Анкету можно заменить листом по учету кадров, рекомендации – характеристиками, а автобиографию – резюме. У каждого личного дела должна быть внутренняя опись.

В случае с государственной службой в этот список добавляются:

• Документальное свидетельство об успешном прохождении конкурса.
• Копии трудовой книжки, военного билета, актов гражданского состояния.
• Экземпляр контракта (о службе).
• Дополнительные соглашения.
• Сведения о воинском учете.
• Аттестационный и экзаменационный листы.
• Копии документов о награждении, присвоении чинов или классов, поощрениях.
• Сведения о проверках с контрольными листами.
• Допуски.
• Информация о доходах (имущественных правах).
• Копия страхового свидетельства (пенсионного), о постановке на налоговый учет, медицинского полиса.
• Справка о проверке доходов.
• Медицинское заключение.

Все подлинники и копии размещаются в хронологическом порядке. Служащие госструктур обязаны просмотреть и изучить дело не реже 1 раза в год. Копии утверждаются подписью. Допускается использовать факсимиле, если это разрешено на предприятии, и есть приказ.

О том, как оформить эту документацию, смотрите на следующем видео:

Кто и когда формирует и ведет?

Такую документацию ведет кадровый работник. Заводится дело при поступлении на работу, отправной точкой считается дата в соответствующем приказе. Изначально новый сотрудник заполняет анкету, предоставляет паспортные данные, передает работнику службы документы об образовании, браке, трудовую книжку и характеристики.

В дальнейшем кадровик складывает все в папку или другим удобным способом. Важно, чтобы пакет был в одном месте. По мере добавления поступившие документы складываются туда же и нумеруются. В описи указывают изменения. Создают специальный журнал, где указывают регистрационный номер дела, дату, его содержание, фамилию и инициалы человека.

Нельзя допускать ошибки в записях, вносить исправления. Можно создавать разделы. Работнику необходимо передавать сведения и их официальные подтверждения в случае изменений. Оригиналы обычно возвращают владельцу после фиксирования информации в карточке.

Увольнение влечет за собой закрытие личного дела и его подготовку для сдачи в архив. Для государственных служащих действуют другие правила. Проверка производится каждый год, а ее результаты заносятся в акт установленной формы. Такая обязанность возлагается на службу по кадрам.

О том, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2, читайте здесь.

Как грамотно вести журнал учета движения трудовых книжек – смотрите в этой статье.

Оформление и хранение

Для каждого дела заводят опись, формируют обложку. На ней обозначают его номер согласно данным из журнала регистрации, даты начала и окончания ведения. Производство считают законченным после увольнения или перевода лица. Приложенные документы нумеруются и прошнуровываются.

Госслужба предполагает хранение персональных данных после увольнения в течение 10 лет. Далее дело передается в архив. Перевод на другую должность либо структурное подразделение не является причиной для сдачи на хранение.

Любая организация должна обеспечить конфиденциальность такого рода информации. Поэтому необходимо установить шкафы, в которые складываются данные дела. Для удобства пользования их распределяют по алфавиту, отталкиваясь от первой буквы фамилии на обложке, по отделам, филиалам.

В пользование его может брать лишь тот сотрудник, у которого есть на это полномочия. Например, инспектор по кадрам, руководитель предприятия или сам работник. Передача документации фиксируется в специальном журнале. Право на такое действие определяется либо приказом, либо указывается в должностных обязанностях.