Как правильно заполнять справку-отчет кассира-операциониста?
Справка-отчет кассира-операциониста представляет собой документ, содержащий информацию о показаниях на контрольно-кассовых устройствах и объеме полученной выручки за конкретный период времени (например, рабочий день или смену).
Составляется по унифицированной форме КМ-6. Согласно действующему российскому законодательству, является обязательным документом для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП), осуществляющих свою деятельность с применением одной или нескольких ККМ.
Для чего нужен этот документ?
На его основании оформляется сводный отчет компании о показаниях контрольно-кассовых устройств и объеме полученной выручки за определенный период времени. Он, в свою очередь, используется для отчета юридического лица о проводимой деятельности перед государственными органами. Это – главная функция данного документа.
Вместе со всей выручкой документ передается главному кассиру или, если он отсутствует, руководителю организации. Если торговая точка совсем маленькая, то денежные средства кассир-операционист отдает сразу инкассатору банка, в котором юридическое лицо производит все расчеты. Факт передачи денег в кредитное учреждение отражается в соответствующем отчете.
Определение выручки осуществляется на основании данных специальных счетчиков на начало и конец отчетного периода (рабочего дня или смены). При этом во внимание принимается сумма, которая была возращена клиентами обратно по чекам, которые не были использованы. Она вычитается из общего объема полученной выручки, проверяется и подтверждается ответственными лицами.
Акты о приеме и оприходовании денежных средств по кассовой технике должны содержать подписи старшего кассира и руководителя организации.
Процесс подшивки данной документации и Z-отчетов вы можете посмотреть на следующем видео:
Как правильно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – читайте в этой статье.
Как заполняется журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 – смотрите тут.
Правила и инструкция по заполнению
Действующие нормы обязывают кассира-операциониста оформлять справку по каждой кассе в том случае, если в организации их несколько. Таким образом, по итогам рабочего дня или смены может быть не один документ, а два, три и более.
На титульном листе формы должна быть указана официальная информация о юридическом лице – его полное наименование, фактический адрес, ОКПО, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные данные (телефон, при наличии факс).
Также кассиру-операционисту требуется указать сведения о контрольно-кассовом устройстве: название его модели, номер (его можно узнать в паспорте машины) и номер регистрации (он присваивается сотрудниками налоговой службы в процессе регистрации техники).
После этого прописываются следующие данные:
- фамилия, имя и отчество кассира-операциониста;
- смена;
- номер и дата документа;
- время работы (продолжительность рабочего дня или смены).
Номер справки-отчета можно взять из фискальной отчетной документации.
Представленный тип бланка оформляется согласно сведениям денежных счетчиков на начало и конец отчетного периода. Они носят название Z-отчетов. Эта информация указывается работником в следующих десяти графах:
- Номер отчета.
- Номер отдела (при наличии).
- Номер секции (при наличии).
- Кассиром-операционистом не заполняется.
- Сведения на начало отчетного периода (дня или смены).
- Сведения на конец отчетного периода (дня или смены).
- Объем полученной выручки за вычетом возврата от клиентов по неиспользованным чекам.
- Возвраты от покупателей по кассовым документам (чекам), которые не были применены или были пробиты с ошибками.
- Фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
- Его подпись.
Внизу требуется указать сумму полученной выручки прописью, например, “двадцать тысяч рублей”.
Если впоследствии справка-отчет будет передана в бухгалтерию, то в ней дополнительно необходимо прописать дату и номер приходного кассового ордера. При передаче документа в банк требуется указать его реквизиты и данные квитанции о принятии инкассатором денежных средств.
