Для чего нужна и как заполнить карточку складского учета материалов

Государство обязует предприятия вести расход и учет материалов, сырья и иных средств на складе.

Законодательство о бухгалтерском учете требует вести учет хозяйственных операций. Фиксация операций отражается в первичных документах, на которых строится отчетность. Без первичной документации не доказать факт проведения операции наличием иных документов.

Что это за документ?

Карточка М-17 является элементом системы первичного учета, но в то же время постановление органов Госкомстата, на основании которого она введена в действие, отменено. Предприятия имеют право и дальше использовать эту форму в своей деятельности, пока не будет принято решение о введении в действие другой формы. Официально карточка имеет рекомендательный характер.

В ней фиксируется приход и расход материалов и сырья. Она применяется во всех сферах экономики, имеет межотраслевой характер, и правила ее заполнения едины. Хранение осуществляется не менее 5 лет.

Что собой представляет личный листок по учету кадров по форме Т-2 – смотрите здесь.

Кем и как составляется приказ об утверждении должностных инструкций – читайте в этой статье.

Кто и когда её заполняет?

Заполнением документа занимается кладовщик, ответственный за руководство склада. Записи делаются в процессе поступления на склад и отпуска с него материалов и сырья, отражая текущее положение дел.

Сдача документов происходит каждый месяц для формирования бухгалтерской отчетности. В некоторых источниках отмечается, что сдача производится или по заполнению карточки, или согласно графику документооборота, принятого в организации.

Полный порядок учета поступления материалов в организацию вы можете посмотреть на следующем видео:

Порядок заполнения граф документа

Документ должен быть заполнен чисто, нельзя, чтобы какие-то места были затерты. Если есть ошибки, их можно исправлять, но каждое исправление заверяется подписью ответственного за склад лица и росписью работника, получившего материал по исправленной записи.

Заполнение ведется по каждому сорту или виду. Записи делаются на основании документов, фиксирующих приход и расход на складе, отражаются данные этих документов. Все акты или ордера также отражаются в карточке, они прилагаются к ней для подтверждения.

Записи делаются не только, когда материалы, сырье или товары прибывают или убывают, но и в случае перемещения, учитывая, что подробно указывается и местонахождение предметов (полки, затем ячейки). Все карточки подлежат нумерации, желательно их прошивать, так проще вести контроль и отыскивать нужные сведения за прошлое время. Вопросы формирования архива решаются самостоятельно в каждой организации.

В разделе «название организации» детально переписываются данные из Устава или учредительных документов. Ставится код ОКПО (регистрационный номер в государственном реестре).

Заполнение граф происходит при наличии соответствующего материала. Если склад не входит в отдельное подразделение, ставится прочерк и т. д.

В первой таблице показывается:

• структурное подразделение;
• вид деятельности – берется из классификатора ОКВЭД;
• конкретное место хранения – склад, стеллаж и ячейка;
• марка, сорт, профиль – данные переписываются из прилагаемых документов;
• размер, номенклатурный номер. Данные по размеру исчисляются на основе общегосударственного классификатора единиц измерения, номенклатурный номер берется также из классификатора, или разрабатывается своя система;
• единицы измерения;
• норма запаса – рекомендуется вписывать объемы, необходимые для нормального функционирования предприятия;
• цена – вписывается из сопроводительной документации;
• срок годности и наименование поставщика.

Вторая таблица аналогична первой, заполняется, если имеется драгоценный материал или камень или материалы его содержащие, обычно на них заводятся паспорта, данные которых указываются в карточке.

Третья таблица показывает процесс расходования и поступления на склад:

• Дата отпуска товара или его поступления.
• На основании каких документов.
• Кто получатель или передающее лицо.
• Учетная единица выпуска (отражается товар или услуга, на реализацию которой выданы материалы, отражаются количественные или иные характеристики).
• Приход, расход, остаток материалов.
• Последняя графа остается для росписи ответственного лица.

Подпись ответственного ставится и внизу документа с расшифровкой (ФИО полностью). Под ней ставится дата сдачи карточки в бухгалтерию.