Как грамотно составить приказ о назначении подотчетных лиц в 2023 году

выдача денегК подотчетным лицам относятся сотрудники предприятия, которым выданы денежные наличные средства организации для оплаты предстоящих служебных расходов.

Они выдаются в строгом соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ, который Банк России утвердил Решением совета директоров в сентябре 1993 года. Эта процедура входит в обязанности бухгалтера. Он руководствуется при выполнении этой функции приказом о подотчетных лицах, изданным руководителем предприятия.

Зачем он нужен?

Издается такой приказ в организациях в начале каждого года с тем, чтобы четко установить:

  • круг лиц, которым планируется выдавать денежные наличные средства под отчет;
  • конкретный период времени, на который наличность будет выдана;
  • конкретные статьи расходования денег.

Наличность может выдаваться сотрудникам на совершено определенные цели, как, например, на хозяйственные (включая траты на рекламу, на канцелярские товары), представительские и операционные расходы, а также на расходы, которые возникают в ходе геологических, археологических и других работ и могут появиться у уполномоченных организаций. В их число входят и командировочные. Весь этот перечень установлен законодательством Российской Федерации.

документооборотО том, как правильно заполнить авансовый отчет по командировке, читайте здесь.

Если вас интересует, как осуществляется расчет командировочных расходов, прочтите эту статью.

Как должен быть составлен?

Оформить документ нужно правильно, с учетом требований законодательства РФ. В нем должны быть:

  • сведения о предприятии (его полное название, порядковый номер из журнала регистрации, дата выпуска приказа и его утверждения, подпись руководителя, а также бухгалтера, которому вменено в обязанность выдавать денежные наличные средства, с расшифровками подписей);
  • полный список сотрудников с указанием фамилий и должностей, которым будут выданы наличные;
  • срок, не позже которого должен быть представлен авансовый отчет о расходовании наличных в бухгалтерию;
  • точные размеры средств, выдаваемых под отчет.
Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и пример документа

В изданном на предприятии приказе особо оговаривается, что сотрудник получает право расходовать средства исключительно на цели, соответствующие строго определенным расходным статьям, для которых эти средства ему были выданы.

После получения работником наличности у него, как у материально-ответственного лица, нет права передавать имеющиеся ценности третьим лицам.

Работник, которому выдаются наличные под отчет, имеет всего три дня на предоставление исчерпывающего отчета в бухгалтерию предприятия об их использовании.

Когда средства выделяются на командировочные расходы, отсчет трех дней начинается со дня, когда сотрудник возвращается на рабочее место. Этот период может быть увеличен до 10 дней при зарубежной командировке.

О том, как правильно производится расчет с подотчетными лицами, смотрите на следующем видео:

Оформление расходования средств

документальное оформлениеСведения о том, как израсходованы выданные работнику наличные, предоставляются в форме авансового отчета, к которому в качестве подтверждения прикладываются все соответствующие документы: квитанции, кассовые и товарные чеки.

Работник, который вернулся из командировки, обязан приложить к своему отчету: для оплаты проживания – счет из гостиницы, для отплаты проезда – авиа- или железнодорожные билеты, другие проездные документы, командировочное удостоверение, заверенное необходимыми подписями с печатями, чтобы оплатить суточные.

Нерастраченные деньги подотчетное лицо обязано немедленно вернуть в кассу.

После сдачи отчета за расход наличности сотрудник снова имеет возможность получить из бухгалтерии средства на покрытие очередных расходов.

Автор статьи:
-
0
+
Отправить комментарий