Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника
Согласно действующему в России законодательству о труде, при увольнении работник должен получить комплект документов, один из основных при этом – трудовая книжка.
Процедура чрезвычайно важна, что обусловлено в первую очередь тем, что у человека заканчивается один рабочий этап жизни, и начинается другой. Новому работодателю потребуются сведения об официальной трудовой деятельности вновь принятого сотрудника, содержащиеся в трудовой.
Варианты выдачи
Получение лично сотрудником
Проще всего, если работник лично обратится в кадровую службу, где оформят и выдадут все требуемые документы. Но следует сразу обратить внимание и увольняющегося сотрудника, и работодателя: в трудовой книжке ни в коем случае не должно быть никаких отметок о ее выдаче на руки.
Если работодатель хочет себя обезопасить от претензий недобросовестных граждан, что трудовая не была выдана в срок (либо не была выдана вообще, а такие случаи также имеют место быть), при передаче можно составить расписку, которая при необходимости докажет факт получения лицом документа. Расписка составляется в произвольной форме с указанием ФИО и данных паспорта (удостоверения личности) сотрудника, перечня полученных документов и даты.
Получение по доверенности
Распространенная практика получения документов – через доверенность. Этот способ может быть актуален, если сотрудник по тем или иным причинам не хочет или не может появляться во владениях бывшего работодателя.
Следует отметить, что доверенность должна быть нотариально заверенной и содержать:
- ФИО и данные паспорта (удостоверения личности) сотрудника;
- ФИО и данные паспорта (удостоверения личности) доверенного лица;
- функции, которые доверенное лицо имеет право осуществлять;
- срок действия доверенности;
- печать и подпись нотариуса.
Пересылка по почте
Бывает, что работник не только не может сам явиться за документами, но и оформить доверенность. Либо делает это умышлено. При этом трудовое законодательство не предусматривает за это никакую ответственность. Работодатель может связаться с уволенным сотрудником по телефону или направить ему уведомление и хранить документы до его появления.
Письмо с уведомлением отправляется на последний известный работодателю фактический адрес проживания бывшего сотрудника. При этом работник обязан оповестить о благополучном получении документов.
Если вас интересует, как восстановить потерянную трудовую книжку, ознакомьтесь с этой статьей.
Как производится внесение исправлений в трудовую книжку – смотрите здесь.
Нормативно-правовая база
Выдача документов уволенному сотруднику, как и сам процесс увольнения, регламентирована рядом нормативных актов законодательства России о труде. В частности:
- Трудовой кодекс РФ – заполнение и передача трудовой владельцу.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») – заполнение и сроки хранения документа, а также некоторые нюансы относительно ответственности отдела кадров.
- Правила оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234) – пересылка и особенности вручения документов.
Правила выдачи
Одним из этапов процесса увольнения является заполнение трудовой и передача ее сотруднику в срок. Согласно трудовому законодательству, работодатель должен выдать книжку в день увольнения. За сутки до этого в документ должны быть внесены все необходимые записи.
Работодатель должен действовать следующим образом:
- Достать личное дело сотрудника.
- Если в трудовой книжке отсутствует запись о приеме на работу, сделать ее.
- Выполнить отметку об увольнении и его причине.
- При наличии приказа об увольнении вписать его реквизиты рядом с причиной.
- Проставить печать и подпись директора.
- Выдать работнику вместе с расчетом.
Если сотрудник отсутствует на работе, не хочет или не может лично забрать документы, то книжка может быть передана доверенному лицу либо отправлена заказным письмом с уведомлением на его фактический адрес жительства. В противном случае, документы хранятся у работодателя до появления работника.
О том, что делать, если лицо не получило трудовую при увольнении, смотрите на следующем видео:
Сроки выдачи
По сути, законодательством о труде не утвержден конкретный срок передачи документа владельцу. Тем не менее, в ст. 62 ТК РФ оговорено, что по требованию сотрудника (независимо от случая) работодатель обязан выдать все необходимые документы. Здесь же подразумевается и трудовая книжка.
Однако не все работодатели придерживаются норм закона, пользуясь тем, что граждане не всегда знают свои права. И все же иногда тот факт, что книжка не выдана на руки в срок, зависит от уволившегося сотрудника. В этом случае в силу вступает ст. 62 ТК РФ, защищающая работодателя и позволяющая ему уведомить работника о необходимости забрать документы, отправить их посредством почтовой связи и т. п.
Нередко бывшие сотрудники не только не являются за своими документами, но и не отвечают на телефонные звонки, не являются на почту за получением уведомления или посылки и пр. Возникает законный вопрос – сколько тогда хранить документ такого работника?
В этом случае трудовое законодательство обязывает отдел кадров хранить документы, пока владелец не явится за ними. Из изложенного очевидно, что уничтожение трудовой незаконно.
Ответственность работодателя за невыдачу документа
В рассматриваемом аспекте трудовое законодательство по максимуму защищает права работников – выдача документов должна быть осуществлена по первому требованию или в последний день увольнения, а за то, что сотрудник их не забирает в срок, ответственность не предусмотрена.
В отношении работодателя все несколько сложнее. Именно он отвечает за то, чтобы уволенный работник получил все вовремя, и должен позаботиться об уведомлении последнего или направлении ему документов. В противном случае может наступить материальная или административная ответственность.
Материальную ответственность несет лицо, занимающееся в организации кадровым учетом. Однако, какова бы не была сумма компенсации за задержку выдачи, виновный в этом работник отвечает лишь суммой в пределах своей заработной платы за один месяц. Штраф же для него может составить 1-5 тыс. руб.
Кроме того, бывший сотрудник может истребовать возмещения причиненного материального вреда. Это касается не только невыдачи книжки, но и внесения некорректной записи о причине увольнения. В итоге работодателя могут принудить выплатить бывшему работнику заработок, который последний мог бы получить за время задержки.
Анализируя вышеизложенное, очевидно, что трудовым законодательством в полной мере защищены права гражданина на получение документов при увольнении в кратчайшие сроки. Работодатель несет в данном случае определенную ответственность, но если он будет следовать букве закона, то также не пострадает от нерадивых сотрудников.
