Что такое и как составляется бухгалтерская справка?

Часто перед бухгалтером возникает такая ситуация, когда внесение определенных операций в учет не предусматривается документами. Вроде бы в этом нет ничего страшного, но согласно нормативам законодательства требуется документальное подтверждение с экономическим обоснованием. Через некоторое время может потребоваться подтверждение операций.

Для этого применяется бухгалтерская справка, которая поможет обосновать внесение корректировок, подтвердить налоговый учет и сформировать норматив по налогообложению прибыли.

Что это за документ?

Бухгалтерская справка представляет собой документ, подтверждающий информацию из налогового учета. Ее относят к первичной документации, которая подтверждает сведения, входящие в эти документы (по ст. 313 НК России). Оформление первичной документации осуществляется согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Из ст. 9 ФЗ №129 «О бухучете» становится ясно, что в первичном документе должна находиться следующая информация:

• название;
• дата написания;
• наименование компании;
• состав хозяйственной операции и ее изменение;
• ответственные лица и их подписи.

Разработка справки должна выполняться согласно унифицированным формам, согласованным в Госкомстате РФ. При их отсутствии компания может сама составить формы документов первичного типа, где должна содержаться информация, указанная в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухучете». Обычно справка составляется на бумаге формата А4 и прикрепляется к документам, требующим пояснения, или в специальную папку ежеквартально.

Если вас интересует, как написать заявление в ФСС на возмещение расходов, прочтите эту статью.

Как составляется претензия по задолженности по договору оказания услуг – смотрите тут.

Для чего он нужен и когда используется?

Бухгалтер самостоятельно принимает решение о типе и количестве вносимых изменений, указанных в справке. Но желательно добавлять больше сведений, иначе можно потом не вспомнить причины составления документа.

Можно выделить несколько операций, когда составляются подобные документы:

• Внесение корректировок. В учет добавляются исправления при обнаруженных неточностях и ошибках. Последовательность корректирования закреплена в Положении по бухучету 22/2010 и может меняться относительно серьезности ошибок. Ошибка будет серьезной, если она сможет оказать влияние на экономические решения потребителей, которые принимаются на основании бухгалтерских отчетов этого же периода. Компания сама определяет серьезность ошибки на основании характера и величины конкретной статьи отчетов.
  Существует следующий порядок исправления несущественных ошибок:
  • Обнаруженная до конца отчетного периода ошибка устраняется с помощью записей по определенным счетам бухучета того же месяца.
  • Обнаруженная после конца отчетного периода до подписания бухотчетов ошибка корректируется записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода.
  • Несущественные ошибки прошедшего года, выявленные после согласования бухучета, корректируются записями по определенным счетам того же месяца и года. Выявленные при этом убытки и доходы фиксируются в прочих расходах и доходах текущего отчетного года.

  Исправление серьезных ошибок проводится в следующей последовательности:

  • при их выявлении до конца отчетного периода делаются записи по определенным счетам бухучета того же месяца;
  • при их выявлении после конца отчетного периода (до согласования отчетов) делаются записи по определенным счетам за декабрь;
  • при их выявлении после согласования готовых отчетов, но до их сдачи акционерам, участникам общества или другим уполномоченным структурам проводится корректировка записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода;
  • при их выявлении после согласования и сдачи годовых отчетов уполномоченным лицам до времени утверждения вводятся записи по определенным счетам за последний месяц отчетного периода.

  Согласно правилам бухучета, внесение изменений в регистр возможно с обоснованием и подтверждением подписью уполномоченного лица с указанием срока исправлений. То есть, бухгалтер должен сделать соответствующий документ с указанием причин, на основании которых появилась ошибка, с обоснованием добавляемых изменений учета, указанием корреспонденции счетов и итоговой суммы.

• Проведение операций с дополнительными подсчетами. Справка может потребоваться для проведения операций, где не предусматривается унифицированная форма. При этом формируется справка-расчет для фиксации процесса расчета суммы операции и ее величины.Например, справкой можно воспользоваться при оформлении распределения затрат раздельного учета.
• Подтверждение сделки с контрагентом. Часто при работе с контрагентами проводятся сделки с взаимозачетом, которые можно оформлять бухгалтерской справкой. Этим документом можно воспользоваться арендаторам, так как многие из них не предоставляют акты. При его составлении специалистом будут каждый месяц приниматься определенные затраты.

Данный документ может пригодиться для налоговых органов при камеральной проверке, объяснении некоторых характеристик учета.

Более подробно о порядке внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет вы можете узнать из следующего видео:

Какие операции можно корректировать?

Выделяют два метода добавления корректировок:

1. При необходимости увеличения стоимостных характеристик из-за ошибок, где неправильно написана сумма начальной записи (а не проводка учета), используется метод дополнительных записей. Вносится дополнительная запись с одинаковой корреспонденцией счетов на величину разницы между суммой, указанной в прошлой проводке, и правильной цифрой.
2. При завышенной сумме или использовании неправильной счетовой корреспонденции используется способ «красного сторно».

В основном выявленные ошибки бухучета и отчетов оказывают влияние на налогоисчисление.

Пример ошибки при переплате заработной платы

Компания «Ирис» начислила и выплатила зарплату специалисту Иванову А. И. в мае 7000 рублей, а в июне — 6500. В июле было установлено, что в мае он получил избыточные средства. Работник пошел в бухгалтерию и согласился оплатить переплату через кассу. Также бухгалтер должен исправить сумму взятого НДФЛ. Он сделал справку со следующими проводками:

• Д26 К70 – 500 рублей. Это сторно избыточно начисленной суммы.
• Д70 К 68 – 65 руб. Это сторно от лишней величины удержанного налога НДФЛ.
• Д50 К70 (при уплате работником в кассу средств) — 435 р.

Переплаченная сумма НДФЛ за май была учтена при дальнейшей оплате налога.

Пример составления при представительских расходах

Компанией «Ирис» 17 мая была организована официальная встреча работников партнерской организации с проведением переговоров. На проведение мероприятия было выделено представительских расходов в размере 500 тысяч рублей.

Следует вспомнить, что подобные расходы при подсчете налога на прибыль рассчитываются до 4% от фонда оплаты труда. Каждый месяц организация составляет отчеты по этому налогу, аккумулируя представительские расходы в 26 счете. 30 мая бухгалтером был установлен норматив этих расходов и составлена бухгалтерская справка.