Как составляется должностная инструкция архивариуса организации?

Кадровый документооборот на предприятии включает в себя огромное количество документов, имеющих определенное назначение и особенности составления.

Одним из ярких примеров является должностная инструкция (ДИ) – основополагающий документ для правильной организации трудовой деятельности сотрудников и разделения их профессиональных обязанностей.

Важность и необходимость разработки ДИ

Это организационно-правовой документ, в котором отражаются все моменты, связанные с построением взаимоотношений между работодателем и наемным сотрудником. В нем указываются должностные функции работника, его права и обязанности при осуществлении производственно-хозяйственного процесса, а также ответственность за нарушение трудового законодательства или ненадлежащее исполнение возложенной на него нагрузки.

Основной целью их разработки для различных должностей является рациональное распределение трудовых обязанностей и повышение эффективности проводимых операций. Кроме того, документ позволяет четко определить все участки работ, над которыми трудятся работники, чтобы они не пересекались между собой.

При таком подходе руководитель может отследить, какой именно участок работы нуждается в более детальном изучении с целью закрепления над ним ответственного сотрудника. В то же время эта документация содержит информацию о правах и обязанностях рабочего, которые должны соответствовать принятому трудовому законодательству Российской Федерации.

Подробную информацию об этом документе вы можете почерпнуть из следующего видео:

Основные разделы

Должностная инструкция, как и любой другой документ, имеет особенности, в том числе в количестве и содержании разделов. Так, основными пунктами, на которых акцентируют внимание работодатели и их кадровые службы, можно считать:

• Общие положения. Данный раздел является вводным и содержит самые общие сведения о должности, в том числе ее наименование, структурное подразделение, подчиненность вышестоящему должностному лицу, требования с точки зрения профессионального образования и имеющегося стажа работы.
• Должностные обязанности. Этот пункт содержит всю информацию о том, что входит в профессиональную компетенцию архивиста, включая непосредственно проводимые им операции. Иными словами, в нем формулируется основная задача работника с разделением ее на определенные блоки.
• Права. В данном разделе отражаются все права, которые имеет сотрудник согласно трудовому законодательству и может использовать при выполнении им своей работы. Это может быть и режим работы, и право на ежегодный отпуск, и компенсация за ненормированность рабочего времени, и возможность принятия самостоятельных решений, то есть все то, чем человек может руководствоваться при исполнении своих профессиональных обязанностей.
• Обязанности. В данном случае к ним относятся условия трудового законодательства и локальных актов организации, которым должен подчиняться архивариус в ходе осуществления своей трудовой деятельности.
• Ответственность. Этот пункт содержит информацию о том, какая ответственность (дисциплинарная или материальная) может быть наложена на сотрудника, если в результате проводимых им операций наступили какие-либо негативные последствия.

Как грамотно составить акт о проведении служебного расследования – смотрите в этой статье.

Как правильно заполнять инвентаризационную опись – смотрите здесь.

Особенности данной должности

Архивариус необходим в тех организациях, где существует достаточно внушительный документооборот, который может вестись как в электронном виде, так и на бумажном носителе (это, например, бюджетные, образовательные, медицинские учреждения и т. п.).

Он обязан принимать и обрабатывать архивные документы, сортируя их по различным группам в зависимости от специфики организации. Кроме того, он должен выдавать во временное пользование запрашиваемую документацию или ее копии, но только в пределах компетенции сотрудников. Также работник в данной должности обязан вести отчетность по документообороту с представлением ее своему руководителю.

Все его обязанности указываются в его инструкции, которая подписывается начальником структурного подразделения и утверждается руководителем организации. При этом все пункты должны соответствовать нормам и правилам существующего трудового законодательства.