Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2023 году

Табель учета рабочего времени необходим на каждом предприятии, чтобы руководитель службы управления, начальники цехов, бригадиры подразделений знали реальную картину посещаемости работниками предприятия.

По фактически отработанным часам и дням начисляется зарплата, составляются отчеты, контролируется соблюдение производственного режима в бюджетных и коммерческих структурах.

Унифицированные формы

Госкомстат РФ утвердил унифицированные формы №Т-12 и №Т-13 табеля учета. Согласно статье 91 ТК РФ, работодатель обязан учитывать:

• отработанные дни;
• отпускные;
• отгулы;
• командировочные;
• прогулы.

Форму №Т-12 ввел Госкомстат в документооборот для ведения табеля для того, чтобы:

• контролировать соблюдение производственного графика сотрудниками по рабочим местам;
• учитывать показатели для начисления зарплаты;
• формировать статистические данные для отчетов по установленным законодательным нормативам.

Выбор табеля компания должна зафиксировать на стадии формирования производственной учетной политики и применять любую структуру, удобную для данного вида деятельности, или разработать собственную схему. Зависит это от категории деятельности, закрепленных условий, распорядка в трудовом договоре относительно рабочего времени.

За дневной или ночной период, в течении которого работник занят непосредственными должностными обязанностями, начисляется заработная плата. Продолжительность рабочего дня или смены по графику, посещение сотрудником работы или его отсутствие, соответствие данных с установленным режимом производства отмечают в табеле.

Во многих компаниях учет выхода персонала облегчен электронными системами контроля. В электронных устройствах установлены функции, фиксирующие приход и уход работников:

• считывают данные с пропусков;
• сканируют отпечатки пальцев;
• считывают сетчатку глаз;
• снимают на видеокамеры.

Выбранный способ влияет на решение руководства организации, в какой форме вести учет рабочего времени. Электронная система способна отправлять отчет унифицированного вида службе, которой нужны такие данные, если они не поступают в общую базу.

Для юридической силы документа, полученного от автоматизированной системы, предприятия фиксируют принятую форму, отражают правила внутреннего распорядка и порядок его соблюдения.

Общие правила ведения табеля

Табельщика назначает руководитель организации. Им может быть:

• сотрудник отдела кадров;
• бухгалтер;
• бригадир участка или начальник цеха;
• служащий в каждом структурном подразделении, назначенный в приказном порядке.

Открывают табель каждый месяц, закрывают по его окончании, если не требуется подвести промежуточный итог. Оформление начинают с полного названия предприятия, кода ОКПО, вида деятельности с правовым статусом, отражением структурного отдела, который ведет учет сотрудников.

Табель учета – это основной кадровый документ. В него внесены работники отдела или производственного участка:

• в строку с порядковым номером;
• по ФИО и названию занимаемой должности;
• с присвоенным табельным номером.

Приказом директора назначается сплошной способ отражения явки специалистов на рабочих местах или внесение только отклонений от общего производственного режима. Графа документа не может вместить объяснение причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Чтобы табельщик формировал, а проверяющие или сотрудники, имеющие доступ к учетной документации, могли свободно ориентироваться в записях, созданы специальные сокращенные обозначения.

Расшифровка цифровых и буквенных показателей

Выход сотрудника на место работу или ее пропуски в табеле закодированы буквами и цифрами. В таблице выборочно представлены самые распространенные коды.

Менее распространенные обозначения

Лица, назначенные для ведения табеля, обязаны точно отражать все данные относительно явки сотрудников на рабочие места. Внесение любого значения должно сопровождать документальное подтверждение.

В отдел кадров передают больничный лист, чтобы отметили обоснованную потерю нетрудоспособности. Если человек идет в очередной отпуск, от директора исходит соответствующий приказ.

Сотрудники без предварительного предупреждения начальства не всегда решаются пропускать работу. В основном прогулы происходят по негативным жизненным обстоятельствам.

Когда сотрудник прогуливает по неизвестной причине, до выяснения случая в табеле будет стоять «НН».

Бывает, что на предприятиях возникают простои. Для этих случаев предусмотрены коды:

• забастовки – ЗБ;
• вина руководства – РП;
• причины остановки производства ни от кого не зависели – НП;
• виновен работник – ВП;
• сотрудник отстранен от обязанностей, но работу оплатили – НО;
• зарплата не сохранена при отстранении от занятости – НБ;
• выплата денежных средств задерживается, деятельность прекращена – НЗ.

Можно ли использовать свои обозначения

Каждый символ в табеле сопровождается смысловой нагрузкой. Если ответственный за его ведение устанавливает свои обозначения, он должен иметь представление, для чего это выполняет.

В трудовом законодательстве нет ограничений в использовании собственных цифровых и буквенных кодов, согласно Приказу Минфина России №52н. На предприятиях допускается упрощенное заполнение учетного документа, где ставят «8» вместо буквы или фактически отработанные часы.

Как фиксировать отработанное время

Порядок фиксации определяет табельщик. Директору не важно, как заполняется бланк, лишь бы достоверные записи не противоречили законодательству РФ и учетной политике конкретного предприятия.

Если кадровик или ответственное лицо другого ранга разработал свою форму табеля, образец нужно утвердить у директора.

Когда смена или рабочий день не изменяются, можно указывать только факт отсутствия работника и другие отклонения от обычного графика.

Сплошную регистрацию используют при разной отработке дней и смен, когда суммируют рабочее время. Такой учет необходим для выявления сверхурочных работ, корректировки регламента о привлечения работников к заданиям по установленным нормам.

Дополнительная инструкция по оформлению табеля учета рабочего времени по унифицированной форме №Т-13 представлена ниже.

Выходные и праздничные дни

Каждый год выпускают производственный календарь, где праздники и возможный перенос отпуска утверждает Правительство РФ. График работ, установленный на предприятии, может влиять на порядок выходных дней, который зависит от категории сотрудника.

В табеле могут указать собственной кодировкой предоставление отпуска и форму его оплаты, основание для предоставления отдыха, если он не входит в обычный график. Те выходные, которые не влияют на зарплату, обозначают «В» под цифрой 26.

Срок хранения

Табель может быть востребован судом при трудовых спорах или любой инстанцией по необходимости уточнения данных. Поэтому для этой учетной документации законодательством РФ установлены сроки хранения.

Табель подлежит уничтожению через 5 лет после его сдачи в архив предприятия при условии, что там зафиксировано посещение сотрудников компании с нормальными условиями труда. Регистрация времени работников, труд которых происходил во вредных или опасных условиях, сохраняется в течение 50 лет.

Порядок учета и налогообложения

Бухгалтер приступает к начислению зарплаты, если передан табель, где учтено отработанное время. На основании документа проводятся выплаты пособий. Данные необходимы для определения налоговых взносов.

Инспектор налоговой службы при проверке сверяет правильность начислений с днями и часами занятости персонала. Нарушения ведут к неверным расчетам по налогам на прибыль и неутешительным последствиям в виде штрафных санкций.

Табель, заполненный правильно с пометками, соответствующими унифицированной форме, подтвердит отсутствие ошибок и нарушений в налоговом законодательстве. К исполнителям и их руководителям не поступят нарекания, штрафы, материальные и моральные потери.

Дополнительная инструкция по ведению табеля учета рабочего времени работников представлена ниже.